Науково-дослідна та методична робота архівних установ: завдання, зміст і форми

Науково-дослідна робота (далі – НДР) архівних установ – це здійснення наукових досліджень для отримання теоретичних, методичних і практичних результатів, спрямованих на удосконалення архівної справи та діловодства. Важливою ланкою наукової роботи архівних установ є науково-інформаційна діяльність, що охоплює публікацію документів, підготовку та видання науково-довідкової літератури, організацію користування документами з метою забезпечення потреб держави, суспільства та особи в повноцінній та неупередженій ретроспективній документній інформації. Складовою наукової роботи є науково-організаційна діяльність – підготовка й проведення наукових конференцій, семінарів, "круглих столів". Ці заходи сприяють апробації результатів наукових досліджень, вирішенню актуальних проблем, залученню архівної інформації до каналів масової та наукової комунікації.

Основними формами науково-дослідної роботи архіву є:

1) наукові дослідження, результати яких втілюються в наукових монографіях, доповідях, статтях, аналітичних оглядах, публікаціях документів, довідниках, базах даних, нормативних документах;

2) рецензування наукових праць і методичних розробок з питань архівної справи та діловодства;

3) обговорення теоретичних і прикладних проблем розвитку архівної справи та діловодства на засіданнях науково-дорадчих органів;

4) організація і участь у наукових заходах (семінарах, конференціях, симпозіумах, засіданнях круглих столів та ін.);

5) організація роботи постійно діючих науково-методичних семінарів;

6) підготовка і видання наукових та науково-популярних періодичних видань.

Теоретичні дослідження мають перспективний характер і спря­мовані на розвиток загальної теорії. Вони проводяться з метою вивчення закономірностей розвитку архівістики та створення теоретичної бази з конкретних проблем архівознавства, археографії, документознавства та інших споріднених дисциплін на основі новітніх наукових методів. До теоретичних досліджень належать методологічні та історичні праці як такі, що встановлюють загальні тенденції, виводять теоретичні положення. У процесі таких досліджень, кінцевим результатом яких є нова науково-теоретична інформація, виявляють емпіричний матеріал, проводять наукові експерименти, узагальнюють отримані дані, формулюють висновки. Це, зокрема, теоретичні дослідження механізму старіння документів, науково-методичних основ публікаційної діяльності державних архівів, історії архівної справи в Україні, розроблення концепцій комп'ютеризації архівної справи, підготовки та післядипломної освіти кадрів, забезпечення національних інтересів України в архівній справі тощо.

Теоретичні дослідження у галузі архівної справи в Україні здійснюють наукові центри: Український науково-дослідний інститут архівної справи та документознавства, Інститут української археографії та джерелознавства імені Михайла Грушевського HAH України, Інститути архівознавства Національної бібліотеки України імені Володимира Вернадського. Помітну роль у розвитку теорії архівознавства відіграють студії науковців – представників вищих навчальних закладів (Київського національного університету імені Тараса Шевченка, Київського національного університету культури і мистецтв, Харківського національного університету імені Василя Каразіна, Східноєвропейського університету імені Володимира Даля), центральних і обласних державних архівів.

Прикладні дослідження необхідні для забезпечення насам­перед практичної діяльності державних архівів. Вони передбачають використання теоретичних положень та позитивного практичного досвіду для вирішення актуальних питань архівного будівництва й спрямовані на вирішення конкретних проблем практичної діяльності архівних установ за допомогою наукових методик. Результати прикладних досліджень (нові методи роботи або технологічні процеси, обґрунтування застосування нової техніки й технологій тощо) викладаються у вигляді нормативних документів (стандартів, правил роботи, інструкцій), науково-методичних посібників (основних положень, методичних рекомендацій, схем класифікації документів у каталогах архівів, аналітичних оглядах тощо), науково-інформаційних видань (збірників документів, архівних довідників), баз даних.

Прикладні дослідження проводять усі державні архівні установи. Наприклад, за результатами прикладних досліджень протягом 1996-2010 рр. на базі УНДІАСД підготовлено галузеві стандарти "Документи на паперових носіях: Правила зберігання. Технічні вимоги", "Фотодокументи: Правила зберігання. Технічні вимоги", "Кінодокументи: Правила зберігання. Технічні вимоги", міжархівний довідник "Національний архівний фонд України: засоби інтелектуального доступу до документів"; розроблено та видано методичні посібники "Система планування і звітності державних архівних установ", "Основні положення організації науково-дослідної та методичної роботи в державних архівних установах України", "Методичні рекомендації з розробки та застосування примірних та типових номенклатур справ", "Організація комп'ютерного діловодства в установах: програмно-апаратне забезпечення" та ін.

У процесі науково-дослідної роботи поглиблюються взаємовигідні творчі контакти українських архівознавців із зарубіжними колегами, відбувається обмін досвідом, розробляються спільні наукові, видавничі, освітні проекти. Визнаними центрами архівознавчих досліджень у світі є Міжнародний інститут архівної науки (Словенія, Марибор), Всеросійський науково-дослідний інститут документознавства та архівної справи (Російська Федерація, Москва), Білоруський науково-дослідний інститут документознавства та архівної справи, Канадський інститут українських студій Альбертського університету, Українсько-канадський дослідно-документаційний центр (Канада, Торонто), Міжнародний інститут соціальної історії (Голландія), Нідерландський інститут культурної спадщини, Норвезький інститут дослідження культурної спадщини, Інститут бібліотечних наук Вроцлавського університету, Український інститут Америки та ін. Архівознавчі дослідження у різних країнах проводять під егідою ЮНЕСКО, Архіву відкритого суспільства (Угорщина, Будапешт), Міжнародної ради архівів (Франція, Париж), Міжнародної федерації кіноархівів, Міжнародної федерації телевізійних архівів, Міжнародної асоціації звукових та аудіовізуальних архівів, Міжнародної федерації бібліотечних асоціацій і інститутів та ін.; а також громадських об’єднань (спілок, товариств) архівістів в Австралії, Канаді, Німеччині, Росії, Польщі, Угорщині та ін. Розвитку наукових студій у галузі архівної справи сприяють вищі навчальні заклади, які готують архівістів: Національна вища школа інформаційних наук і бібліотек (Франція), Університетська школа бібліотекознавства і документації (Іспанія), Київський національний університет імені Тараса Шевченка, Національна вища школа інформаційних наук і бібліотек (Франція), Університетський коледж (Ірландія, Дублін), Факультет гуманітарних наук Університету Тель-Авіву (Ізраїль), Український науковий інститут Гарвардського університету та ін.

Організація наукових досліджень передбачає чітке визначення напрямів і видів науково-дослідної роботи, їх прогнозування, планування та систематичний контроль за виконанням планів, координацію всієї наукової діяльності, державну реєстрацію найважливіших запланованих робіт, поетапний облік виконаної роботи, оформлення результатів наукових досліджень та впровадження їх у практичну діяльність архівних установ, оцінку ефективності НДР.

Науково-дослідні роботи, що виконуються архівними установами України, підлягають обов'язковій державній реєстрації та обліку задля поширення у масштабах держави інформації про планові, розпочаті, виконувані та виконані роботи з різних галузей знань та практичної діяльності. Це уможливлює проведення моніторингу розвитку галузі, аналізу її сучасного стану і окреслення перспективних напрямів, реалізації можливостей кооперування співпраці з розробниками на основі реєстрації інформації, а також використання результатів розроблення тем шляхом замовлення звітної документації у даному інформаційному органі чи безпосередньо у виконавця. Державну реєстрацію та облік розпочатих, виконуваних і закінчених науково-дослідних робіт, дисертацій, а також підготовку та видавання в установленому порядку інформаційних матеріалів за запитами підприємств, установ, організацій, органів виконавчої влади, формування фондів документів, розповсюдження відповідної інформації проводить Український інститут науково-технічної і економічної інформації. Обов'язковій державній реєстрації підлягають наукові звіти, монографії, науково-довідкові видання, збірники документів, які розробляються архівними установами.

Проведення наукових досліджень містить такі етапи:

1) передпроектне обстеження;

2) розроблення та затвердження організаційно-методичних документів з теми;

3) виявлення, аналіз, узагальнення матеріалів, формування наукових висновків;

4) обговорення, рецензування та експериментальне впровадження результатів;

5) доопрацювання за результатами рецензування або експериментального впровадження;

6) оформлення підсумкових документів.

Знайомлячись зі станом об'єкта дослідження, виконавці ви­вчають джерела та літературу, встановлюють ступінь розробленості теми, складають бібліографічний список. Висновки, зроблені на цьому етапі, використовують для підготовки організаційно-методичних документів: програми дослідження, плану проспекту, координаційного плану.

Програма дослідження (технічне завдання) акумулює коло питань, пов'язаних з організацією дослідження: наукове обґрунтування необхідності розроблення теми та підстави для проведення роботи (назва державної програми чи проекту, вказівки на зведене замовлення та ін.), мета, завдання, методи, хронологічні межі дослідження, вимоги до розробки (предмет, об'єкт, робоча гіпотеза), основні параметри підсумкового документа (склад, зміст, очікуваний ефект), етапи роботи (у тому числі види контактів із співвиконавцями), строки виконання.

План-проспект розробляють у випадках, коли результатом наукових досліджень має бути монографія, науково-довідкове видання, підручник, документальна публікація, правила чи науково-методичний посібник. У плані-проспекті визначають основну концепцію дослідження і структуру роботи в цілому, вказують етапи роботи, коротко розкривають основний зміст кожного розділу (етапу), визначають мету завдання дослідження, виконавця розділів і строки їх виконання.

Координаційний план розробляють на колективні теми, фіксуючи види роботи кожного співвиконавця із зазначенням строків та відповідальних за виконання конкретних етапів дослідження.

Тему вважають закінченою, якщо її виконано, а підсумкові документи розглянуто і затверджено у встановленому порядку. Спрямованість наукових досліджень на підвищення якісного рівня роботи архівних установ передбачає застосування на практиці результатів наукових досліджень. Впровадження результатів наукових досліджень буває експериментальним і практичним. Експериментальне (дослідне) впровадження здійснюється на стадії розроблення теми і є одним з його етапів. Практичні впровадження – це повне або часткове використання положень і висновків теоретичних і прикладних досліджень у науково-дослідній, методичній та практичній діяльності архівних установ. Воно полягає у: виданні праць; оформленні за встановленими правилами наукових звітів; оприлюдненні документів конгресів, конференцій, "круглих столів", семінарів; введенні в дію ДСТУ, технічних умов, правил; затвердженні керівництвом архівних установ методичних посібників та застосуванні їх у роботі тощо. Наукові дослідження в галузі архівознавства, як правило, не мають прямого економічного ефекту, тому показником ефективності таких робіт є ступінь їх впливу на розвиток архівної справи, підвищення наукового рівня виконуваних робіт.

Обговорення проблем науково-дослідної роботи архівних установ проводиться на різних рівнях. Для розгляду основних напрямів та підсумків наукової роботи та методичних питань архівної практики у державних архівних установах функціонують відповідні науково-дорадчі органи. Наприклад, в Укрдержархіві діють Наукова та Редакційно-видавнича ради; в галузевих науково-дослідних установах – вчені ради, у державних архівах – науково-методичні ради. Ці науково-дорадчі органи надають керівництву установ допомогу в організації наукових досліджень, науково-видавничої та науково-організаційної роботи.

На основі результатів наукових досліджень, вивчення і узагальнення практичного досвіду діяльності архіви проводять методичну роботу, спрямовану на створення і впровадження найдоцільніших прийомів і методів конкретних робіт. Методична робота архівів полягає у розробленні й удосконаленні архівних технологій та впровадженні у практику ре­зультатів наукових досліджень. Методичне керівництво роботою в архівах здійснюють директори архівів, їх заступники, завідувачі відділів, методисти, інформатори.

Основними формами методичної роботи є:

1) укладання методичних посібників;

2) підготовка повідомлень з методичних питань;

3) обговорення та вирішення методичних питань на засіданнях науково-дорадчих органів, методичних семінарах, нарадах;

4) вивчення і узагальнення набутого досвіду;

5) надання консультативно-методичної допомоги.

Центральні держархіви є науково-методичними центрами в галузі архівної справи, тобто установами, які ведуть науково-дослідну й методичну роботу з профільних питань. Їх завдання полягає у координації наукових досліджень, підготовці збірників документів і довідників про склад і зміст профільних для даного архіву документів, організації методичної і консультативної допомоги установам з питань архівної справи, підготовці та впровадженні нормативних і методичних документів галузевого значення, проведенні методичних нарад, семінарів.

Державні архіви Автономної Республіки Крим та областей України є регіональними науково-методичними центрами. Вони надають методичну і консультативну допомогу міським та районним архівам, установам, організаціям, навчальним закладам з питань архівної справи. На базі регіональних науково-методичних центрів проводяться курси для завідувачів архівними відділами райдержадміністрацій, держміськархівів, укладаються методичні посібники для працівників державних і відомчих архівів області, розробляються інструкції щодо комплектування архівних відділів райвиконкомів, міських архівів документами особового походження та наукового описування цих документів. Держархіви областей України також співпрацюють з середніми та вищими навчальними закладами.

Найпоширенішою формою методичної роботи є підготовка різних типів прикладних методичних посібників, які створюють державні архіви на основі нормативних і методичних документів Укрдержархіву, наукових розробок УНДІАСД та інших архівних установ за окремими напрямами і видами робіт. У цих виданнях конкретизуються загальні методичні положення і визначаються особливості роботи відповідно до специфіки профільних для архіву документів з урахуванням наявного досвіду роботи.

Видами методичних посібників є методичні рекомендації, пам'ятки, інструкції, методичні листи, номенклатури справ для установ і закладів, схеми систематизації документів фондів, історичні довідки до фондів тощо. Спільна риса всіх видів методичних посібників – їх практична спрямованість. Методичні рекомендації укладають для галузевого (внутрішнього) і позагалузевого (зовнішнього) використання. Вони репрезентують ефективніші форми організації праці та нові технології, що ґрунтуються на результатах наукових досліджень і вивченні досвіду роботи архівних та інших установ. Пам'ятка призначена для детального опису окремих операцій і прийомів праці; може бути як самостійним документом, так і додатком до іншого нормативно-методичного документа. Інструкція регламентує порядок виконання роботи, подає зміст окремих процесів і послідовність виконання дій. Робочі інструкції визначають організацію і методику роботи щодо конкретного завдання: підготовки збірника до видання, підготовки виставки, опрацювання фонду. Схема класифікації документної інформації є методичним посібником для систематизації документної інформації у систематичних каталогах у вигляді переліку класифікаційних поділів, розташованих у логічній послідовності, що має задовольняти вимоги науковості, історизму, повноти архівного фонду, завершеності справ, групування документів від загального до часткового. Методичні листи розробляють з конкретних питань з метою пояснення необхідності проведення певного виду роботи. Номенклатура справ становить собою затверджений у встановленому порядку систематизований та індексований список назв справ, що заводяться у діловодстві установи або її структурному підрозділі. Історична довідка до фонду містить відомості з історії (біографії) фондоутворювача, його документального та архівного фондів, коротку характеристику складу і змісту документів архівного фонду та довідкового апарату до нього.

Необхідна вимога до всіх методичних посібників – чіткість формулювань, використання загальновживаної термінології, відсутність повторів і загальних суджень. Обов'язковими реквізитами і структурними компонентами методичного посібника є назва, анотація, загальні положення (вступ), основні розділи, список використаних джерел; у разі необхідності – додатки.

Підготовка методичних посібників містить такі етапи: розроблення плану, підготовка проекту, рецензування і обговорення на засіданні науково-дорадчого органу, доопрацювання проекту з урахуванням зауважень і пропозицій, остаточне оформлення проекту і затвердження посібника керівництвом архівної установи. Проекти підготовлених методичних посібників обговорюють на засіданнях методичних комісій або на методичних нарадах. Така форма методичної роботи поширена в державних архівних установах.

Для обговорення питань організації, основних напрямів та результатів науково-дослідної і методичної роботи створюється науково-методична рада. Склад науково-методичної ради та положення про неї затверджуються директором архіву на основі типового положення, затвердженого Укрдержархівом.

Основними завданнями науково-методичної ради є:

1) визначення основних проблем наукової і методичної роботи з усіх напрямів діяльності архіву, розгляд та оцінка результатів цієї роботи;

2) розгляд питань впровадження досвіду роботи архівів та нормативно-методичних посібників, сприяння підвищенню якості архівних робіт;

3) розгляд питань видавничої роботи архіву.

Впровадженнянормативних документів та методичних розробок відбувається згідно зі спеціальним планом. Впровадження нових методичних розробок шляхом консультації співробітників та надання їм допомоги безпосередньо на робочих місцях є ще однією формою методичної роботи, яке поділяють на експериментальне і практичне. Експериментальне (дослідне) впровадження є початковою стадією, яка забезпечує підтвердження основних положень розроблюваної теми ще до її завершення. Експериментальне впровадження передбачається в планах робіт як один з етапів розроблення теми. Практичним впровадженням є затвердження видання (тиражування) та введення в дію нормативних документів і методичних розробок або використання положень і висновків теоретичних та прикладних досліджень у науково-дослідній, методичній, практичній діяльності архівів. Нормативні документи і методичні посібники вважаються впровадженими, якщо у відповідності з ними проводиться практична робота.

Однією з важливих ділянок науково-дослідної та методичної роботи є підготовка і проведення науково-теоретичних конференцій, семінарів, читань, "круглих столів", які сприяють підвищенню фахового рівня архівних працівників, дають їм можливість глибше опанувати методи наукових досліджень, отримати цінну інформацію з конкретних питань, налагодити корисні наукові контакти. Залежно від концепції та якісного складу учасників, конференції бувають міжнародними, всеукраїнськими, міжгалузевими, міськими і в межах одного архіву. Перша в Україні наукова конференція істориків-архівістів відбулася у червні 1961 р. На ній розглядалися завдання архівних установ у розробленні теоретичних питань архівознавства та інших спеціальних історичних дисциплін.