Поняття, види, принципи і методи архівного описування


Під архівним описуванням (описуванням архівних документів) розуміють процес створення вторинної документної інформації шляхом аналітико-синтетичного опрацювання первинної документної інформації та відбирання й відтворення в описовій статті інформаційних характеристик об'єкта описування.

Метою архівного описування є створення точних, адекватних відображень інформації архівних документів, які б допомогли користувачеві з мінімальною сторонньою допомогою зрозуміти їх зміст і визначити місцезнаходження документів.

Групу документів або окремий документ у будь-якій фізичній формі, що є об'єктом окремого описування і розглядається як ціле, називають одиницею описування. Основними одиницями описування є архівний фонд, одиниця зберігання, одиниця обліку, документ. Водночас об'єктами описування можуть бути група фондів, архівний опис, комплект документів, група документів, частина документа.

Відомості про об'єкт описування як засоби інформування про архівні документи та інформаційно-пошукові ознаки, необхідні для його репрезентації й ідентифікації, називають інформаційними характеристиками, або елементами описування. Наприклад, такі характеристики як заголовок, номер фонду/справи, дата, зміст та форма документа, його географічна локалізація, обсяг і розміри полегшують пошук необхідної інформації.

У практиці архівного описування вироблено багато елементів, за допомогою яких можна ідентифікувати архівні документи. Наприклад, у Загальному міжнародному стандарті архівного описування (General international standard archival description ISAD(G)-99) їх названо 26 у 7 блоках[15], у Структурі стислого автоматизованого кодикологічного описування (АІС "Кодекс") – 105 елементів описування для східнослов'янської рукописної книги.

Елементи описування, що містять характеристику складу і змісту одиниці описування, сукупності становлять описову статтю. Наприклад, описова стаття на групу документів, об'єднаних у справу, включає такі елементи: порядковий номер справи, діловодний індекс або старий інвентарний номер, заголовок справи, вказівки на оригінальність документів, спосіб відтворення інформації, ступінь повноти документів, зовнішні особливості справи, анотація, крайні дати документів у справі, кількість аркушів.

Описування одних і тих самих документів відбувається в архіві неодноразово і залежить від завдання, яке виконує при цьому архівіст. Відповідно визначається вид описування. Існує три види архівного описування: первинне, реєстраційне, спеціальне.

1. Основним видом можна вважати описування архівних документів на першому етапі, коли визначають назву фонду або заголовок справи, встановлюють дати створення документів, їх просторові координати, форму передання запису інформації, джерело походження інформації, історію документів. Такому виду описування підлягають усі документи після того, як вони згруповані у справи – одиниці зберігання і віднесені до конкретного архівного фонду – основної облікової одиниці НАФ. Цей вид описування називають ідентифікаційним, або основним, базовим. Саме на ньому базується описування архівних документів у облікових документах архіву, а потім в архівних довідниках.

Найважливішим елементом описування є заголовок справи. Від точності, стислості і водночас необхідної повноти заголовка залежать усі інші види описань. У ньому відображають склад і зміст документів кожної одиниці зберігання та систему їх організації. До елементів заголовка справи належать:

1) назва виду справи (справа, журнал, книга) або виду документів (листи, протоколи, накази, циркуляри);

2) автор документів (назва установи, посада і прізвище особи, яка склала документи);

3) адресат або адресант (кому адресовані або від кого отри­мані документи);

4) питання або предмет, подія, факт, прізвища тощо, яких стосується зміст документів справи;

5) назва місцевості (території), з якою пов'язаний зміст документів справи;

6) дати, до яких належать документи справи або викладені в них події.

Елементами описування справи є також: шифр (скорочена назва архіву, номер фонду, номер опису і порядковий номер справи за описом); анотація документів; визначення оригінальності документів, ступеня повноти ("розрізнені аркуші", "без початку" тощо), способу відтворення (рукопис, машинопис, друк, гектограф і ін.); зовнішні особливості справи і документа (матеріальна основа документів: шовк, пергамент, берест, папір; матеріал обкладинки: шкіра, дерево тощо; наявність прикрас; мова документів); назва фонду (повна і в дужках офіційно прийняте скорочення назви установи-фондоутворювача, його підпорядкованість, місцеперебування, хронологічні межі фонду; назва структурної частини установи); діловодний номер справи; крайні дати документів справи; кількість аркушів.

Прикладом первинного базового описування архівного фонду як основної облікової одиниці є картка фонду та аркуш фонду. Картка і аркуш фонду та справа є первинним джерелом для наступного опрацювання архівної інформації і базою для створення вторинного рівня організації та узагальнення інформації для описових статей у довіднику або каталозі. Первинна описова стаття може не збігатися з вторинною, яка залежить від мети і завдання (теми) певного виду довідкового апарату.

2. Другий вид описування пов'язаний з їх обліком і призначений для забезпечення контролю за наявністю документів. Саме тому об'єктом описування на другому етапі є фонд як основна облікова одиниця і справа як основна одиниця зберігання. У списку фондів кожний архівний фонд отримує тільки йому належний номер – складову частину шифру як пошукового ключа документів, що стає одним з найголовніших елементів описування.

На цьому етапі описування складають архівний опис – головний архівний довідник і обліковий документ архіву. Розкриваючи склад і зміст архівного фонду, він водночас закріплює його систематизацію і виконує облікову функцію. В описі реєструють кожну справу конкретного фонду і відтворюють основні елементи базового описування: заголовок справи, кількісну характеристику, крайні дати документів тощо. Номер опису і порядковий номер справи за описом, разом з номером фонду, стають складовою частиною архівного шифру.

Таким чином, на етапі описування архівного матеріалу в облікових документах, архівний фонд одержує архівний шифр, за допомогою якого забезпечується доступ до необхідних документів, здійснюється пошук документів або інформації про них. Цей вид архівного описування в облікових документах архіву називається реєстраційним, або обліковим.

3. Третій вид описування документи архіву проходять на наступних етапах наукового опрацювання, якщо треба відтворити їхню інформацію у каталогах чи путівниках. Цей вид описування є обов'язковим тільки для тих документів, які важко відшукати за описами, або які становлять інтерес для користувачів. Він спрямований на надання допомоги у використанні документної інформації і виконує пошукову функцію. Презентація об'єкту описування в архівному довіднику може здійснюватися через дальше згортання інформації, поданої у базовому описанні, або навіть шляхом зміни заголовка, чого не допускається в облікових документах. Відтак описування, яке документи проходять спеціально для архівних довідників інформаційно-пошукового характеру, називається спеціальним (презентаційним).

Якщо перший і другий види описування фіксують створені системи організації архівних документів і завершують технологічний цикл їх впорядкування, то третій вид описування починає новий етап – роботу над архівною інформацією та організацію довідкового апарату.

В ході описування архівних документів архівісти користуються певними правилами, головні з яких набувають характеру методологічних принципів:

1. Принцип адекватності або відповідності інформації описуваному об'єкту.

2. Принципи наукової об'єктивності та історизму.Описування в усіх його видах покликане достовірно розкривати склад і основний зміст певного обсягу документів у конкретних характеристиках, уникаючи невизначеності висловів, ідеологізації інформації.

3. Принцип континуїтету – це принцип наступності та уніфікації в організації та описуванні документів від їх створення в діловодстві до зберігання в архіві.

4. Принципи всебічності й комплексності. Перший враховує цільову спрямованість кожного типу й виду довідників і вимагає встановлення та зміцнення структурно-інформаційних зв'язків між ними. Другий відбиває установку на взаємодію цих самих довідників у межах пошукових систем. Всебічність є принципом організації довідкового апарату, а комплексність – принципом структури і функції пошуку.

5. Принцип диференційованого підходу. Застосовується при створенні і розвитку довідкового апарату до різних категорій фондів з урахуванням їх інформативності, тобто властивості задовольнити потреби в різноманітній і повній інформації.

Спільними для всіх видів описування є ще такі правила:

1) мінімаксу, тобто максимальної повноти інформації при мінімумі словесних засобів, характеристик, за допомогою яких ідентифікується документ чи група документів. Складовими цього правила є поєднання принципів повноти інформації і економностіїї відображення мінімальними (але доступними для розуміння) мовними засобами;

2) багатофункціональності описування, а саме неодноразове використання визначених у базовому первинному описуванні інформаційних характеристик (в обліковій документації, на картках каталогів, в архівних довідниках);

3) ієрархічності, або багаторівневості описування, що передбачає розкриття інформації на певному рівні організаційної структури НАФ (документа, групи документів, фонду, групи фондів, архіву, групи архівів).

Деякі правила застосовуються лише для окремих видів описування. Скажімо, принцип походження, або провенієнцпринцип ("поваги до фонду", неподільності фонду), є обов'язковим для первинного і реєстраційного описування, коли закріплюється систематизація архівних документів, але не може бути таким при спеціальному описуванні, коли об'єктом стає будь-яка група документів або справ навіть з різних архівних фондів.

Серед головних методів описування виділяють:

1) метод інформаційного аналізу та синтезу, розроблений на початку 1930-х років. Він охоплює всі типи і види описування, на якому б рівні вони не виконувалися, але починається з описування справ і складання описів.

2) номенклатурний метод, що поширений у архівній практиці 1960-х років, охоплює лише справи і описи. При цьому описові статті наближаються до формулювань номенклатур справ, які визначають у діловодстві установ як попередню програму організації майбутніх справ на кожний рік. На базі "номенклатурних заголовків" працівники канцелярій складають описи і передають їх разом з документами у визначені терміни до державних архівів, що звільняє архівістів від повторного описування цих надходжень. Цим обумовлене поширення рекомендованого ЮНЕСКО принципу діловодства, або "життєвого циклу документа", метою якого є встановлення контролю архівів за повним циклом життя документів від створення його в діловодстві до передавання на архівне зберігання.

3) науковий метод описування передбачає аналіз представленого в одиниці описування певного обсягу інформації і наступне її згортання в узагальнюючу характеристику – описову статтю. В основі наукового описування лежить метод аналітико-синтетичного оброблення інформації, який передбачає перетворення за допомогою методів аналізу і синтезу вихідних початкових документів і даних у інші документи, суттєво відмінні від попередніх. Це документи вторинного рівня інформації, до яких належать архівні довідники.

Предметом аналізу під час архівного описування є:

- джерело походження документної інформації, або автор документа/масиву документів. Це поняття пов'язане з поняттям походження документів і фондоутворювача;

- зміст інформації, яку подає текст документа або сукупний зміст групи документів, виражений у заголовку документа (справи, фонду);

- часові координати (дати створення документів);

- просторові координати (географічна локалізація документа);

- форми передавання інформації (матеріальні носії і засоби передавання – мовні, звукові, графічні, комп'ютерні тощо, обсяги);

- евристична зона – координати зберігання та історія документів.

Система структурування інформації у процесі її передавання має важливе значення для створення описування, для побудови описової статті, покликаної виконувати функції (завдання) ідентифікації комплексів документів та обліку. На третьому спеціальному рівні описування у цілях репрезентації документної інформації у довіднику (каталозі, путівнику, базі даних) описова стаття набуває характеру інформаційної моделі об'єкта описування і виконує інформаційно-пошукові функції. Описова стаття, як правило, є результатом серйозної роботи архівіста, археографа з аналізу, оцінки, зіставлення й узагальнення документної інформації, що становить зміст одиниці описування. Структуру описової статті (моделі) складають зони описування, які об'єднують декілька елементів.

Архівознавство розглядає описові статті як початкові і умовно неподільні елементи архівних довідників та систем архівних довідників різних рівнів. Ступінь згортання та узагальнення інформації в описовій статті залежить від обсягу групи документів, які складають одиницю описування: він тим вищий, чим об'ємніший об'єкт описування. Це позначається і на типах довідників:

 

Табл. 7.1 – Ступінь згортання інформації в описовій статті

 

Одиниця описування Тип довідника Ступінь згортання первинної інформації Назва описової статті
1 2 3 4
документ каталог найнижчий запис на каталожній картці
справа опис значний заголовок справи
група справ анотований реєстр описів значніший описова стаття
фонд путівник по архіву; короткий довідник по фондах архіву високий вищий анотація фонду
фонди державного архіву довідник по архівах найвищий анотація фондів одного архіву

 

Особливості описової статті залежать від того, що є об’єктом або одиницею описування: документ, група документів, справа, фонд. У зв’язку з цим розглядають подокументне і групове описування. Якщо одиницею описування є документ або його частина, ведеться подокументне описування; одиницею групового описування можуть бути різні групи документів. Якщо описують справу або фонд, – це групове поодиничне описування, тому що об’єкти описування є відповідно одиницями зберігання та обліку. Архівний опис як приклад групового описування одночасно поодинично розкриває склад і зміст фонду. В тематичних путівниках та оглядах архівних документів одиницею описування часто є тематичні комплекси документів, справ, фондів, тому цей підвид групового описування називають предметно-тематичним.

Структурування архівної інформації за рівнями під час описування отримало назву багаторівневого описування. Воно передбачає розкриття інформації через описові статті різного рівня узагальнення та згортання інформації. Описування справи і фонду є первинним джерелом як для опрацювання інформації на інших рівнях, так і для складання комп’ютерного варіанту описань для довідкового апарату.

 

Дата добавления: 2016-07-22; просмотров: 7410;

Поиск по сайту:

Воспользовавшись поиском можно найти нужную информацию на сайте.

Поделитесь с друзьями:

Считаете данную информацию полезной, тогда расскажите друзьям в соц. сетях.
Poznayka.org - Познайка.Орг - 2016-2024 год. Материал предоставляется для ознакомительных и учебных целей.
Генерация страницы за: 0.019 сек.