Обліково-охоронна робота архівів

Облік архівних документів – це комплекс контрольно-охоронних заходів/операцій, що забезпечують фіксацію наявності архівних документів, а також отримання відомостей про їхній склад, обсяг і рух в одиницях обліку. Сутність обліку полягає у визначенні одиниць обліку архівних документів та принципів систематизації облікових даних у системі спеціально створених облікових форм; у реєстрації в облікових документах фактів стану та руху документів/груп документів; у встановленні кількості документів/груп документів та змін, які відбуваються у визначених одиницях обліку, та відображенні цих даних в обліковій документації; у систематизації даних про обсяг, склад і рух документів архіву.

Облік архівних документів виконує дві функції:

1) контрольну, зорієнтовану на організацію зберігання документів та контролю їх наявності і стану;

2) регуляторну, спрямовану на підтримування рівня впорядкованості архівних фондів та його вдосконалення.

До обліку архівних документів висуваються такі вимоги:

1) у ході облікових процесів не можна порушувати структурну організацію архівних документів, зафіксовану на етапі систематизації та фондування за принципом походження документів. Основними одиницями обліку є групи документів, сформовані в архівні фонди та в одиниці зберігання (справи). Саме в цих одиницях виміру – архівних фондах і одиницях зберігання – фіксуються дані обліку в обліковій документації. У цьому полягає вимога єдності обліку з структурною організацією архівних документів;

2) облік повинен відповідати тій структурній організації документів НАФ, яка починається у процесі діловодства і завершується в державних архівах. Облікові дані мають послідовно, як і самі документи, концентруватися по кожному комплексу, починаючи з найменшого – справи, і далі узагальнюватися в фонді, а потім – в архіві. Дані архівів надходять до Укрдержархіву, де зосереджуються в Центральному фондовому каталозі. Завдяки цьому правилу забезпечується наявність даних про обсяг і склад архівних зібрань на всіх структурних рівнях НАФ. Концентрування даних обліку сприяє також закріпленню організації архівних документів в утворених комплексах і забезпечує реалізацію принципу єдності обліку з системою зберігання документів;

3) обліку підлягають усі документи, що зберігаються в архіві, у тому числі неописані та непрофільні для даного архіву, копії документів страхового фонду і копії фонду користування, а також самі облікові документи.

Визначальними принципами обліку архівних документів є наступні:

1. Принцип централізації. Реалізується через взаємодію співробітників, відповідальних за облік в архіві та дотримання порядку ведення і строків подання облікових документів для централізованого державного обліку. Централізований державний облік НАФ на рівні усієї архівної системи контролює та здійснює Укрдержархів через ведення Центрального фондового каталогу на підставі відомостей про зміни в складі та обсязі фондів і карток фондів, що складаються архівними установами та власниками приватних архівних зібрань. Крім централізованого обліку по архіву в цілому, облік документів ведеться також в кожному архівосховищі та в підрозділі, що здійснює комплектування архіву.

2. Принцип уніфікації обліку. Забезпечується єдиним методичним керівництвом, що сприяє дотриманню наступності обліку на всіх стадіях роботи з документами – у діловодстві і архівах (архівних підрозділах) установ та державних архівах – через сувору регламентацію системи основних облікових документів та вимог до її ведення. Принцип уніфікації зумовлює стабільність облікових одиниць у масштабах НАФ, що полегшує розміщення і зберігання архівних документів, перевіряння їхньої наявності.

3. Принцип динамічності. Забезпечується оперативним внесенням необхідних змін до облікових документів та баз даних або своєчасним укладанням нових облікових документів. Несвоєчасно облікований документ піддається ризику втрати; оперативність прискорює надання користувачеві інформації про документ та його видавання.

4. Принцип достеменності та повноти обліку. Гарантується проведенням комплексу організаційно-методичних заходів, спрямованих на забезпечення дотримання порядку ведення основних облікових документів і баз даних та відображення в них фактичної кількості, складу і стану документів, що зберігаються в архівній установі. Точність обліку забезпечується надійністю вихідних початкових даних, які переносять у форми обліку з первинних документів, а також чітким і розбірливим оформленням документації при надходженні або вибуванні кожної одиниці обліку.

Форми обліку – це система спеціальних документів, необхідних і достатніх для правильного відображення кількісних параметрів архівних зібрань в їх динаміці, які пояснюються за допомогою якісних характеристик.

У процесі обліку виділяють два етапи:

1) накопичення вихідних початкових даних. На цьому етапі реєструють виражені у кількісних або якісних показниках факти, взяті у статиці або у динаміці і представляють, як правило, в «актах»;

2) подальше оброблення даних з відображенням в облікових формах. На основі актів формують і обробляють облікову інформацію та відображають у системі облікових документів.

Облік документів у державному архіві забезпечується веденням основних і допоміжних облікових документів. Перелік основних облікових документів визначають «Основні правила роботи державних архівів»:

1. Щойно документи потрапляють до архівної установи, вони обліковуються в книзі обліку надходжень документів на постійне зберігання, де вказуються такі основні дані: коли, від кого і на підставі якого документа відбулися надходження, назва, роки, обсяг і стан документів, який номер фонду їм присвоєно (або до якого архівного фонду вони долучені). Записи у книзі дозволяють встановити, які надходження відбулися до архіву, а також сумарну кількість документів, що надійшли на зберігання за певний хронологічний період.

2. До системи облікових документів належить список фондів архіву, що складається для реєстрації прийнятих на постійне зберігання архівних фондів. Список фондів – це перелік назв архівних фондів, розташованих у порядку їх номерів, призначений для обліку фондів архіву. До списку фондів архівний фонд записується тільки раз при першому надходженні його до архіву. Йому присвоюється номер згідно зі списком фондів у порядку надходження до архіву. Номер, присвоєний фонду за списком фондів, є його обліковим номером, зберігається за ним в усіх облікових документах і є складовою частиною архівного шифру одиниць зберігання даного фонду. Порядковий номер ідентифікує кожен архівний фонд і тому не може бути присвоєний іншому, навіть у разі передавання або втрати фонду.

3. Для поодиночного та сумарного обліку фондів, описів і справ, що містять особливо цінні та унікальні документи складають переліки фондів, що містять особливо цінні документи. В облікових документах і архівних шифрах фонди, описи, справи, що містять особливо цінні та унікальні документи, а також безпосередньо самі архівні документи, визнані особливо цінними та унікальними, позначають відповідно індексами «ОЦД» та «УД». На виявлені унікальні документи складається Державний реєстр національного культурного надбання унікальних документів Національного архівного фонду.

4. Після запису до книги надходжень і до списку фондів документи кожного фонду обліковують в аркуші архівного фонду, призначеному для сумарного обліку, який відображає рух документів та зміни кількісних та якісних характеристик. Аркуш фонду складається на кожний фонд і містить його назву та номер, категорію, вказує місце знаходження (архів), склад документів фонду, їх кількість та хронологічні межі, довідковий апарат до фонду.

Облік кількості аудіовізуальних документів певного виду, динаміку їх змін по кожному опису і фонду в цілому, обліку й нумерації аудіовізуальних документів певного виду фіксують в аркуші обліку аудіовізуальних документів.

5. Система облікових документів включає і архівний опис – архівний довідник, що виконує облікову та довідково-пошукову функції. Він призначений для: поодиничного та сумарного обліку справ (комплексів, одиниць зберігання, одиниць обліку, внесених до опису); закріплення порядку їх систематизації та обліку змін в їхньому складі та обсязі. Як правило, окремі види документів включаються до різних описів (управлінська документація, документи з особового складу, різні групи науково-технічної документації, кінофотофонодокументи, відеодокументи, електронні документи). Виключення складають описи документів особового походження, до складу яких включаються різновидові документи незалежно від способу чи техніки закріплення інформації. Описам присвоюються номери: в межах фонду – за аркушем фонду, а при поодиночній організації – в межах створюваної за формальними ознаками сукупності документів за аркушем обліку. Наприкінці опису в усіх примірниках укладачем робиться підсумковий запис, який фіксує кількість одиниць зберігання (одиниць обліку), внесених до опису.

Для поодинокого та сумарного обліку одиниць зберігання страхового фонду копій особливо цінних документів складають опис страхового фонду.

Облік описів здійснюється в реєстрі описів із зазначенням у відповідних графах дати реєстрації, назви фонду, назви опису, кількості внесених до нього справ та їхніх крайніх дат, кількості аркушів у опису, а також номера фонду, номера опису, номеру і тому опису та інвентарного номера.

6. На кожний новостворений фонд заводиться справа фонду, якій присвоюється номер фонду, на який її заведено. Документи справи фонду мають постійний строк зберігання. До справи фонду включають: історичну довідку, листування з фондоутворювачем (власником архіву); акти та інші документи, що фіксують зміни у назві, складі й обсязі фонду; копії характеристики фонду, складені для путівника (довідника); робочі інструкції та методичні вказівки з удосконалення й перероблення описів фонду, з опрацювання документів фонду; схеми систематизації його документів; відомості про користування документами фонду; матеріали перевірок наявності документів, про віднесення документів до категорії особливо цінних і унікальних; акти про каталогізацію фонду та внесення інформації до баз даних.

Документи справи фонду нумерують і складають аркуш-засвідчувач, який відповідно оформлюють. На документи справи фонду складається внутрішній опис. Справи фондів зберігаються у порядку номерів фонду.

Для централізованого державного обліку документів НАФ державні архіви складають такі документи:

- паспорт архіву – обліковий документ періодичної звітності, що містить відомості про кількість, стан та умови зберігання архівних документів та їх мікрокопій, склад довідкового апарату і кадри архіву;

- Державний реєстр національного культурного надбання унікальних документів НАФ;

- відомості про зміни у складі та обсязі фондів;

- картка архівного фонду;

- картка обліку унікальних документів НАФ, включених до Державного реєстру національного культурного надбання;

- картка централізованого державного обліку архівної україніки.

Картка архівного фонду складається на кожний фонд, що вперше надійшов до архіву. Вона призначена для централізованого обліку документів НАФ та містить назву і номер архівного фонду, відомості про кількість і склад його одиниць зберігання, а також місце його зберігання. Картка фонду заповнюється на підставі аркуша фонду станом на 1 січня кожного року. Реєстрація змін у назві, складі та обсязі фондів ведеться в архівах протягом року. Раз на рік (до 1 березня поточного року) ця інформація подається архівному органу (до відома та для внесення змін у фондовий каталог) пофондово у «Відомостях про зміни у складі та обсязі фондів на 01.01 поточного року» та по архіву – у паспорті архіву.

Загалом облік здійснюється на основі надання архівним документам облікових номерів. Вони надаються архівним фондам, архівним описам, що розглядаються як сукупність документів, до складу яких можуть входити цілісні архівні фонди, нефондові і документальні комплекси або їх частини; справам (одиницям зберігання, одиницям обліку) у межах архівних описів; окремим документам у межах справ (одиниць зберігання, одиниць обліку) і за внутрішніми описами.

Таким чином, в архівних установах забезпечується облік архівних документів на різних рівнях комплексів у двох видах: індивідуальний і сумарний (Див. Табл. 7.2).

В облікових документах фіксуються також всі вибуття документів з архіву та зменшення їх кількості в результаті проведення окремих видів внутріархівних робіт (експертизи цінності, об'єднання справ у результаті перероблення описів, реставрації, розсекречення документів, звіряння й уточнення облікових даних, виявлення неточностей у підрахунку під час приймання; зняття з обліку загублених, невиправно пошкодже­них справ тощо). Документи можуть бути зняті з обліку на підставі актів про виділення до знищення документів, що не підлягають зберіганню; про виявлення справ, що не належать до даного фонду, архіву; приймання-передавання документів до іншого архіву; описування документів, перероблення архівних описів; про технічні помилки в облікових документах; про невиявлення справ, шляхи розшуку яких вичерпано; про невиправні пошкодження справ.

Табл. 7.2 – Індивідуальний і сумарний облік архівних документів

До допоміжних облікових документів належать: книга обліку приймання документів на тимчасове та депоноване зберігання; паспорт архівосховища для сумарного обліку фондів, одиниць зберігання та їхнього стану в даному сховищі станом на 1 січня поточного року; книга обліку видавання одиниць зберігання з архівосховища; книга обліку видавання документів у тимчасове користування; книга і картотека обліку вибуття документів; покажчик до аркушів фондів; книга обліку справ з особового складу; книга та картотека руху фондів, описів, справ.