Документальное оформление прекращения трудового договора

О Формах первичных учетных документов говорится в Информации Минфина РФ от 4 декабря 2012 г. N ПЗ-10/2012 "О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (ПЗ - 10/2012)". Исходя из части 4 статьи 9 Федерального закона N 402-ФЗ первичные учетные документы составляются по формам, утвержденным руководителем экономического субъекта. При этом каждый первичный учетный документ должен содержать все обязательные реквизиты, установленные частью 2 статьи 9 Федерального закона N 402-ФЗ.

С 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы).

Исходя из части 1 статьи 7 и статьи 9 Федерального закона N 402-ФЗ руководителем экономического субъекта определяется также состав первичных учетных документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной жизни экономического субъекта, и перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов**.

Согласно части 4 статьи 9 Федерального закона N 402-ФЗ формы первичных учетных документов, применяемые для оформления фактов хозяйственной жизни экономического субъекта, должны быть утверждены руководителем этого экономического субъекта.

В целях реализации ТК РФ Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты:

Форма N Т-1. Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу

Форма N Т-1а. Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу

Форма N Т-2. Личная карточка работника

Форма N Т-2 ГС (МС). Личная карточка государственного (муниципального) служащего

Форма N Т-3. Штатное расписание

Форма N Т-4. Учетная карточка научного, научно-педагогического работника

Форма N Т-5. Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу

Форма N Т-5а. Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу

Форма N Т-6. Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику

Форма N Т-6а. Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам

Форма N Т-7. График отпусков

Форма N Т-8. Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)

Форма N Т-8а. Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)

Форма N Т-9. Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку

Форма N Т-9а. Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку

Форма N Т-10. Командировочное удостоверение

Форма N Т-10а. Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении

Форма N Т-11. Приказ (распоряжение) о поощрении работника

Форма N Т-11а. Приказ (распоряжение) о поощрении работников

Форма N Т-12. Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда

Форма N Т-13. Табель учета рабочего времени

Форма N Т-49. Расчетно-платежная ведомость

Форма N Т-51. Расчетная ведомость

Форма N Т-53. Платежная ведомость

Форма N Т-53а. Журнал регистрации платежных ведомостей

Форма N Т-54. Лицевой счет

Форма N Т-54а. Лицевой счет (СВТ)

Форма N Т-60. Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику

Форма N Т-61. Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)

Форма N Т-73. Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы

Для оформления и учета увольнения работника (ов) применяются две формы приказов: Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма N Т-8); Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) (форма N Т-8а).

Они составляются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляются работнику (ам) под расписку в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

В строке (графе) форм N Т-8 и Т-8а "Основание прекращения (расторжения) трудового договора (увольнения)" производится запись в точном соответствии с формулировкой действующего законодательства Российской Федерации со ссылкой на соответствующую статью. В строке (графе) "Документ, номер и дата" делается ссылка на документ, на основании которого готовится приказ и прекращается действие трудового договора с указанием его даты и номера (заявление работника, медицинское заключение, служебная записка, повестка в военкомат и другие документы).

При увольнении материально ответственного лица к приказу (распоряжению) прилагается документ об отсутствии материальных претензий к работнику.

При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в случаях, определенных действующим законодательством Российской Федерации, к приказу (распоряжению) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (ами) (увольнении) прилагается в письменной форме мотивированное мнение выборного профсоюзного органа (при наличии последнего) данной организации.

На основании приказа (распоряжения) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (ами) (увольнении) делается запись в личной карточке (форма N Т-2 или N Т-2ГС (МС), лицевом счете (форма N Т-54 или N Т-54а), трудовой книжке, производится расчет с работником по форме N Т-61 "Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)".

Утверждена постановлением Госкомстата РФ

от 5 января 2004 г. N 1

┌───────────┐

│ Код │

├───────────┤

Форма по ОКУД│ 0301006 │

├───────────┤

по ОКПО│ │

─────────────────────────────────────────────────── └───────────┘

наименование организации

┌───────────────────┬──────────────────┐

│ Номер документа │ Дата составления │

├───────────────────┼──────────────────┤

Приказ │ │ │

(распоряжение)└───────────────────┴──────────────────┘

о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)

Унифицированная форма N Т-8а

Утверждена постановлением Госкомстата РФ

от 5 января 2004 г. N 1

┌───────────┐

│ Код │

├───────────┤

Форма по ОКУД│ 0301021 │

├───────────┤

по ОКПО│ │

─────────────────────────────────────────────────── └───────────┘

наименование организации

┌───────────────────┬──────────────────┐

│ Номер документа │ Дата составления │

├───────────────────┼──────────────────┤

Приказ │ │ │

(распоряжение) └───────────────────┴──────────────────┘

о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)

Постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. N 69 утверждена Инструкция по заполнению трудовых книжек принятая на основе Постановления Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 "О трудовых книжках".

О трудовых книжках ранее установленного образца смотри постановление СМ СССР, ВЦСПС от 6 сентября 1973 г. N 656, постановление СМ СССР от 21 апреля 1975 г. N 310, Инструкцию, утвержденную постановлением Госкомтруда СССР от 20 июня 1974 г. N 162.

Об утверждении образцов трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку и Порядка обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку смотри приказ Минфина РФ от 22 декабря 2003 г. N 117н.

Заполнение сведений об увольнении, прекращении трудового договора осуществляется по следующим правилам.

Запись об увольнении (прекращении трудового договора) в трудовой книжке работника производится в следующем порядке: в графе 1 ставится порядковый номер записи; в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора); в графе 3 делается запись о причине увольнения (прекращения трудового договора); в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись - приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.

Датой увольнения (прекращения трудового договора) считается последний день работы, если иное не установлено федеральным законом, трудовым договором или соглашением между работодателем и работником.

Например, при прекращении трудового договора с работником в связи с сокращением штата работников 10 октября 2003 г. определено последним днем его работы. В трудовой книжке работника должна быть произведена следующая запись: в графе 1 раздела "Сведения о работе" ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата увольнения (10.10.2003), в графе 3 делается запись: "Уволен по сокращению штата работников организации, пункт 2 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации", в графе 4 указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя об увольнении.

При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным ст. 77 ТК РФ за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (пункты 4 и 10 этой статьи), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт указанной статьи.

Например: "Уволен по соглашению сторон, пункт 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации" или "Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации".

При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации либо иные основания расторжения трудового договора по инициативе работодателя, предусмотренные законодательством.

Например: "Уволен в связи с ликвидацией организации, пункт 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации" или "Уволен в связи с прекращением допуска к государственной тайне, пункт 12 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации".

При прекращении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации.

Например: "Уволен в связи с неизбранием на должность, пункт 3 статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации" или "Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, пункт 6 статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации".

При прекращении трудового договора по дополнительным основаниям, предусмотренным Трудовым кодексом Российской Федерации или иными федеральными законами, в трудовую книжку вносятся записи об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующую статью Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона.

Например: "Уволен в связи с повторным в течение года грубым нарушением устава образовательного учреждения, пункт 1 статьи 336 Трудового кодекса Российской Федерации" или "Уволен в связи с достижением предельного возраста, установленного для замещения государственной должности государственной службы, пункт 2 (1) статьи 25 Федерального закона от 31.07.1995 г. N 119-ФЗ "Об основах государственной службы Российской Федерации".

При расторжении трудового договора по инициативе работника по причинам, с которыми законодательство связывает предоставление определенных льгот и преимуществ, запись об увольнении (прекращении трудового договора) вносится в трудовую книжку с указанием этих причин. Например: "Уволена по собственному желанию в связи с переводом мужа на работу в другую местность, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации" или "Уволена по собственному желанию в связи с необходимостью осуществления ухода за ребенком в возрасте до 14 лет, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации".

Особенности заполнения сведений об увольнении (прекращении трудового договора) и приеме (назначении) на работу в связи с переводом работника на другую постоянную работу к другому работодателю (в другую организацию) или его переходом на выборную работу (должность)

При увольнении (прекращении трудового договора) в связи с переводом работника на другую постоянную работу к другому работодателю (в другую организацию) в графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки указывается, в каком порядке осуществляется перевод: по просьбе работника или с его согласия.

При приеме на новое место работы в трудовой книжке работника в графе 3 раздела "Сведения о работе" делается запись, предусмотренная п. 3.1 настоящей Инструкции, с указанием при этом, что работник принят (назначен) в порядке перевода.

При увольнении (прекращении трудового договора) в связи с переходом работника на выборную работу (должность) к другому работодателю (в другую организацию) в трудовой книжке делается запись: "Уволен в связи с переходом на выборную работу (должность) в (указывается наименование организации), пункт 5 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации".

На новом месте работы после указания полного наименования выборного органа, а также сокращенного наименования выборного органа (при его наличии) в графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки делается запись о том, на какую работу (должность) избран работник, а в графе 4 указывается решение выборного органа, дата и номер его принятия.