Задачи внутрифирменной информационной системы

· Определение основных направлений системы сбора, обработки и хранения первичных данных

· Определение основных направлений развития технологии обработки информации

· Координация деятельности по сбору и обработке данных финансовых отчетов на высшем уровне управления и в производственных отделениях в целях повышения качества и своевременности поступления финансовой информации по фирме в целом

Функции внутрифирменной информационной системы

· Определение потребности каждого конкретного менеджера в характере и содержании необходимой ему информации

· Определение потребностей в технических средствах фирмы е целом и каждого управляющего для обеспечения всей необходимой информацией

· Определение уровня затрат на использование технических средств

· Обеспечение должного уровня сбора, хранения и предоставления информации

· Разработка программных средств, прикладных программ

Коммуникация - в широком смысле - обмен информацией между людьми через системы символов.

Типы коммуникаций: внутриличностные, межличностные, внутригрупповые, межгрупповые, массовые.

Внутриличностная к: происходит в результате самостоятельного обдумывания решения проблемы, поиска способа выхода из неё, путем ответа на собственные вопросы. Межличностная к: возникает в процессе общения между двумя людьми. Обе стороны выступают и в качестве передающей, и в качестве принимающей стороны. Специфическая черта межличностных коммуникаций – эмоциональность.

Внутригрупповые к: осуществляются в малой группе, состоящей примерно из 10 человек, где возможен процесс прямой и обратной связи между всеми участниками обсуждения.

Межгрупповые к: подразумевают общение между различными группами или большой группы с ее достаточно самостоятельными подгруппами.

Массовые к: развиваются благодаря использованию технических средств передачи сообщений, предполагают доступ к массовой информации большому числу людей.

Коммуникации в организации – это сложная, многоуровневая система, охватывающая как саму организацию и ее элементы, так и ее внешнее окружение.

Классификация организационных коммуникаций:

По отношению к организации: внутренние и внешние;

Внешние к: направлены на СМИ, властные структуры, торговую сеть, профессиональные сообщества, акционеров, партнеров, потребителей. При этом коммуникации должны отвечать принципам достоверности, открытости и динамичности. Большое значение имеет создание позитивного образа организации в общественном сознании. Организация также поддерживает связи с представителями государственных и политических структур.

Внутренние к: обмен информацией между элементами организации: взаимодействие члена организации с ее структурными подразделениями, а также структурных подразделений организации между собой. Для налаживания коммуникаций внутри компании используются самые разные методы и способы: почтовые ящики обратной связи, встречи на разных уровнях, дискуссии, обсуждения проблем на страницах местной печати.

По организационному признаку: вертикальные, горизонтальные;

Вертикальные к: передача информации с одного уровня организации на другой.

Горизонтальные к: – это коммуникации между различными подразделениями организации. Значение их заключается в том, что они связывают равноправные элементы организации и формируют отношения координации и кооперации между ними, что является важной составляющей удовлетворенности работников.

По направленности общения: нисходящие и восходящие коммуникации;

Нисходящая к: передача информации с высших уровней иерархии на низшие.

Восходящая к: с низших уровней руководства к высшим. Обмен информацией осуществляется в форме отчетов, предложений и объяснительных записок.

По каналам общения - формальные и неформальные.

Неформальный канал к (слухи).: основан на личных, неслужебных отношениях, и существует в любой организации наряду с формальным. Неформальные коммуникации имеют самую высокую скорость распространения и достаточно большую аудиторию, а также низкую достоверность информации.

По форме общения - вербальные и невербальные коммуникации;

Вербальные к: словесное взаимодействие сторон с помощью знаковых систем, символов, главным среди которых является язык.

Невербальные к.: поза, жесты, мимика, выражение лица, взгляд.

Коммуникативный процесс -процесс взаимодействия между различными субъектами коммуникации при котором осуществляется обмен информацией. Коммуникативный процесс включает в себя динамическую смену этапов формирования, передачи, приема, расшифровки и использования информации в обоих направлениях при взаимодействии коммуникантов.

Процесс коммуникации возможно осуществлять при наличии следующих основных элементов: отправитель, информация, канал передачи информации, получатель.

Отправитель – тот, кто задумал передать информацию. Он проектирует и кодирует информацию, предназначенную для передачи другому или другим участникам процесса.

Информация – сообщение, имеющее определенную форму и закодированное с помощью соответствующих символов.

Канал передачи информации – средство передачи информации. Каналом может быть устное обращение, телефонная связь, собрания, митинги, уличная или другая любая реклама.

Получатель– лицо, которому отправитель адресует передаваемое сообщение.

Процесс коммуникации: этапы:

1.формулирование идей: важно проанализировать какие идеи предназначены к передаче, оценить адекватность и уместность идей с учетом конкретной ситуации и цели коммуникаций.

2.кодирование информации: преобразование сигнала в форму, обеспечивающую оптимальную передачу сигнала по определенному каналу коммуникации. Форма сигнала в виде набора символов выбирается в зависимости от специфики коммуникативной системы, включающей все отмеченные элементы коммуникации.

3.выбор канала: процесс обмена информацией протекает по планируемой, формализованной или непланируемой, неформальной схеме. (формализованный- бланки, формы)

4.восприятие закодированного сообщения: Понимание зависит от того, как происходит декодирование информационного сообщения. Декодирование – это перевод символов отправителя в мысли получателя. Если символы, выбранные отправителем, имеют точно такое же значение для получателя, последний будет знать, что именно имел в виду отправитель, когда формулировалась его идея.

5.интерпретация сообщения и формулирование идеи сообщения: отправитель и получатель меняются местами: получатель становится отправителем и формирует свой ответ, в котором содержатся его интерпретация полученного сообщения и реакция на него, а первоначальный отправитель – получателем, ожидающим сообщения – ответа

6.передача ответа отправителю: сформулированный ответ передается по выбранному каналу связи и замыкает цикл коммуникации. Процесс коммуникации с обратной связью более точен и эффективен, чем коммуникации с односторонней связью. Обратная связь повышает эффективность всего коммуникационного процесса и позволяет компенсировать шум в канале.

Шумомназывают то, что искажает смысл передаваемой информации. Это может быть чисто механическая неисправность (например, плохое качество печати), разница в образовании участников процесса (люди не понимают терминологию или понимают ее по-своему), разница в восприятии. Шум присутствует, практически, всегда. Поэтому руководителю нужно знать возможные источники шумов и способы их устранения.

6. Природа и состав функций менеджмента. Общие функции управления. Взаимосвязь и динамичность общих, частных и вспомогательных функций в системе управления организацией.

Функция в менеджменте– это особый вид упр-ой деятельности, с помощью которой субъект управления воздействует на управляемый объект.

Классификация: разделение функций на общие и специализированные.

Общие функции:планирование, организация, мотивацияи контроль. Специализированные ф-ции: управление: - производством; - экономикой и финансами; - персоналом; -маркетингом; - технической политикой и инновациями. Они в большей степени, чем общие зависят от характера деятельности организации – предпринимательская или бюджетная. Внутри этих двух групп специализированные функции также различны, например для крупного, среднего и малого бизнеса.

Процесс планирования:

1. Определение цели

2. Прогнозирование

3. Уточнение цели

4. Составление программ

5. Разработка планов графиков

6. Составление бюджета

7. Утверждение плана

8. Разработка политики дальнейшего развития

прогноз –это научное предвидение возможного состояния фирмы, корпорации, экономики, общества в будущем.

Прогнозирование -и параметров возможных общих и частых изменений факторов со временем применительно к конкретной системе (организации) и сфере ее деятельности

Планирование -основная ф-ция менеджмента - вид деятельности по формированию средств воздействия, обеспечивающих достижение поставленных целей.

Планирование дает возможность заблаговременно учесть внутренние и внешние факторы, обеспечивающие благоприятные условия для нормального функционирования и развития фирмы.

Цели планирования

· Определение целей и программ действии компании

· Координация усилий всех сотрудников

· Снижение фактора неопределенности

· Минимизация потерь и нерациональных действий

· Определение соотношения между затратами и результатами

· Определение стандартов и норм

· Объединение всех участников

Задачи планирования:

-Обеспечение целенаправленного развития организации в целом и всех ее структурных подразделений

-Перспективная ориентация и раннее распознавание проблем развития организации

-Координация деятельности структурных подразделений и участников организации

-Создание объективной базы для эффективного управленческого контроля

-Информационное обеспечение системы

Основные принципы планирования

Целостность; Обоснованность; Актуальность; Направленность; Комплексность; Сбалансированность; Гибкость и адаптивность ; Сценарность и вариантность; Непрерывность; Обратная связь

Классификация планирования:

Сроки (долгосрочные, краткосрочные, среднесрочные)

Сфера функционирования ( персонал, инновации, инвестиции, проекты, финансы, снабжение и сбыт, качество, маркетинг, риски и др.)

Организационная структура компании ( производственное отделение, дочерняя компания)

Специфика ( регулярные, специальные (целевые комплексные планы))

Охват (общие, функциональные)

Организация:установление постоянных и временных взаимоотношений между всеми подразделениями фирмы, определении порядка и условий функционирования фирм.

Организация как процесс:функция по координации многих задач:

- Деление организации на подразделения соответственно целям и стратегиям.

- Делегирование полномочий

Делегирование- передача задач и полномочий лицу, которое принимает на себя ответственность за их выполнение. Делегирование реализуется только в случае принятия полномочий.

Полномочия-ограниченное право использовать ресурсы организации и направлять усилия некоторых ее сотрудников на выполнение определенных задач.

Цели функции «организация»:

-Формирование структуры управления

-Наделение уровней и звеньев управления конкретными компетенциями

-Создание взаимосвязи между работниками группами, отделами

-Определение формального порядка подчиненности

-Определение задач в соответствии с конкретнымидолжностями

-Объединение отдельных видов заданий в группы

-Распределение работы

-Распределение ресурсов организации

Координация –достижение согласованности в работе всех звеньев организации путем установления рациональных связей между ними.

В организациях, ориентированных на долговременное функционирование, координация рассматривается как дополнение или расширение функции организации.

В процессе реализации данной функции осуществляется координация преимущественно внешних связей руководителями высших уровней отраслевого, регионального, муниципального управления.

Мотивация- это процесс побуждения себя и других к деятельности для достижения личных целей или целей организации.

Побуждения, или ощущение недостатка чего-либо, является проявлением потребности через формирование интереса, который рассматривается как осознанная потребность.

В качестве мотивов могут выступать причастность к крупной компании, к решению значимых проблем, заинтересованность в интересных коммуникациях, потребность в формировании карьеры.

Теория мотивации :содержательные теории мотивации (Маслоу, Мак Клелланда) , процессуальные теории ( В.Брума, Портера-Лоуера).

Для направления стремлений работника на достижение поставленных целей часто употребляется термин стимулирование труда: широкий арсенал методов для выполнения принятых решений и намеченных работ.

Установки мотивации являются более общими, а стимулирование чаще зависит от рабочей ситуации.

МОТИВ -это внутреннее побуждение индивида к действию.

стимул -это внешнее побуждение к действию толчок, причина.

Стимулирование -это применение по отношению к человеку стимулов для воздействия на его усилия, старания, настойчивость.