Создание документов при помощи шаблонов

Еще один способ упрощения процедуры форматирования – применение шаблонов. В отличие от стиля, кроме видов форматирования, шаблон обычно включает в себя определенные участки текста, которые пользователь просто дополняет своими данными. Среди шаблонов, входящих в стандартную поставку Microsoft Word, шаблоны для создания резюме, писем, факсов и др. Шаблоны могут существенно ускорить подготовку документов различных типов.

По умолчанию Word загружает шаблон Normal, и именно в нем работает большинство пользователей программы. Чтобы получить доступ к другим шаблонам, щелкните на кнопке Office и выберите команду Создать. В открывшемся окне отобразятся доступные шаблоны.(рис. 8).

рис. 8. Доступные шаблоны.

Пользоваться шаблонами очень просто: достаточно лишь выбрать нужный из списка, щелкнуть на нем и нажать кнопку Создать. В каждом шаблоне есть подсказки по использованию (рис. 8). Это может быть короткая инструкция в конце документа или же надписи типа «Здесь впишите название Вашей фирмы» в самом тексте. Все подобные подсказки необходимо заменить соответствующим текстом. Шаблоны можно использовать целиком или частично.

Благодаря шаблонам можно сэкономить много времени. Например, если вы постоянно работаете с какой-нибудь организацией и каждый раз вводите стандартное приветствие, реквизиты и т. д., удобно будет создать собственный шаблон на основе любого стандартного. Для этого сделайте следующее.

1. Откройте документ, который будет служить шаблоном.

2. выполните команду Сохранить как → Шаблон Word.

3. В появившемся окне сохранения файла проверьте, чтобы в списке Тип файла был выбран пункт Шаблон Word. Введите имя шаблона и выберите папку для сохранения.

4. Нажмите кнопку Сохранить.

При создании шаблона заносите в него только общую информацию, которая нужна вам в каждом документе, основанном на таком шаблоне. Например, не стоит при создании шаблона для делового письма набирать данные, которые могут изменяться, иначе каждый раз, когда вы захотите воспользоваться своим шаблоном, вам придется удалять их и вносить новые. Лучше создайте шаблон, который содержит только адрес и приветствие, а потом, взяв его за основу, приступайте к текущим делам.

Темы документа

В Word появился новый инструмент для быстрого форматирования текстов – тема документа. По сути, тема представляет собой коллекцию разных типов стилей, которые гармонично сочетаются между собой.

Благодаря этому темы документа дают возможность быстро изменять параметры форматирования текста, таблиц и специальных элементов, которые встречаются в документе. При этом все составляющие будут оформлены в едином стиле, и вам не придется задумываться, подходит ли заголовок к тексту и не нужно ли увеличить междустрочный интервал.

Тему документа можно выбрать перед началом создания документа или применить к готовому тексту. Для этого перейдите на вкладку Разметка страницы и раскройте список Темы, щелкнув на кнопке в одноименной группе на ленте (рис. 9).

Рис. 9. Список тем документа

Если в окне документа размещен текст, то вы сможете увидеть изменения, просто наведя указатель на тему в списке тем, то есть не нужно щелкать на названии темы, чтобы просмотреть изменения. Тема документа содержит три основных компонента: набор цветов, набор шрифтов заголовков и основного текста, а также набор линий и заливок. Указав тему в библиотеке, вы можете изменять ее компоненты, выбирая нужные варианты из меню кнопок Цвета темы, Шрифты темы, Эффекты темы.

Если вы изменили тему и хотите ее сохранить, выберите команду Сохранить текущую тему в меню кнопки Темы (см. рис. 4.55). После этого подберите для темы подходящее имя и сохраните ее. Она появится в меню кнопки Темы и будет доступна в группе Пользовательские.

Рис. 10. Появление группы Пользовательские (тема Тема1).