Система счетов и двойная запись

Бухгалтерский счет — основная единица хранения информации, которая после обобщения всей бухгалтерской информации необходима для принятия управленческих решений.

Счета бухгалтерского учета — это способ текущего взаимосвязанного отражения и группировки имущества по составу и размещению, по источникам его образования, а также хозяйственных операций по качественно однородным признакам, выраженным в денежных, натуральных и трудовых измерителях.

Для каждого вида имущества, обязательства и операции открываются отдельные счета со своим наименованием и цифровым номером (шифром), которые соответствуют каждой статье баланса, например 01 «Основные средства», 04 «Нематериальные активы», 10 «Материалы», 20 «Основное производство», 50 «Касса», 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета», 75 «Расчеты с учредителями», 80 «Уставный капитал», 99 «Прибыль и убытки» и др.

Каждый счет представляет собой двухстороннюю таблицу: левая сторона счета — дебет(от лат. должен), правая сторона — кредит (от лат. верит) (рис.3.2).

Рис. 3.2 Структура бухгалтерского счёта

Для одних счетов дебет означает увеличение, кредит — уменьшение, а для других, наоборот, дебет — уменьшение, а кредит — увеличение. В зависимости от содержания бухгалтерские счета подразделяются на активные, пассивные и активно-пассивные.

Счета являются активными:

• по экономическому содержанию, т. е. это те счета, которые предназначены для учета имущества по наличию, составу и размещению; • балансу, т. е. когда счета (статьи) расположены в активной части баланса;

• сальдо (остатку), т. е. если счета имеют дебетовый остаток.

Активный

Дебет

Кредит

Сальдо

начальное

)

(

+

Обороты (Дт)

Обороты (Кт)

Сальдо

коечное)

(

Рис.3.3

Структура активного счёта

Счета считаются пассивными:

• по экономическому содержанию, т. е. когда счета отражают учет имущества по источникам его образования;

• балансу, т. е. если счета (статьи) расположены в пассивной части баланса;

• сальдо, т. е. те счета, которые имеют кредитовый остаток.

Рис.3.4 Структура пассивного счёта

Пассивный

Дебет

Кредит

Сальдо

)

начальное

(

+

Обороты (Дт)

Обороты (Кт)

Сальдо

)

конечное

(

Кроме активных и пассивных счетов в практике бухгалтерского учета используются активно-пассивные счета, которые могут иметь дебетовое или кредитовое сальдо одновременно. Если по активно-пассивному счету выведено одно сальдо, то оно является результативным и показывает конечный итог от противоположных операций.

Например, на счете 99 «Прибыль и убытки» отражаются как прибыли, так и убытки, но в конце отчетного периода (месяца) выводится окончательный финансовый результат – прибыль (если сальдо кредитовое) или убыток (если сальдо дебетовое).

В отдельных случаях в активно-пассивных счетах результативное сальдо вывести нельзя; это бывает тогда, когда результативное сальдо искажает учетные показатели.

Например, счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» могли бы заменить два счета: «Расчеты с дебиторами» — активный счет и «Расчеты с кредиторами» — пассивный счет.

Необходимость учитывать эти расчеты на одном счете объясняется постоянным изменением во взаимных расчетах: дебитор может стать кредитором и наоборот, и разбивать этот счет на два отдельных нецелесообразно.

Хозяйственные операции текущего учета записываются на счета по мере их накопления. Каждую операцию можно записывать отдельно, но если однородных операций много, то на основе первичных документов правомерно сводить их в накопительные или группировочные ведомости. Это позволит сократить количество записей на счетах.

Строение активного и пассивного счетов и порядок записи операций в них регламентированы следующими правилами.

Для активных счетов. В начале отчетного периода открываются счета, на которых имеются остатки Сн_д. Данные для записи на счетах берут из активной части баланса и записывают на дебет счетов. Такой порядок означает: открыть счета и записать первоначальное сальдо. Увеличение и поступление отражают по дебету, а уменьшение, расход и выбытие — по кредиту счетов. В конце отчетного периода подводят итоги оборотов по всем счетам; вначале по дебету, а затем по кредиту. В итоги оборота по дебету счетов сумма первоначального остатка не включается; сюда относятся только суммы по операциям отчетного периода. Конечное сальдо Ск_а по активным счетам за отчетный период определяется так: к первоначальному сальдо по дебету Сн_д прибавляют итоги оборотов по дебету О_д и вычитают итоги оборотов по кредиту О_к. Конечный остаток может быть либо дебетовым, либо равняться нулю:

Ск_а = Сн_д + О_д - О_к.Таким образом, для активных счетов дебет означает увеличение, а кредит — уменьшение.

Для пассивных счетов. Открываются счета, на которых по кредиту записывают первоначальное сальдо, которое берется из пассивной части баланса в разрезе статей, по которым имеются остатки. По кредиту счетов отражается увеличение, приход и поступление, а по дебету — уменьшение, расход и выбытие. В конце отчетного периода по каждому счету подводятся итоги оборотов, вначале по кредиту, а затем по дебету. При этом в итоги оборота по кредиту не включается первоначальный остаток, а учитываются только суммы операций, возникшие в отчетном периоде.

Конечное сальдо Ск_п определяется так: к начальному остатку Сн_к прибавляют обороты по кредиту О_к и вычитают обороты по дебету О_д. Конечный остаток может быть либо кредитовым, либо равняться нулю:

Скп = Снк+ Ок - ОдСледовательно, для пассивных счетов дебет означает уменьшение, а кредит — увеличение.

Понимание экономического содержания активных и пассивных счетов очень важно для усвоения приемов отражения хозяйственных операций по счетам бухгалтерского учета и контроля за их совершением.

По своей экономической природе любая хозяйственная операция обязательно обладает двойственностью и взаимностью. Для сохранения этих свойств и контроля за записями хозяйственных операций на счетах в бухгалтерском учете используется способ двойной записи.

Двойная записьпредставляет собой запись, в результате которой каждая хозяйственная операция отражается на счетах бухгалтерского учета дважды: в дебет одного счета и одновременно в кредит другого взаимосвязанного с ним счета на одинаковую сумму.

Метод двойной записи обусловливает существование таких понятий, как корреспонденция счетов и бухгалтерская проводка.

Корреспонденция счетов —это взаимосвязь между счетами, возникающая при методе двойной записи.

Бухгалтерская проводка– это оформление корреспонденции счетов с одновременной записью по дебету и кредиту счетов на сумму хозяйственной операции, подлежащей регистрации. Пример:

Дебет сч.№20 «Основное производство» Кредит сч.№10 «Материалы», 21 тыс.руб., материалы переданы в производство.

В бухгалтерском учете используется синтетический и аналитический учет.

Синтетический учет — учет обобщенных данных бухгалтерского учета о видах имущества, обязательств и хозяйственных операций по определенным экономическим признакам, который ведется на синтетических счетах бухгалтерского учета.

Аналитический учет — учет, который ведется в лицевых и иных аналитических счетах бухгалтерского учета, группирующих детальную информацию об имуществе, обязательствах и о хозяйственных операциях внутри каждого синтетического счета.

Синтетический и аналитический учет организуются так, чтобы их показатели контролировали друг друга и в конечном итоге совпадали, вот почему записи по ним проводятся параллельно; записи на счетах аналитического учета производятся на основании тех же документов, что и записи на счетах синтетического учета, но с большей детализацией.

Между синтетическими и аналитическими счетами существует неразрывная взаимосвязь. Она выражается в следующих равенствах.

1. Начальное сальдо по всем аналитическим счетам, открываемым по данному синтетическому счету, равняется начальному сальдо синтетического счета.

2. Обороты по всем аналитическим счетам, открываемым по данному синтетическому счету, должны быть равны оборотам синтетического счета.

3. Конечное сальдо по всем аналитическим счетам, открываемым по данному синтетическому счету, равняется конечному сальдо синтетического счета.

Субсчета(синтетического счета второго порядка), являясь промежуточными счетами между синтетическими и аналитическими, предназначены для дополнительной группировки аналитических счетов в пределах данного синтетического счета. Учет в них ведется в натуральных и денежных измерителях. Несколько аналитических счетов составляют один субсчет, а несколько субсчетов — один синтетических счет.

Рис. 3.5 Взаимосвязь счетов и баланса

В бухгалтерском учете между счетами и балансом наблюдается определенная взаимосвязь. Она проявляется следующим образом.

1) На основании данных статей баланса открываются активные и пассивные счета, названия которых могут совпадать со статьями баланса. Так, статье актива «Нематериальные активы» соответствует счет 04 «Нематериальные активы»; статье пассива баланса «Добавочный капитал» — счет 83 «Добавочный капитал» и т.д. Иногда несколько счетов представлены в балансе одной статьей. Например, статья баланса «Запасы» включает несколько групп счетов (10, 11, 20, 21, 41, 43, 45, 97 и т.д.). Одновременно существуют счета, отражающиеся в балансе подвум статьям. Например, счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» в активе баланса включен в статью «Дебиторская задолженность», а в пассиве — в статью «Прочие кредиторы».

2) Суммы остатков по соответствующим статьям баланса служат начальными остатками открываемых синтетических счетов.

3) Общая сумма дебетовых остатков синтетических счетов равна общей сумме кредитовых остатков, т.к. эти итоги являются итогами актива и пассива баланса.

4) На основании конечных сальдо синтетических счетов составляют новый баланс на 1-е число следующего отчетного периода (месяца, квартала и года).

В тоже время, между бухгалтерскими счетами и балансом имеется отличие, которое состоит в том, что на бухгалтерских счетах отражаются текущие хозяйственные операции и итоговые данные за отчетные периоды в денежных, натуральных и трудовых показателях, а в балансе отражаются только итоговые данные на начало и конец отчетного периода в денежной оценке. В текущем учете представлены счета, которые в балансе отсутствуют, так как они закрываются до составления баланса, — счета 26 «Общехозяйственные расходы», 25 «Общепроизводственные расходы», 44 «Расходы на продажу», 90 «Продажи», 91 «Прочие доходы и расходы» и т.д. Не находят отражения в балансе некоторые синтетические и забалансовые счета.