Делопроизводственные материалы

Делопроизводственные материалы – такой вид исторических источников, которые имеют основной функцией обслуживание управляющих систем различного уровня (государственный, предприятие, учреждение).

В структуре делопроизводственной документации выделяются две группы: 1) непосредственно управленческие решения, а также документы, обслуживающие их принятие и реализацию; 2) группа разновидностей, обеспечивающая документооборот.

Первая группа формируется уже с зарождением государства. К ним можно, например, отнести должностные инструкции первому сановнику и высшему чиновнику государства эпохи Нового царства в Египте (XVIII – X вв. до н. э.) – чати, текст которой сохранился в некоторых гробницах, материалы официальной переписки (клинописные таблички) и т. д.

Длительное время преобладающая часть делопроизводственных документов возникала в системе государственного аппарата, поэтому они (относительно частных документов) лучше сохранились и воспроизводят систему государственного аппарата. Естественно, что усложнение государственного аппарата приводило к усложнению делопроизводства, к появлению и увеличению количества документов, обслуживающих документопотоки. Нельзя, невозможно изучать документы делопроизводства без изучения истории учреждений, частью деятельности которых, они стали.

На начальных этапах существования государства, при неразвитости структуры и форм государственного аппарата, материалы делопроизводства очень сложно выделить из состава документов в целом. Вместе с тем, по мере становления особых учреждений по подготовке и обслуживанию документов делопроизводства – канцелярий, они все же не теряют связи с другими группами. Поэтому наиболее эффективным является изучение делопроизводственных документов при знакомстве со всем комплексом материалов по тому или другому вопросу.

Прежде всего, необходимо иметь в виду, что важнейшие основы делопроизводства утверждаются законодательно. Четкий порядок возникновения и функционирования документов был представлен в Статуте 1588 г. В Российской империи в начале XVIII в. новая система государственных учреждений оформлялась законодательно, для многих из них издавались регламенты, регулировавшие и деятельность учреждения в целом, и его делопроизводство.

Термин «документ» в древности использовался для обозначения различного рода сделок, вместе с тем в средневековых канцеляриях закрепилась формула «actum est» – «совершено». Все это вызывает то обстоятельство, что в современных пособиях и актовый материал и делопроизводственный определяют и под названием «документальный», и «актовый».

Характерной чертой средневековых документов являлось наличие определенных образцов – сборников формул (наиболее ранний – Анжерский начала VII в., который содержит 60 формул). Точное деление различных видов документов эпохи средневековья усложняется тем, что большинство документов сохранилось не в оригиналах, а в копиях. Пример тому – картулярии (специальные сборники копий документов церковных архивов), а также «Литовская Метрика». «Литовская Метрика» (правильнее – «Метрика Великого княжества Литовского») по сути подменила собой государственный архив. Данный комплекс возник в результате деятельности делопроизводственного учреждения – канцелярии, но среди материалов присутствуют и законодательные, и актовые, и собственно документы делопроизводства.

Очень тесно с материалами делопроизводства связаны статистические. По сути дела они вырастали из делопроизводства. Переходными видами явились такие источники как экономико-географические, хозяйственные и другого рода описания. В современном языке присутствует даже такое выражение как «статистическая отчетность».

Таким образом, материалы делопроизводства изо всех прочих видов наиболее тесно связаны, переплетены с другими видами документов, в соответствии с чем и должно строиться их изучение.

Изучение материалов делопроизводства предусматривает также учет их формы и содержания. Так, в делопроизводстве Великого княжества Литовского употреблялась тетрадная форма, в России такого рода система утверждается с XVIII в. (до этого времени – столбцовая).

В наследство от приказного делопроизводства получили мы слово «волокита». Подклеенные в столбцы длиной в среднем 50-80 мм документы наматывали на палочки и свитки. Ленты при чтении волочились, отсюда и родилось понятие, обозначающие сегодня несвоевременное и не по существу решение вопроса.

При тетрадной форме, во-первых, экономилась бумага: писали на обеих сторонах листа, во-вторых, исчезала необходимость заново кратко излагать все дело, поскольку каждый раз разворачивать многометровый столбец с тем, чтобы найти инициативный документ, было неудобно, а работать с тетрадью было довольно просто (нумерация страниц, реестры и т. д.). Необходим также учет наличия или отсутствия печатных бланков, трафаретов и т. д.

Большое внимание исследователь должен посвятить выяснению того, как обеспечивались такие делопроизводственные операции как регистрация документов, хранение, контроль за исполнением.

Серьезные проблемы возникают при классификации документов делопроизводства. Специфика их возникновения и функционирования в различных государствах столь разнообразна, что данный вопрос вызывает очень большие споры. Но на основе преимущественного функционального назначения делопроизводственных документов можно выделить следующие группы:

1) распорядительная;

2) отчетная;

3) протокольная (информация коллегиальных органов, собраний, заседаний);

4) переписка между учреждениями, которые не находятся в системе субординации (подчиненный – руководящий) или равными по статусу структурами;

5) документы, обслуживающие документооборот и документы по личному составу (канцелярия);

6) информационные (основная функция – оповещение о принятых решениях);

7) специальные системы делопроизводства: судебно-следственная, военная, дипломатическая.

В ряде случаев выделяют также делопроизводство политических партий и общественных организаций. Сложность классификации приводит к возникновению множества групп систематизации документов делопроизводства (в языке делопроизводства – «документы»).

По происхождению документы делят на служебные и личные.

Служебные – документы, отражающие деятельность учреждений; личные – письма, заявления, составленные отдельными лицами.

По месту возникновения выделяют внешние и внутренние (существуют журналы регистрации входящей и исходящей документации).

По срочности различают весьма срочные, срочные и несрочные. Весьма срочные и срочные требуют исполнения ранее общего срока, установленного нормативными актами для исполнения такого рода документов. Обычно срочность указывается в резолюции или на документе проставляется гриф «В. срочно» или «К».

По гласности бывают секретные, несекретные, для служебного пользования. Секретные документы имеют особую отметку о секретности. «Совершенно секретно», «Секретно» или «К».

По форме бывают индивидуальные и типовые.

По срокам хранения подразделяются на документы постоянного, долговременного и временного хранения.

По стадиям создания документы можно представлять в виде черновика, оригинала, копии и дубликата.

Черновик – документ в предварительной редакции.

Оригинал (подлинник) – это первый экземпляр документа, составленный в соответствии с требованиями, предъявляемыми к документу.

Копия – точное воспроизведение подлинника с пометкой в правом верхнем углу «Копия». Могут быть простые и заверенные.

Разновидность копии – дубликат, который выдается в случае утери оригинала документа. Он обладает той же юридической силой что и подлинник.

Регистрация документов – это запись необходимых сведений о документах с последующим представлением на них делопроизводственного индекса и даты регистрации.

Главное назначение регистрации – учет, контроль и быстрое нахождение документов.