Организация системы налогового учета НДФЛ. Налоговые регистры и налоговая отчетность по НДФЛ

Налоговый учет по налогу с доходов физических лиц – это предусмотренная законодательством о налогах и сборах процедура учета и предоставления сведений о доходах и удержанных суммах налогов налоговыми агентами налоговым органам или налогоплательщикам.

В соответствии с п. 1 ст. 230 Налогового кодекса РФ налоговые агенты ведут учет доходов, полученных от них физическими лицами в налоговом периоде, предоставленных физическим лицам налоговых вычетов, исчисленных и удержанных налогов в регистрах налогового учета.

Сведения о доходах и суммах налогов налоговые агенты обязаны

предоставлять не только налоговым органам, но и налогоплательщикам. Так, согласно п. 3 вышеназванной статьи налоговые агенты выдают физическим лицам по их заявлениям справки о полученных физическими лицами доходах и удержанных суммах налога по форме, утвержденной ФНС РФ.

По итогам года организация должна отчитаться в налоговой инспекции по удержанному и уплаченному налогу с доходов физических лиц. Для этого нужно оформить справки по форме 2-НДФЛ. Форма этой справки утверждена приказом ФНС России от 30 октября 2015 г. № ММВ-7-11/485@.

Справку составляют на каждого работника, а также на граждан, которым организация выплачивала доход по гражданско-правовым договорам. В ней указывают все доходы, полученные физическим лицом, суммы вычетов, суммы исчисленного и удержанного налога за год.

Если полученный доход работника не облагают НДФЛ, его не нужно отражать в справке.

Справку оформляют отдельно по ставкам налога.

Отчитаться по НДФЛ организация должна до 1 апреля года, следующего за отчетным.

Налоговая декларация по форме 3-НДФЛ является итоговой декларацией и представляется за соответствующий налоговый период. В ней налогоплательщики указывают все полученные ими в налоговом периоде доходы, источники их выплаты, налоговые вычеты, суммы налога, удержанные налоговыми агентами, суммы фактически уплаченных в течение налогового периода платежей на основании налоговых уведомлений, и суммы налога, подлежащие уплате (доплате) или возврату из бюджета.

Налоговая декларация по форме 4-НДФЛ предназначена для отчета предпринимателей, адвокатов и нотариусов, которые должны отразить доходы, планируемые к получению в текущем году.

На основании этих данных инспекция рассчитывает сумму авансовых платежей по налогу на доходы физических лиц. Затем предпринимателю высылают налоговое уведомление и квитанцию на оплату.

Форма 6-НДФЛ введена в 2016 г. и ее обязаны сдавать все работодатели: компании и предприниматели, привлекающие наемных сотрудников. Это форма отчета по исчисленным и перечисленным налогам за определенный период. Стоит учитывать, что 6-НДФЛ не заменяет действующую отчетность 2-НДФЛ, а дополняет ее. В отчете 6-НДФЛ содержится только обобщенная информация по всем физлицам, в отношении которых компания или ИП выступали налоговым агентом. В частности, в нем должны быть указаны суммы исчисленных и выплаченных доходов (в рамках трудовых договоров и ГПД), применяемых налоговых вычетов и сумме исчисленного и удержанного НДФЛ. 6-НДФЛ должна представляться в ФНС по месту регистрации (или ведения бизнеса) ежеквартально до последнего дня месяца, следующего за завершающим в квартале (за 1 квартал - до 30 апреля, за полгода - до 30 июля, за 9 месяцев - до 30 октября и по итогам года- до 1 апреля 2017 года). Компании и ИП, в штате которых свыше 25 работников, обязаны отчитываться исключительно электронно.