Основы создания документа

Одним из основных вопросов создания документа является выбор типа шрифта, его стиля и размера, а также определения требований к плотности печати на строке и странице. Важность этих решений связана с тем, что успех того или иного документа в большой степени зависит от того, как он выглядит.

Выбор шрифта должен соответствовать информации, которую надо передать читателю: шрифт не должен быть ни слишком заметным, ни слишком ординарным. При этом различные части документа (заголовок, сам текст документа, примечания) нужно набирать шрифтами различных размеров. Правильный выбор шрифта, его стиля (жирный, курсив, обычный) и размера акцентирует содержание сообщения, не привлекая внимания к самому шрифту. Большое значение имеет выбор степени разреженности строк на странице и их длина.

Тип шрифта (или принятый в полиграфии термин гарнитура шрифта) определяет особенности написания целого набора символов, включающего заглавные и строчные буквы, цифры, знаки пунктуации и специальные символы (например, Times New Roman или Verdana). Каждый тип шрифта имеет несколько стилей начертания символов, например, полужирный, курсив, полужирный курсив, обычный. Кроме того, можно ввести подчеркивание символов и фрагментов текста,

Размер шрифта (кегль) – это его вертикальный размер, измеряемый в пунктах (1 пт равняется 0,376 мм). Для большинства документов используются 12-пунктовые шрифты, в то время как газетная полоса может иметь только 8-пунктовый. Размер шрифта более 14 пт обычно используется лишь для заголовков и выделений.

Разреженность строк и символов. Низкая разреженность строк (т.е. небольшое расстояние между соседними строками) затрудняет чтение, а высокая - делает документ малоинформативным. Для правильного выбора разреженности строк, также измеряемой в пунктах, необходимо учитывать размер используемого шрифта. В современных издательских системах разреженность строк определяется автоматически на уровне 120% от выбранного размера шрифта. Во многих текстовых процессорах имеется возможность регулировать расстояние между символами в словах, создавая более уплотненное или разреженное их начертание. Такой прием часто применяется для заголовков.

Ширина строки (колонки) определяется количеством знаков, которые могут быть на ней помещены. Обычно оптимальной считается ширина строки в пределах от 45 до 60 символов.

Меньший размер шрифта дает возможность поместить больше символов на заданной площади листа.

Верстка страниц определяет организацию страницы, задавая соотношения между границами, колонками и расстояние между колонками.

Одноколоночная верстка обычно используется для книг и писем, в то время как двух- и трехколоночный формат больше подходит для журналов и газет.

Вставка рисунков. В процессе верстки рисунки, так же, как и текст, размещаются в границах установленных колонок. При размещении рисунков следует соблюдать ряд правил:

· располагайте рисунки сразу после упоминания о них в тексте;

· оставляйте по сантиметру пространства между текстом и рисунком;

· старайтесь использовать рисунки той же ширины, что и сопровождающий их текст.

Дополнительные принципы проектирования:

· Не пишите убористо. Оставляйте на листе достаточно пустого места, чтобы дать глазу передышку. Между краями листа и текстом оставляйте хотя бы по паре сантиметров.

· Организуйте элементы документа так, чтобы он выглядел единым целым, занимал при этом минимальную площадь страницы.

· Не используйте на странице много различных шрифтов и рисунков: помните, что они лишь украшение текста.

· Не используйте слишком длинных строк: длинные строки утомляют глаз читателя.

· Соблюдение принципа баланса требует, чтобы визуальный вес левой и правой частей страницы (или левой и правой страниц разворота) был примерно одинаков.

· Чтобы акцентировать внимание читателя, применяйте специальные средства. Простейшие из них – изменение типа и размера шрифта. Заголовки следует набирать шрифтом большего размера, чем подзаголовки, которые, в свою очередь, должны быть больше основного текста. Также эффективно использование стилей шрифтов, однако ими следует пользоваться умеренно. Не следует выделять заглавными буквами или подчеркивать длинные фрагменты текста. Важным средством выделения является заполнение фрагмента серым (цветным) тоном и/или выделение фрагмента в рамку.

ВЫВОДЫ

1. К основным этапам обработки текстовых документов с помощью компьютеров относятся: ввод текста документа; редактирование документа; сохранение документа; публикация документа; поиск и открытие созданного документа; перевод документа на другой язык (при необходимости).

2. Программное обеспечение, предназначенное для обработки документов с помощью компьютера, условно разделяют на две категории: текстовые редакторы и текстовые процессоры.Текстовые редакторы представляют собой простейшие программы, предназначенные для ввода и примитивного редактирования текста. Текстовые процессоры – прикладные программы, содержащие развитые средства создания и оформления документов, а также обеспечивающие внедрение в документ графики, таблиц, аудио- и видеоинформации и т.п.

3. Многофункциональный текстовый процессор MS Office Word 2003, входящий в состав интегрированного офисного пакета MS Office 2003, предназначен для создания сложных составных документов, их редактирования и форматирования.

4. Интерфейс – это средство графического отображения происходящих в компьютере процессов, позволяющее человеку работать с программами в визуальном, удобном для него режиме.

5. Форматирование – это способность текстового процессора изменять оформление документа на странице: изменять границы рабочего поля, определяя поля сверху, снизу, слева, справа; устанавливать межстрочный интервал (разреженность строк на странице) и межбуквенный интервал в слове; выравнивать текст – центрировать, прижимать к левой или правой границе, равномерно распределять слова в строке; использовать разные шрифты и т.п.

6. Одним из основных вопросов создания документа является выбор типа шрифта, его стиля и размера, а также определения требований к плотности печати на строке и странице. Важность этих решений связана с тем, что успех того или иного документа в большой степени зависит от того, как он выглядит.

Контрольные вопросы

1. Определите основные этапы обработки текстовых документов с помощью компьютера.

2. Какими способами осуществляется ввод текста в компьютер?

3. Определите основные форматы сохранения текстовых файлов.

4. В чем заключается различие между текстовыми редакторами и текстовыми процессорами?

5. Определите назначение и основные возможности текстового процессора MS Office Word 2003.

6. Какие основные элементы входят в состав пользовательского интерфейса текстового процессора MS Office Word 2003?

7. Определите назначение основных команд меню MS Office Word 2003.

8. Для чего используются панели инструментов? Каким образом настраиваются эти панели?

9. Какие средства MS Office Word 2003 используются для настройки интерфейса и опций текстового процессора?

10. Что собой представляет фрагмент в документе? Какие бывают фрагменты и каким образом они выделяются в документе?

11. Что такое форматирование текста?

12. Определите основные правила набора текста.