Особенности проектирования форм первичных документов

Первичные документы предназначены для отражения процессов в материальной сфере и поставляют всю постоянную и оперативную информацию, необходимую для решения экономических задач и выработки управленческих решений. К числу основных требований, предъявляемых к первичным документам, можно отнести следующие: неизбыточность и полноту информации для решения задач, высокую достоверность и своевременность собираемой информации. Кроме того, первичная информация должна быть расположена в документе таким образом, чтобы учитывались требования удобства для последующей обработки данных в компьютер.

При проектировании форм первичных документов (рис. 5.2) должны учитываться следующие принципы:

· отсутствие в первичных документах постоянной информации, для которой необходимо создание самостоятельных файлов;

· отсутствие дублирования показателей в документах;

· выделение реквизитов, имеющих одно или несколько значений на документ, т.е. выделение однозначных и многозначных реквизитов;

· выделение справочных, группировочных реквизитов и реквизитов-оснований;

· логичность построения, т.е. старшие по объему понятий признаки должны предшествовать младшим (например, наименование предприятия -> наименование цеха -> номер участка);

· согласование последовательности реквизитов в документе с макетами размещения информации на экране компьютера и в файлах.

Процесс разработки первичных документов имеет особенности в каждой организации и выполняется в следующей последовательности.

1. Определение полного реквизитного состава каждого документа.

2. Классификация реквизитов: однозначные и многозначные; признаки и основания; справочные и группировочные; переносимые и не переносимые на машинные носители.

3. Установление логической соподчиненности реквизитов первичных документов.

4. Выбор какой-либо формы первичного документа.

5. Осуществление размещения реквизитов по выбранной форме в соответствии с проведенной классификацией.

6. Выполнение расчета размеров документа по вертикали и горизонтали с учетом размера полей.

7. Выбор формата бумажного носителя.

8. Построение эскиза документа соответствующей формы.

9. Выделение толстой линией реквизитов, переносимых на машинный носитель.

10. Редактирование шапок документов в соответствии со словарем-тезаурусом[1].

a

б

в

Рис.5.2. Схемы основных форм первичных документов: а - линейная, б - анкетная, в - табличная форма (для многозначных реквизитов).

Как правило, используют ряд типовых форм документов (см. рис. 5.2). Например, линейная форма (а) отличается тем, что в ней каждому типу реквизитов соответствует только одно значение этого реквизита, и они располагаются по горизонтали. Анкетная форма (б) используется также для однозначных реквизитов, но этот набор реквизитов располагается по вертикали. Табличная форма (в) используется для многозначных реквизитов, при этом в ней столбцы содержат типы реквизитов, а строки отражают значения типов.

Как правило, для первичных документов, имеющих однозначные и многозначные реквизиты, применяют комбинированную форму, состоящую из трех зон (рис. 5.3):

I - заголовочная зона, предназначенная для однозначных реквизитов, включающая группу справочных и группировочных признаков, используемых при машинной обработке;

II - содержательная зона, включающая группу многозначных реквизитов, предназначенных для пользователя и для машинной обработки, и включающая группу справочных признаков (1), совокупность группировочных признаков (2) и группу реквизитов-оснований (3);

III - оформительная зона, в которой, как правило, располагаются подписи должностных лиц.

Рис. 5.3. Макет первичного документа комбинированной формы