Проектирование унифицированной системы документации ЭИС

При разработке системы документации в ЭИС проектиров­щик должен решать следующие проблемы: спроектировать и унифицировать новые документы; отобрать документы, которые будут использоваться в ЭИС без изменений; выявить в существующей системе те документы, которые надо унифицировать.

Рис. 5.1. Схема процесса проектирования УСД

В процессе проектирования можно выделить три этапа работ (рис. 5.1):

· построение новых форм документов;

· унификация всей системы документации;

· разработка инструкций и методических материалов, регламентирующих работу пользователей с системой документации.

Рассмотрим содержание работ, выполняемых на каждом этапе.

На первом этапе выполняются шесть работ. Содержание первой работы «Определение состава результатных показателей» зависит от того, какие формы документов проектируются. Выделяются первичные и результатные документы, состав которых выявляется после разработки всех постановок задач. При этом в первую очередь проектируются формы результатных документов, а затем первичных.

При выполнении второй работы «Определение состава первичных показателей» выявляется полный состав первичных - исходных показателей, на базе которых рассчитываются результатные показатели, отражаемые в формах результатных документов.

При выполнении третьей работы Разбиение показателей по формам документов определяется содержание форм результатных документов и форм первичных документов. Разбиение показателей по формам осуществляется по семантической близости показателей и по их алгоритмической увязке при расчете результатных показателей. Если проектировщик разрабатывает формы результатных документов, то критерий алгоритмической увязки показателей является главным. Например, обоснованным считается включение в один результатный документ Ведомость отпуска товаров со склада за месяц следующей группы показателей: количество отпущенных товаров со склада по накладной, цена товара, стоимость отпущенных товаров по накладной, итого стоимость отпущенных товаров по номенклатуре за месяц, итого стоимость отпущенных товаров по каждому складу и по всем складам.

Если проектируются формы первичных документов, то основ­ным критерием является семантическая близость показателей, под которой понимается наличие общих типов и значений реквизитного состава этих показателей. Например, в первичный документ Накладная на отпуск товара правильным считается включение следующих показателей: количество отпущенных товаров определенной номенклатуры со склада на определенную дату, цена товара этого вида номенклатуры, стоимость отпущенных товаров этого вида номенклатуры на определенную дату.

При выполнении четвертой работы осуществляется «Выбор типа носителя» для документа. Если документы первичные, то носителем является бумага формата А4 или А5. Если проектируются результатные документы, то тип и форма выдачи результатной информации зависят от характера решаемой задачи. Например, если решается прогнозная задача, при получении результатов которой применяются методы корреляционного или регрессионного анализа, то основным носителем будет экран компьютера, на который будут выданы графики, и бумажный носитель.

Если решается задача математического моделирования, то информация выдается на экран или рулонную бумагу. При решении задачи оперативного управления основным носителем будет являться экран. В качестве критерия выбора носителя можно использовать показатели надежности хранения информации, достоверности информации и качества воспроизведения материала.

При выполнении пятой работы Определение способа нанесения информации в документы выбирается способ нанесения информации, который зависит от того, как считывается информация с первичного документа: визуальным способом или автоматическим. Если применяется автоматический способ считывания, то необходимо выбрать устройства считывания и типы шрифтов для нанесения информации в документ. В настоящее время существуют следующие виды шрифтов:

· кодированные, в которых изображение реквизита отделено от его кода (например, широко используемые в настоящее время штрих-коды);

· стилизованные, в которых изображение символов содержит код;

· нормализованные, например шрифты, применяемые на почтовых конвертах;

· графические отметки.

Содержание выполнения шестой работы Проектирование форм документов зависит от типа проектируемого документа и будет рассмотрено ниже.

На втором этапе выполняются работы по унификации всех документов, включая вновь созданные и уже существующие. Для этого необходимо выявить и проанализировать полный состав системы документации, составить перечень документов по функциональным подсистемам, выявить характеристики документов (периодичность составления, тип задач, адресат, количество показателей, частота использования), ис­ключить из первичных документов производные показатели и показатели, многократно вводимые в компьютер, ввести единую тер­минологию путем составления словаря (тезауруса), установить единые единицы измерения, провести классификацию и кодирование документов, реквизитного состава документов, уточнить используемые формы и построить единые формы документов.

На третьем этапе составляются технологическая документация и инструкции, описывающие правила заполнения, передачи, использования и хранения документов, схемы документооборота, отражающие все операции, выполняемые над документами, и подразделения, в которых они происходят, начиная от выписки и кончая сдачей их в архив.