Порядок подготовки и оформления проектов документов

3.4.1. Проекты постановлений, распоряжений, приказов разрабатываются должностными лицами в соответствии с поручением руководителя или в инициативном порядке.

Первый экземпляр проекта визируется должностным лицом, разработавшим данный проект, руководителем структурного подразделения, руководителем юридической службы, другими структурными подразделениями, организациями с учетом вопросов, рассматриваемых в проекте. Проекты постановлений, распоряжений главы администрации области, края, города подготавливаются согласно инструкции указанных администраций.

Тексты постановлений, приказов, как правило, состоят из констатирующей и распорядительной части. В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий. Если основанием распорядительного документа является законодательный акт, нормативный или распорядительный документ, то в констатирующей части указываются: автор документа, название документа, дата, номер и заголовок. В пунктах распорядительной части указываются: исполнители, действия и сроки исполнения предполагаемых действий. В последнем пункте распорядительного документа необходимо указать должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа в целом.

Проекты распорядительных документов передаются на подпись руководителю через службу ДОУ (документационного обеспечения управления), которая несет ответственность за правильность их оформления.

Распорядительные документы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.

3.4.2. Протокол – документ, в котором фиксируются обсуждение вопросов и принятые решения на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части заполняются реквизиты: председатель, секретарь, количество присутствовавших, повестка дня.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Доклады, решения прилагаются к протоколу.

3.4.3. Тиражирование документов

При определении количества экземпляров тиражируемых документов следует исходить из необходимости своевременного доведения их до организаций и должностных лиц, которых данный документ касается. Тираж определяет ответственный исполнитель, согласуя его с руководителем службы ДОУ.

При подготовке документов с помощью средств вычислительной техники оформление также осуществляется на основании единых правил согласно ГОСТ Р 6.30-97.