Ошибки в счетных записях. Процедура их выявления и исправления.

Все ошибки, возникающие в бухгалтерском учете, подразделяются по следующим признакам:

1. По умыслу: умышленные и неумышленные. Умышленные ошибки связаны со злоупотреблениями. Неумышленные ошибки возникают без злого умысла.

2. По причинам возникновения: утомление, небрежность, неисправность техники.

3. По последствиям: локальные и транзитные. Локальная ошибка не влечет за собой последующих ошибок. Транзитная ошибка влечет за собой последующие. Например, если при записи в кассовой книге была допущена ошибка в сумме, то она автоматически может быть повторена в журналах-ордерах и Главной книге. Транзитные ошибки в большей степени, чем локальные, искажают данные бухгалтерского учета.

4. По значимости: значимые и незначимые. Значимые ошибки влияют на принятие управленческих решений. Незначимые ошибки не могут повлиять на управленческие решения.

5. По месту возникновения: в тексте, в числах, в корреспонденции счетов.

Различают следующие варианты поиска ошибок:

1. При выполнении подсчета (суммировании) ряда чисел можно на калькуляторе сначала зафиксировать промежуточный итог, а затем в той же последовательности набрать те же числа со знаком минус. Если после этого окончательный итог будет равен нулю, то подсчеты выполнены правильно.

2. При несовпадении итогов в оборотах по журналу хронологической регистрации операций и оборотной ведомости необходимо установить, где в двух или трех итогах нарушается равенство. Если в двух, то совпадающие условия признаются правильными, а в числах, дающий третий, несовпадающий итог, имеется ошибка. Между несовпадающими итогами надо найти разность, которая может указать на величину ошибки. Если в трех, то ошибку следует искать во всех трех группах чисел.

3. Для выявления правильности разноски используется пунктирование, «открыживание» чисел. Например, если в журнале зафиксирована сумма, то около нее проставляют отличительный знак (W или V), затем отыскивают эту же сумму, в дебетуемом счете ставят тот же знак, затем в кредитуемом, и также проставляют этот знак. Если первая пунктировка не дала результата, то ее повторяют, причем проставляют уже второй знак (W), там же делают отметку на знаке (V).

Основное правило исправления заключается в том, что ни при каких обстоятельствах ошибка не может быть уничтожена, ее нельзя стереть резинкой или бритвой, заштриховать или затушевать. Смысл исправления ошибки заключается в том, чтобы все ее видели как ошибку, а не расценивали как свидетельство возможного злоупотребления. Ошибки могут быть допущены в тексте операции, тогда они приведут к неправильной бухгалтерской проводке и в числах (наиболее распространенные). Часто бухгалтер, записав сумму в дебет одного счета, забывает записать ее в кредит другого счета или, наоборот, записав сумму в журнал, забывает разнести ее по счетам. Иногда, заполнив регистры синтетического учета, бухгалтер забывает об аналитическом. Различают три способа исправления ошибок в учетных регистрах: корректурный, дополнительной проводки и «красное сторно».

Корректировка (корректурный способ)(от лат. correctio – поправка) заключается в зачеркивании неправильного текста или суммы и написании выше правильного текста или суммы.

Способ дополнительной проводки – это исправление обычной записью на сумму разницы путем составления второй бухгалтерской проводки с аналогичной корреспонденцией счетов.

Сторнировочные записи – это исправительные записи методом «красное сторно» (от итал. storno – перевод счета). Этот способ применяют:

- при исправлении ошибок в корреспонденции счетов;

- когда бухгалтерская проводка составлена правильно, но записанная сумма больше, чем по хозяйственной операции.

Ошибка, обнаруженная в бухгалтерской проводке, «сторнируется», т. е. ранее сделанная в учете запись повторяется красными чернилами, и происходит вычитание предыдущей, уже записанной суммы, после данной операции приравниваемой к нулю. После чего делается правильная корреспонденция счетов обычной записью. Тем самым признается, что исправленная новая запись есть первоначальная запись. Она может быть отражена в учете до подведения итогов в учетных регистрах и составления отчетности.

После того как составлен баланс и другие отчетные формы, никакие исправления ни в учетных регистрах, ни в Главной книге за данный отчетный период не допускаются.