Двойная запись, ее сущность и значение

Двойная запись – это отражение каждой хозяйственной операции не менее чем на двух взаимосвязанных счетах по дебету одного и кредиту другого счета в одной и той же сумме.

Взаимосвязь между дебетом одного и кредитом другого счета, возникшая при отражении хозяйственной операции, называется корреспонденцией счетов. Бухгалтерские счета, между которыми возникает такая взаимосвязь, называются корреспондирующими.

Обозначение корреспонденции счетов, т.е. указание номера и наименования дебетуемого и кредитуемого счетов, указание суммы по конкретной хозяйственной операции, называется бухгалтерской проводкой или бухгалтерской записью.

Для правильного отражения сумм хозяйственных операций на счетах методом двойной записи необходимо последовательно выяснить следующее:

- экономический смысл хозяйственной операции;

- какие объекты учета участвуют в хозяйственной операции и что с ними происходит – увеличение (+) или уменьшение (-);

- какие счета участвуют в отражении суммы по данной хозяйственной операции – номер и наименование;

- какие это счета по структуре - активные или пассивные;

- на какой стороне - по дебету или по кредиту каждого из корреспондирующих счетов запишем сумму хозяйственной операции, т.е. ответим на вопрос - какая будет бухгалтерская проводка /запись/.

При этом, бухгалтерские проводки (записи) бывают простыми и сложными.

Рассмотрим процедуру составления простых бухгалтерских проводок в зависимости от содержания хозяйственной операции.

Перваяоперация. Получено по чеку с расчетного счета в кассу организации денежные средства в сумме 80 000 руб. на хозяйственные нужды.

Данная хозяйственная операция затрагивает объект учета – денежные средства. При этом данная операция вызывает изменения денежных средств на расчетном счете в сторону уменьшения (-), а в кассе организации – в сторону увеличения (+). В отражении этой хозяйственной операции используются счета: «Расчетные счета» и «Касса». Оба счета являются активными и поскольку на расчетном счете произошло уменьшение, сумму 80 000 руб. покажем по кредиту счета «Расчетные счета», а в кассе произошло увеличение денежных средств – отразим сумму 80 000 руб. по дебету счета «Касса».

Следовательно, сумма по этой хозяйственной операции отражается бухгалтерской проводкой (записью):

Дебет «Касса» 80 000 (+)

Кредит «Расчетные счета» 80 000 (-)

Даннаяхозяйственная операция вызывает изменения только в активе.

Вторая операция. Начислен налог на доходы персонала в сумме 8 200 рублей.

Данная хозяйственная операция затрагивает объект учета – задолженность. При этом, данная операция вызывает изменения задолженности по оплате труда в сторону уменьшения (-) и изменения задолженности перед бюджетом по налогу с доходов физических лиц в сторону увеличения (+). В отражении данной хозяйственной операции используются счета: «Расчеты с персоналом по оплате труда», «Расчеты по налогам и сборам». Оба счета являются пассивными и, поскольку произошло уменьшение задолженности по оплате труда на сумму 8 200 руб. – покажем по дебету счета «Расчеты с персоналом по оплате труда», а задолженность перед бюджетом увеличилась на 8 200 руб. – отразим по кредиту счета «Расчеты по налогам и сборам».

Следовательно, сумма по этой хозяйственной операции отражается бухгалтерской проводкой (записью):

Дебет «Расчеты с персоналом по оплате труда» 8 200 (-)

Кредит «Расчеты по налогам и сборам» 8 200 (+)

Данная хозяйственная операция вызывает изменения только в пассиве.

Третья операция. Поступили материалы от поставщиков на сумму 70 000 руб. Материалы еще не оплачены.

Данная хозяйственная операция затрагивает два объекта учета – материалы и задолженность перед поставщиком. При этом, данная операция вызывает изменения задолженности перед поставщиком в сторону увеличения (+) и изменения в состоянии материалов также в сторону увеличения (+). В отражении данной хозяйственной операции используются счета: «Материалы» - активный и «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» - в данном случае - пассивный. Убрали фразу.

Поскольку, с одной стороны, произошло увеличение материалов, то сумму 70 000 руб. покажем по дебету счета «Материалы», а с другой стороны произошло увеличение задолженности перед поставщиком, что покажем по кредиту счета «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Следовательно, сумма по этой хозяйственной операции отражается бухгалтерской проводкой (записью):

Дебет «Материалы» 70 000 (+)

Кредит «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» 70 000 (+)

Данная хозяйственная операция вызывает изменения и в активе и пассиве.

Четвертая операция. Выдана из кассы заработная плата персоналу организации в сумме 50 000 руб.

Данная хозяйственная операция затрагивает два объекта учета – денежные средства и задолженность по оплате труда.

Последовательно выясняем, что:

- эта хозяйственная операция вызывает с одной стороны – расход (уменьшение) денежных средств в кассе организации, с другой стороны - вызывает уменьшение задолженности перед персоналом организации;

- эта хозяйственная операция затрагивает следующие объекты учета - денежные средства в кассе и кредиторскую задолженность по оплате труда, а, следовательно, в отражении этой хозяйственной операции участвуют счета «Касса» и «Расчеты с персоналом по оплате труда»;

- по структуре (строению) счет «Касса» - активный, счет «Расчеты с персоналом по оплате труда» - пассивный;

- по счету «Касса» произошло уменьшение, т.к. он активный сумму 50 000 руб. запишем в кредит, по счету «Расчеты с персоналом по оплате труда» произошло уменьшение задолженности, т.к. счет пассивный, то сумму 50 000 руб. на этом счете запишем в дебет.

Бухгалтерская проводка в этом примере будет иметь вид:

Дебет «Расчеты по оплате труда» 50 000 (-)

Кредит «Касса» 50 000 (-)

Данная хозяйственная операция вызывает изменения и в активе и пассиве.

Рассмотренная последовательность составления бухгалтерских проводок приемлема для отражения только тех хозяйственных операций, в которых используются активные и пассивные счета. Но, кроме активных и пассивных счетов, существуют бухгалтерские счета со своей достаточно сложной нестандартной структурой построения, выполняющие строго определённую операционную функцию, которые изучаются каждый в отдельности. По этим счетам возникает вопрос, где отражать суммы хозяйственных операций, вызывающие увеличениеучитываемого объекта, а где - уменьшение. Разобраться с этими вопросами поможет группировка счетов по назначению и структуре, которая будет рассмотрена ниже.

Суммы текущих изменений, вызванные хозяйственными операциями, записываются в хронологической последовательности по датам их совершения в Журнале регистрации фактов предпринимательской деятельности следующей формы: