Определение и общие характеристики организаций

Термин «организация» происходит от греческого слова «organon», которое означает устройство, сочетание, объединение чего-либо или кого-либо в одно целое и приведение в стройную систему. «Большой энциклопедический словарь» дает такое определение организации: организация (франц. – organisation, от средневекового латинского organizo – сообщаю стройный вид, устраиваю). Таким образом, термин «организация»означает:

- строение чего-либо (упорядочивание);

- деятельность по налаживанию, устройству, упорядочиванию, оптимизации работы других;

- совокупность людей, групп, объединенных для решения какой-либо задачи.

Несмотря на множественность определений, даваемых специалистами в области управления, любая организация рассматривается как общность людей, которые объединяют свои усилия и осознают необходимость координации их деятельности для достижения общего результата (цели).

Другое определение организации, достаточно схожее с вышеприведенным, дается в «Словаре иностранных слов», согласно которому организации представляют собой «совокупность людей, групп, объединенных для достижения какой-либо цели, решения какой-либо задачи на основе принципов разделения труда, разделения обязанностей и иерархической структуры; общественное объединение, государственное учреждение».

Также имеет общий главный смысл определение Д. Бодди и Р. Пэйтона. Они предлагают определять организацию как совокупность индивидов, которые стремятся для достижения определенных целей оказать влияние на других создающих материальные ценности, увеличивающих благосостояние людей посредством разнообразных процессов, технологий, структур и культур. Мес- кон и др. дают следующее определение организации - это группа людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели (или целей). Таким образом, можно дать следующее определение организации:

Организация – это социальная целостность, направленная на некоторую цель, построенная как специально структурированная и координированная система, предназначенная для некоторой деятельности и связанная с окружающей средой.

Все вышеприведенные определения справедливы для формальных организаций, т.е. тех которые специально создаются людьми для достижения желаемых результатов. Термин «организация» в менеджменте обычно используется для обозначения формальной организации.

В деятельности организаций можно выделить две сферы, которые существенно отличаются между собой по многим показателям и инструментам управления (табл.3).

Таблица 1.1 – Сходство и различие формальной и неформальной организации

Первая – это область формального управления или формальная организация. Она управляется профессиональными менеджерами и осуществляет функции: выработки целей и задач, принятия и координации решений, стимулирования и вознаграждения, контроля и санкционирования и др. Это часть организации, которая планируется, программируется, контролируется.

Есть участки и уровни организации, которые не поддаются прямому управлению и координации деятельности, они требуют поведенческих способов управленческих воздействий, принятия решений, мотивации и контроля персонала. Таким образом, вторая область управления – это область неформального управления или неформальная организация.В любой формальной организации существуют и неформальные. Эти организации никто специально не создает, они возникают спонтанно, но в них люди также общаются и взаимодействуют между собой на основе общих интересов. Неформальные организации могут оказывать существенное влияние на деятельность формальной организации и любой менеджер должен уметь воздействовать на поведение таких групп с учетом интересов формальной организации. Неформальные группы обычно имеют свои неписаные правила и нормы поведения. В них существует определенное распределение ролей и определен статус каждого входящего в группу. В неформальной группе, как правило, выделяется явно или неявно выраженный лидер. Руководители должны понимать, что вне зависимости от их воли неформальные группы существуют, с ними бесполезно бороться, с ними нужно считаться, искать способы эффективного взаимодействия, использовать их сильные стороны для достижения целей организации.

Однако, большой организационный эффект здесь можно ожидать только при целенаправленном управлении этой сферой со стороны высшего и среднего менеджмента при условии создания определенного социокультурного фона (ценности, нормы, традиции, идеалы). Именно в этой области происходят процессы нематериального мотивирования персонала, творческого поиска и инновации, горизонтальных коммуникаций и командообразования, лидерства и развития организации.

Рассматривая организацию как систему, следует классифицировать их по степени открытости по отношению к внешней среде.

Открытая организация – это целостный комплекс взаимосвязанных элементов, который имеет особое единство с внешним окружением или это само- организующаяся система на всех этапах жизненного цикла.

В противоположность открытым, закрытые организации ориентированы в основном на внутренние процессы, и в условиях рынка функционировать не могут. Здесь следует отметить, что полностью закрытых систем не существуют. Все организации в большей или меньшей степени зависят от внешней среды, т.е. не смогут существовать изолированно от нее. На самом деле это так, поскольку любая организация не сможет функционировать без ресурсов, полу- чаемых из внешней среды с одной стороны, а с другой внешняя среда в виде потребителей использует продукцию организации и если потребитель откажется от нее смысл существования любой организации исчезает.

Организации создаются для достижения самых разных целей, удовлетворения различных потребностей людей, поэтому они так разнообразны, имеют различное назначение, расположение, размеры, внешний вид, строение, поведение и другие характеристики. Несмотря на большое разнообразие различных организаций в современном обществе все они имеют определенные сходные характеристики.

Выделяют общие и структурные характеристики организаций.

Если провести аналогию с описанием человека, то с помощью общих характеристик можно дать общее представление о человеке и его принадлежности к определенному биологическому виду, этносу и социальному слою, то с помощью структурных характеристик можно описать его с точки зрения роста, веса, черт характера, особенностей речи и т.д.

К общим характеристикам относятся:

- размер;

- цели и стратегии;

- окружающая среда;

- технологии;

- культура.

К структурным характеристикам относятся:

­ централизация и децентрализация;

­ иерархия власти;

­ специализация;

­ формализация;

­ профессионализм;

­ управление персоналом.

Размер организации – это величина организации (количество людей, объемы производства товаров и услуг, сложность структур и пр.)

Цели и стратегии – это:

­ желаемые результаты деятельности организации и способы их достижения;

­ способы распределения ресурсов и виды деятельности, необходимые для установления отношений с окружающей средой и достижения целей организации;

­ цели и стратегии определяют поле деятельности организации и ее взаимоотношения со своими сотрудниками, покупателями и конкурентами.

Окружающая среда – все, что связано с деятельностью организации, но находится за ее пределами. Различается ближнее и дальнее внешнее окружение организации.

Технологии - это:

­ инструменты, способы производства и действий по преобразованию входных данных в выходные;

­ отработанные, привычные, формализованные способы деятельности в организации.

Организационная культура – это:

­ инструмент эволюционного и стратегического развития организации;

­ память, внешняя сторона жизнедеятельности организации.

Централизация – децентрализация – это:

­ уровень, на котором принимаются решения;

­ предельно централизованные (с жесткими структурами) и децентрализованные организации (с мягкими структурами и делегированием полномочий).

Иерархия власти:

­ описывает связи подчинения в организации, области прав и ответственности работников;

­ понятие иерархии связано с диапазоном контроля сотрудников, пределами управляемости.

Специализация:

­ показывает, насколько цели и задачи организации распределены по профессиональному признаку;

­ бывает высокая (узкий круг задач) и низкая (разнообразные обязанности) специализация.

Формализованность - это:

­ степень влияния на работу организации письменной документации (регламентов, предписаний, инструкций, положений, уставов и пр.);

­ безличность и автоматизм в управлении посредством большого количества регламентов и распорядительной информации.

Профессионализм - это:

­ уровень профессионального образования и подготовки работников;

­ уровень компетентности руководителей и специалистов;

­ профессиональная, социальная и методологическая компетентность руководителей и специалистов;

­ система внутрифирменного (корпоративного) обучения в организации. Управление персоналом характеризует:

­ стиль управления в организации;

­ организацию как социальную систему;

­ управление человеческими ресурсами в организации;

­ понятие человеческого капитала в организации;

­ роль персонала в принятии решений и контроле деятельности организации;

­ повышение статуса и значения служб персонала в современных организациях;

­ соотношение формальных и неформальных факторов деятельности организации;

­ роль неформальной составляющей в управлении организацией.