Матрица управления временем


МАТРИЦА УПРАВЛЕНИЯ ВРЕМЕНЕМ С. КОВИ

 

Мы, казалось бы, теряем минуты, а незаметно проходит вся жизнь. И поэтому так важно уделять внимание в наше стремительно летящее время разумному использованию этого, так быстро ускользающего ресурса.

Главная задача — не управление временем, а управление собой. Планиру­ются не действия и время, а достижение результатов. Другими словами, нам следует не только пытаться быть более организо­ванными и лучше распределять время. Следует начать по-новому мыслить о времени.

Исходная идея, по мнению С. Кови, заключается в том, что мы расходу­ем время одним из четырех способов.

Матрица управления временем

Дела Срочные Несрочные
Важные    
Критические ситуации Неотложные проблемы Проекты с «горящим сроком» исполнения Профилактические действия. Поддержание ресурсов и средств. Создание связей Поиск новых возможностей. Планирование. Восстановление сил.
Неважные    
Отвлечения, некоторые телефонные звонки. Корреспонденция, какие-то сообщения. Некоторые заседания Предстоящие неотложные дела Распространенные виды деятельности Мелочи, отнимающие время. Корреспонденция. Звонки. Пустая потеря времени. Праздное времяпровождение.

 

Как показывает матрица, виды деятельности характеризуют­ся двумя факторами: срочностью и важностью.

Срочное — это то, что требует немедленного внимания. То, что можно обозначить словом «Сейчас». А какие дела можно на­звать важными?

Важное имеет отношение к результатам. Важным является то, что вносит вклад в вашу миссию, ваши ценности и в ваши наи­важнейшие цели.

Важные и несрочные дела требуют от нас гораздо большей инициативы, чем срочные, которые просто толкают нас: «Делай!» Мы должны проявлять активность, чтобы не упустить возмож­ность и получить результат. Если у нас нет представления о том, что важно для нас, о тех результатах, которых мы хотим достичь в жизни, то легко переходим к реагированию на срочное.

Некоторые люди изо дня в день оказываются буквально атакованы «горячими» проблемами. Единственное облег­чение видят они в бегстве к неважным и несрочным делам (квадрат 4). Так живут люди, управляемые кризисными ситуа­циями.

Другие люди значительную часть времени тратят на сроч­ные, но не важные дела (квадрат 3). Они тратят свое время на срочное, считая это также и важным. Но в действительности срочность этих дел основана на приоритетах и ожиданиях дру­гих людей.

Руководители эффективные держатся в стороне от дел, обо­значенных в квадратах 3 и 4, поскольку срочные они или нет — прежде всего они неважные. Кроме того, они уменьшают размер дел в квадрате 1, отводя больше времени решению дел в квадрате 2.

Сердцем эффективного управления временем, а значит, и собой являются дела квадрата 2. Они связаны с тем, что считается важным, но несрочным. Включают в себя такую деятельность, как строительство отношений, написание личных обязанностей, планирование, упражнения, профилактика, подготовка — все те дела, которые мы считаем нужными, но редко заставляем себя за них взяться, так как они несрочные.

Вывод во всех случаях напрашивается один: вначале думать, принимать взвешенное, осмысленное решение, а уже потом браться за дело. Срочные дела следует либо делать, либо передоверять их исполнение другим, нотоже немедленно, не затягивая с их решением. Те дела, которые могут подождать, должны быть не просто отложены в сторону, но следует установить время, кон­кретное и точное, когда они будут сделаны, и соответствующий пункт об этом должен быть записан в плане личной деятельности.

ПРИНЦИПЫ ПЛАНИРОВАНИЯ ВРЕМЕНИ

 

Опыт показывает, что каждый, кто пожелает организовать и использовать свое время более эффективно, может осуществить это желание.

Рассмотрим кратко содержание основных принципов планирования времени.

1. Принцип 60:40.Данный принцип устанавливает, что планом должно быть охвачено не более 60% рабочего времени, остальное время должно использоваться спонтанно. Данное соотношение является примерным и в зависимости от рода занятий может откло­няться в ту или иную сторону. В любом случае очевидно, что реальная жизнь намного сложнее любого самого идеального плана, и поэтому нет смысла расписывать весь рабочий день, необходимо оставлять свободное время для выполнения тех дел, которые могут непредвиденно потребовать вашего участия.

2. Принцип регулярности планирования.Этот принцип устанавливает, что планированием нельзя заниматься от случая к случаю, оно должно рассматриваться в качестве постоянной задачи. Только в этом случае достигается максимальный эффект от планирования времени. Принято считать, что разработку рабочего плана на день лучше всего выполнять в конце предыдущего рабочего дня, когда имеется ясная картина того, что сделано и что предстоит сделать в ближайшее время.

3. Принцип системности планированияозначает, что должна быть выработана определенная система разработки планов, наиболее удобная для конкретного пользователя. Одни для этих целей используют стандартные ежедневники, другие - листы перекидного календаря, третьи разрабатывают собственные формуляры и т. д.

4. Принцип реалистичности планированияговорит о том, что необходимо планировать такой объем задач, с которым реально можно справиться. Часто в противовес этому принципу выдвигают принцип напряженности планов. На наш взгляд, здесь должен использоваться взвешенный подход: строить планы необходимо с учетом собственных возможностей и внешних ограничений. Если мы не справляемся с планом, то можем прийти к выводу, что планирование - пустая трата времени, и вовсе отказаться от него, хотя причина может заключаться в том, что мы просто переоценили соб­ственные возможности или недооценили внешние ограничения.

5. Принцип письменной формы планирования.Часто люди целиком полагаются на собственную память, забывая, что наша память несовершенна (в течение дня могут произойти события, которые сотрут из нее намеченные планы). Поэтому следует использо­вать письменную форму планирования. В этом случае ничего не будет потеряно и Вы всегда будете иметь полный обзор дел. Кроме того, письменная форма планирования создает лучшие условия для самоконтроля.

6. Принцип установления временных норм и конкретных сроков исполнения.Данный принцип означает, что рабочий план должен составляться в «масштабе времени»: необходимо четко устанавливать сроки исполнения работы с учетом ее трудоемкости. Данная рекомендация часто сталкивается с возражениями: невозможно знать заранее, сколько времени понадобится на выполнение той или иной работы. Конечно, умение устанавливать временные нормы приходит не сразу, а достигается с опытом плановой работы. Определяя, однако, точные временные рамки выполнения работы, Вы приучаете себя к самодисциплине, избегаете нерешительности, промедления и откладывания дел, тем более что жизненный опыт убедительно доказывает: на работу, как правило, требуется столько времени, сколько его имеется в распоряжении. Классическая формулировка этого явления принадлежит С. Паркинсону и получила название закона Паркинсона: «Объем работы возрастает в той мере, в какой это необходимо, чтобы занять время, выделенное на ее выполнение». Это можно пояснить на следующем примере. Допустим, руководитель назначил совещание на 11 часов, при этом все после­дующие мероприятия в его плане намечены на послеобеденное время. Можно с уверенностью утверждать, что совещание продлится вплоть до наступления обеденного перерыва. И дело здесь не в том, что предполагаемые вопросы нельзя обсудить за более короткое время. Просто отсутствие установленной границы завершения данного мероприятия не будет создавать условий для более четкой и продуктивной работы.

7. Принцип разнообразия. Данный принцип устанавливает необходимость внесения разнообразия в свою деятельность. Чередование различных видов работ позволяет значительно снизить утомляемость при их выполнении и повысить собственную мотивацию. Не следует забывать, что, во-первых, сама смена деятельности часто воспринимается как отдых и, во-вторых, длительное выполнение монотонной деятельности отрицательно сказывается на нашей заинтересованности в выполнении работы.

8. Принцип делегирования (перепоручения)дел. Руководитель может выполнять любую работу сам, а может перепоручить ее подчиненным. Эффективность деятельности руководителя в значительной степени зависит от его умения делегировать работу подчиненным. По этому поводу даже говорят, что именно делегирование превращает человека в руководителя. Ведь сущность работы руководителя заключается не в выполнении работы «собственными руками», а в том, чтобы создать условия для эффективной и качественной работы подчиненных. Поэтому при разработке своего плана руководитель должен сразу устанавливать, какую работу он будет выполнять лично, а какую перепоручит подчиненным.

9. Принцип согласования.Если работа, включаемая в план, требует сотрудничества с другими людьми, заранее согласовывайте свои планы с ними. Не следует рассчитывать, что люди всегда с готовностью будут принимать ваши предложения о совместной работе, если вы не согласовали этого предварительно, - у каждого свои планы.

10. Принцип планирования небольших однородных задач временными блоками.Данный принцип имеет отношение к тому, что мы называем мелочами и рутинной работой, но что способно отвлекать на себя значительное время. Это может касаться телефонных разговоров, работы с поступающей корреспонденцией, чтения отчетов и т. п. Если в течение дня вам необходимо сделать несколько звонков, лучше сделать их все сразу. Для просмотра корреспонденции лучше выделить специальное время, а не отвлекаться в течение всего дня на каждый поступающий документ. Преимущество планирования таких задач временными блоками заключается в том, что происходит экономия так называемого подготовительно-заключительного времени, которое в случае постоянного прерывания работ может занимать достаточно большой удельный вес в общем времени, необходимом на выполнение работы.

11. Принцип приоритетовустанавливает необходимость составления и реализации плана с учетом степени важности дел. Реализация этого принципа имеет большое значение для повышения эффективности управления временем, поэтому ниже мы остановимся более подробно на рассмотрении его содержания.

 

Ведь даже самые квалифицированные руководители, вполне заслуженно пользующиеся высокой репутацией, часто допускают ошибки в организации личного труда.

Зайверт называет тридцать самых главных причин потерь вре­мени.



Дата добавления: 2019-12-09; просмотров: 324;


Поиск по сайту:

Воспользовавшись поиском можно найти нужную информацию на сайте.

Поделитесь с друзьями:

Считаете данную информацию полезной, тогда расскажите друзьям в соц. сетях.
Poznayka.org - Познайка.Орг - 2016-2024 год. Материал предоставляется для ознакомительных и учебных целей.
Генерация страницы за: 0.009 сек.