Характеристика основных параметров процесса анализа элементов внешней среды

Знание свойств внешней среды необходимо руководителю для адаптации к ней, т.к. он будет иметь дело с управляемыми, вероятностными и неуправляемыми параметрами.

Для определения состояния внешней среды относительно учреждения необходимо проанализировать 8 элементов ближнего и 11 элементов дальнего окружения внешней среды. Каждый элемент имеет до семи частей описания (от двух для элемента «обществен­ность» до семи для элементов «конкуренты, институциональная структура, криминализация связей»).

К основным параметрам процесса анализа элементов внешней среды относятся: объемность, сложность, подвижность, неопреде­ленность и коммуникабельность.

Объемность определяется числом элементов внешней среды, ко­торые в первую очередь должна учитывать компания при подготов­ке и реализации управленческих решений. Принято выделять боль­шую, среднюю и малую объемности. Большой объемности соответ­ствует 15—17 учитываемых в первую очередь элементов, средней объемности — 8—10 элементов и малой объемности — 3—5 элемен­тов. Большая объемность увеличивает точность оценки влияния внеш­ней среды на компанию, но при этом существенно увеличиваются затраты на проведение этого процесса. Малая объемность снижает точность, однако проведение такого анализа потребует относитель­но меньших затрат. Нулевая объемность недопустима для професси­онального управления.

Сложность определяется количеством анализируемых частей в каждом элементе внешней среды. Выделяют три уровня сложнос­ти: высокий, средний и низкий. Высокий уровень соответствует 100%-му охвату составных частей элемента. Например, для эле­мента «обычаи делового оборота» этот уровень соответствует ана­лизу 6 частей. Средний уровень составляет 60—70% анализируемых частей элемента. Низкий уровень соответствует 15—29%.

Подвижность (П) внешней среды определяется скоростью ис­кусственного или естественного изменения или обновления значе­ний параметров ее элементов:

П = К/Т, где К — количество измененных или обновленных значений параметров; Т — календарное время изменений или обновлений (месяц, год, 10 лет).

Выделяют большую и низкую подвижность. Основным критери­ем оценки подвижности является знакомство заинтересованного населения с параметрами элементов внешней среды. Если большин­ство этого населения знакомо и постоянно использует параметры элемента внешней среды, то это низкий уровень подвижности. Если большинство заинтересованного населения не успело познакомить­ся и применять новые значения параметров элементов внешней сре­ды, то это высокая подвижность. Постоянно высокая подвижность плохо влияет на состояние дел в компании. Большой подвижностью обладает законодательство России. В ряде стран законодательство имеет значительно меньшую подвижность. Так, в Австрии действует Общий гражданский кодекс, принятый в 1811 г., в Люксембурге -Закон о компаниях, принятый в 1915 г., в Финляндии — Закон об акционерном обществе, принятый в 1939 г.

Однако очень низкая подвижность сдерживает объективно необ­ходимые прогрессивные изменения.

Неопределенность, как уже отмечалось, характеризуется непол­нотой или неточностью информации о текущем и перспективном состоянии элементов внешней среды, например, информации о времени принятия новых законов и их содержании. Она обусловлена прежде всего ненадежностью источника информации, ошибками по ее обработке и т.д.

Коммуникабельность характеризуется уровнем отношений между частями одного элемента и элементами внешней среды между со­бой. Различают три уровня коммуникабельности: полное взаимодей­ствие, преимущественное взаимодействие и преимущественное про­тиводействие. Так, эффективные параметры конкурентной части элемента внешней среды могут мешать хорошей реализации эконо­мической части элемента.

Таким образом, части элементов и сами элементы внешней сре­ды могут быть в гармонии друг с другом, а могут и мешать друг другу.

Пример.

Сегодня все организации, каков бы ни был профиль их деятельности, работают в очень сложной, быстро меняющейся среде.

Важно соотносить при этом в процессе анализа степень взаимозависимости факторов внешней среды и организационной деятельности. В части развития гражданского самосознания правовой культуры и формирования структуры органов управления; проявления конструктивной общественной инициативы и увеличение социальной базы процесса управления.

Администрация Кировского района, являясь самостоятельным органом администрации города, осуществляет исполнительно-распорядительные функции в рамках собственной компетенции, установленной в соответствии со схемой управления отраслями городского хозяйства, решает задачи социально-экономического развития района, координирует деятельность органов общественного территориального управления,

Статус, задачи, функции, полномочия, обеспечение деятельности структурных подразделений администрации района регламентируются положениями о них, которые разрабатываются их руководителями, визируются курирующими заместителями главы администрации района и утверждаются постановлением администрации района.

Администрация района в своей работе в рамках своих полномочий взаимодействует со всеми подразделениями администрации города, государственными органами, предприятиями, организациями и учреждениями всех форм собственности для осуществления своих функций, определенных Положением об администрации Кировского района г. Астрахани, к которым относятся: функции в области жилищно-коммунального хозяйства, благоустройства и экологии; в области экономической политики и финансов; в области социальной защиты населения, опеки и попечительства; в области жилищной политики, капитального строительства; в области управления муниципальной собственностью; в области участия и предупреждения и ликвидации чрезвычайных ситуаций.

Выполнение разнообразных хозяйственных и социально-политических функций направлено, прежде всего, на удовлетворение потребностей населения и организаций, действующих на территории района. Они определяются постановлениями префекта и мэрии, запросами и жалобами населения, необходимостью обеспечения успешной работы в районе городских служб и многими другими факторами.

Заместители главы администрации района, руководители структурных подразделений, в срок до 10 числа текущего месяца, формируют календарь деятельности курируемой сферы на следующий месяц и направляют его в контрольно-организационный отдел администрации района, а тот, в свою очередь, в организационно-информационное управление администрации города.

Непосредственное взаимодействие с населением района позволяет осуществлять мониторинг изменений социальных потребностей и настроений, что определяет работу как на уровне оперативного реагирования, так и определения тенденций для планирования и прогнозирования. За отчетный 2015 год в администрацию района поступило всего 6697 обращений граждан.

Анализ по городу показал, что в Кировском районе количество обратившихся больше, по сравнению с другими районами города. Тематика обращения граждан говорит о том, что население более всего волнуют вопросы реформы ЖКХ, порядок оформления субсидий на жилищно-коммунальные услуги, выполнение обязанностей жилищных учреждений перед жильцами; немало было вопросов, касающихся приватизации жилья; в сентябре тематика обращений в основном касалась проблем образования, а именно: где и как получить материальную помощь для сбора ребенка в школу.

За отчетный период выявлено 8 случаев нарушений прав и законных интересов заявителей (несоблюдение сроков рассмотрения жалоб и обращений граждан), виновные должностные лица (в том числе руководители НО ЖЭКов района), в количестве 19 человек, понесли дисциплинарные наказания.

Удачным оказался 1 опыт выездной общественной приемной, который состоялся в поселке Инициативный Кировского района 22 сентября 2015 года. В работе приемной приняли участие глава и заместители главы администрации Кировского района, руководители управлений, комитетов и отделов администрации города и района. Целями данной выездной встречи были: обеспечение прямого диалога и "обратной связи" с населением, развитие активных форм работы с населением на местах, обеспечение прав граждан одного из самых отдаленных микрорайонов города на обращения в органы местного самоуправления. Всего во время встречи жителями п. Инициативный было поставлено 89 вопросов. На многие из них были даны исчерпывающие ответы, консультации и рекомендации прямо на месте во время встречи, остальные были оформлены надлежащим образом и переданы на рассмотрение и исполнение в соответствующие структурные подразделения администрации города и района.

С 1 декабря 2015 года в районе возобновилась работа глав микрорайонов, что способствовало более четкому разграничению жителей района. Так как в настоящий момент район поделен на 2 микрорайона, одним из основных видов их деятельности в предстоящем году будет разъяснительная работа с населением по реформе ЖКХ; информирование населения о деятельности администраций города и района; выявление насущных проблем жителей микрорайона и оказание помощи в их решении.

В 2015 году в работе контрольно-организационного отдела администрации района проводилось:

1) контроль за недопущением фактов самовольного строительства объектов жилья и прочих объектов на территории района.

2) контроль за собираемостью платежей населения за оказанные жилищные услуги.

3) содействие созданию на территории района предприятий различных форм собственности, осуществляет в соответствии с законодательством Российской Федерации контроль за их деятельностью.

4) контроль за выполнением мероприятий по предоставлению льгот, установленных законодательством, отдельным категориям граждан. Координирует работу по проведению призыва граждан в ряды Вооруженных сил РФ.

5) контроль, за недопущением фактов самовольного строительства объектов жилья и прочих объектов на территории района. Выполняет и осуществляет контроль за выполнением решений и распоряжений комитета по управлению имуществом г. Астрахани по вопросам управления и распоряжения муниципальным имуществом, находящимся на балансе районной администрации и подведомственных ей предприятий и организаций.

6) контроль на соответствующей территории за наличием разрешительной документации на право распространения рекламы, надлежащим содержанием рекламы и прилегающей территории, выдает предписания нарушителям и принимает меры к сносу, вывозу и хранению самовольно установленной рекламы.

Реализация установленных функциональных задач в 2015 г. осуществлялась в различных формах.

Создан и организована работа районного раздела официального сайта органов местного самоуправления г. Астрахани, обеспечено наполнение и своевременное его обновление, также на техническом уровне можно говорить о работе электронной почты;

Подготовлено и проведено 5 заседаний Кабинета при главе администрации района, где было рассмотрено 12 вопросов, отражающих хозяйственно-экономическую, правовую, социальную деятельность администрации района, структурных подразделений, предприятий и организаций. В период предвыборной кампании отделом осуществлялся контроль за проведением многочисленных встреч кандидатов и их доверенных лиц с избирателями, велся контроль и за распространением предвыборных агитационных материалов на предмет законности и правомерности.

Работа отдела по взаимодействию с общественными организациями в течение направлена на осуществление взаимодействия администрации района с общественными объединениями, политическими партиями, молодежными, женскими, благотворительными организациями, профессиональными союзами, религиозными объединениями, национально-культурными обществами, инициативными группами граждан с целью создания благоприятной общественно-политической обстановки в городе и Кировском районе.

Данное взаимодействие осуществляется при обращении указанных организаций в администрацию района для решения вопросов проведения различных публичных массовых мероприятий, носящих общественно-политический, культурно-просветительский, рекламный характер. Анализ таких обращений, их согласование с соответствующими структурами, а именно: МОЕ УВД, РОВД, прокуратурой, администрацией города, управлением по работе с общественно-политическими объединениями граждан и национально-культурными обществами Администрации Астраханской области, средствами массовой информации на предмет законности; безопасности участников. В функции отдела входит также непосредственный контроль за проведением самих публичных мероприятий, их соответствии заявленным и согласованным условиям проведения мероприятия, контроль за использованием атрибутики, символики, наглядной агитации каждого публичного мероприятия.

Анализ факторов внешней среды в деятельности администрации Кировского района позволяет отметить в качестве результата их воздействия: увеличение комплекса решаемых задач, повышение их содержательного многообразия, с одной стороны; повышение значения регламентирующих положений, правил, норм, процедур – с другой.

Воздействие внешней среды на структуру управления

Факт появления современной структуры административного устройства вызван определенными внешними для данных структур условиями:

1) политическими – процесс политической модернизации, демократизация, изменение политической культуры;

2) социальными – формирование новых ценностных ориентиров, форм и способов участия населения в общественных процессах;

3) правовыми – новое законодательство, начиная с основного закона и заканчивая региональными;

4) экономическими – финансирование соответствующих административных структур.

Для организационного, правового и материально-технического обеспечения своей деятельности администрация района создает аппарат.

Организационная структура и штаты администрации района утверждаются постановлением мэра города.

В структуру администрации района входят: отдел по эксплуатации и ремонту жилого фонда; жилищный отдел; коммунальный отдел; отдел экономических связей и развития территории района; отдел экономического анализа и прогнозирования; отдел охраны прав детства, опеки, попечительства; общий отдел; контрольно-организационный отдел; отдел по взаимодействию с общественными организациями; юридический отдел; комитет по физкультуре и спорту; отдел бухгалтерского учета и отчетности; служба эксплуатации здания.

Поскольку Администрация Кировского района сотрудничает со всеми видами промышленности, культуры и науки, соответственно необходимо создание отделов, занимающихся каждый своим направлением, а также необходима юридическая поддержка (юридический отдел), контроль за проведением тех или иных мероприятий (контрольно-организационный отдел), ведение бухгалтерского учета в организации (отдел бухгалтерского учета и отчетности) и содержание здания Администрации в должном виде (служба эксплуатации здания).

При воздействии компонентов внешней среды на структуру управления, таких как городской Совет г. Астрахани и органы государственной власти, часто приходится сталкиваться с независимым мнением каждого структурного подразделения администрации Кировского района.

Также основные вопросы по принятию того или иного решения принимает городской Совет г. Астрахани.

По официальному запросу городского Совета или его комиссий должностные лица администрации района, в компетенцию которых входит решений данного вопроса, обязаны представлять информацию и документы, необходимые для рассмотрения.

Администрацию района возглавляет заместитель мэра города по территории - глава администрации района, который назначается на должность и освобождается от нее мэром города в соответствии со ст.59 Устава муниципального образования "Город Астрахань".

Заместитель мэра города по территории - глава администрации района:

- разрабатывает и вносит на утверждение мэру города структуру и штаты районной администрации;

- осуществляет заключение трудовых договоров (контрактов) с муниципальными служащими, работниками районной администрации и руководителями подведомственных муниципальных предприятий, учреждений и организаций;

- назначает на должность и освобождает от нее муниципальных служащих, работников районной администрации и руководителей подведомственных муниципальных предприятий, учреждений и организаций района;

- осуществляет общее руководство районной администрацией и оперативное руководство муниципальными предприятиями района;

- организует работу с кадрами районной администрации, их аттестацию, руководит работой квалификационной комиссия района, принимает меры по повышению квалификации муниципальных служащих;

- применяет в соответствии с действующим законодательством РФ меры поощрения, привлекает к дисциплинарной ответственности муниципальных служащих, работников администрации и руководителей муниципальных предприятий;

- рассматривает и учитывает в своей деятельности предложения органов территориального общественного самоуправления;

- представляет районную администрацию во всех договорах, соглашениях, контрактах, заключаемых от имени районной администрации или уполномочивает должностных лиц районной администрации подписывать указанные документы;

- участвует в подготовке и обсуждении решений Совета муниципального образования "Город Астрахань", касающихся интересов жителей района, городских и районных служб;

- организует личный прием и рассмотрение обращений граждан, принимает по ним решения в пределах своей компетенции;

- принимает и рассматривает уведомления о проведении массовых акций на территории района.

Заместители главы администрации района назначаются на должность и освобождаются от неё заместителем мэра города по территории - главой администрации района. Число заместителей главы администрации района устанавливается в соответствии со структурой районной администрации.

Заместители главы администрации района осуществляют функции в соответствии с распределением обязанностей, которые закрепляются за ними постановлением администрации района, выполняют его поручения.

В целях совершенствования управления хозяйством района, повышения оперативности и ответственности должностных лиц за решением задач, возложенных на администрацию района, заместитель мэра города по территории - глава администрации района вправе перераспределять отдельные полномочия между заместителями.

В соответствии с законодательными и нормативными правовыми актами РФ и Астраханской области, нормативными правовыми актами, регулирующими правоотношения в сфере местного самоуправления, в том числе: Уставом муниципального образования "Город Астрахань", органы и должностные лица администрации района несут ответственность за:

- неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на них задач и функций в соответствии с настоящим Положением;

- неисполнение или ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных должностными инструкциями.

Очевидно из приведенных данных, что администрация городского района и входящие в нее подразделения структурированы в соответствии с требованиями открытой системы, характеризующейся интенсивным взаимодействием с внешней средой.