Документооборот в транспортной логистике

Документ— письменный акт установленной или общепринятой формы, составленный определенными и компетентными должностными лицами, а также гражданами для изложения сведений о фактах, или удостоверения фактов, имеющих юридическое значение, или для подтверждения прав и обязанностей. Документ это письменное подтверждение факта совершения логистической операции.

Все документы подразделяются на два вида:

• первичные (путевой лист, товарно-транспортная накладная);

• вторичные (журнал учета приходных ордеров и др.).

При этом в первичных документах имеются следующие обязательные реквизиты:

· Наименование документа;

· Дата составления документа;

· Наименование организации, от имени которой был составлен документ;

· Содержание операции;

· Измерители операции в натуральном и денежном выражении;

· Наименование должностей лиц, ответственных за совершение операции;

· Личные подписи указанных лиц.

Маршрут документа — путь перемещения документа в процессе его обработки; упорядоченный список исполнителей, которых документ «обходит» в течение своего жизненного цикла.

Документооборот:

• движение документов в пространстве и во времени с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки;

• перемещение и/или совместная обработка информации сотрудниками подразделений на предприятии, а также предпри­ятием, его подрядчиками и логистическими партнерами.

Информационная готовность определяется способностью пред­приятия предоставлять запрашиваемые потребителем данные на всех стадиях выполнения заказа. Информационная готовность рас­считывается как отношение числа быстрых и точных ответов на запросы к общему числу запросов за определенный промежуток времени.

Основные задачи информационной системы на транспорте:

1. непрерывное обеспечение управляющих органов логистичес­кой системы достоверной, актуальной и адекватной информацией о движении материального потока, о всех фазах выполнения заказа (о протекании функциональных и информаци­онных процессов);

2. непрерывное обеспечение сотрудников, участвующих в транспортном процессе, адекватной информацией о его состоянии в режиме реального времени;

3. реализация системы оперативного управления транспортным предприятием по ключевым показателям (себестоимость, структура затрат, уровень прибыли);

4. обеспечение прозрачности информации об использовании инвестированного капитала для руководства;

5. предоставление информации для стратегического планирования

6. предоставление руководству информации о структуре общих затрат и расходов;

7. обеспечение возможности своевременного выявления «узких мест»;

8. обеспечение возможности перераспределения ресурсов транспортной инфраструктуры и подвижного состава;

9. обеспечение возможности оценки сроков исполнения заказов потребителей;

10. обеспечение прибыльности предприятия за счет оптимизации логистических бизнес-процессов.

При внедрении информационных технологий для обеспечения электронного документооборота необходимо руководствоваться следующими рекомендациями, которые соответствуют действующим стандартам:

1. Определить организационную структуру транспортного предприятия. Необходимо понять какие организационные ресурсы существуют и соответствуют ли они поставленной цели. При необходимости необходимо разработать Положение об организационной структуре документооборота предприятия.

Может быть предложена следующая структура этого документа: 1. общее описание предприятия (основной вид деятельности, основные оказываемые услуги; правовой статус); 2. укрупнённая структура предприятия (подразделения и ответственные должностные лица, режим работы); 3. парк автотранспортных средств и терминальных площадей (таблица состава транспортного парка, план терминальной площадки и график её работы); 4. имеющаяся информационная структура (укрупнённая схема локальной компьютерной сети).

2. Выделить основные логистические цели предприятия и существующие проблемы, в зави­симости от необходимости решения задач стоящих перед инфор­мационной системой:

· направления бизнеса;

· финансовые, техно­логические, информационные и материальные потоки;

· оценить существующий документооборот.

3.Разработать на концептуальном уровне вариант внедрения информационной системы и письмено согласовать его с руководством транспортного предприятия.

4. Определить необходимую структуру аппаратно-программного комплекса, сроки и финансовые средства, требуемые для его внедрения.

Обобщенный перечень документов, сопровождающих груз:

· Товарно–транспортная накладная;

· Счет-фактура;

· Акт загрузки транспортного средства;

· Сертификат качества, для груза промышленного происхождения;

· Карантинный сертификат, для груза растительного происхождения;

· Сертификат о происхождении груза;

· Доверенность на перевозку;

· Накладные;

· Сводные ведомости (перечень мест, поштучный перечень продукции с заводскими номерами).

Товарно-транспортная накладная (ТТН) — документ, подтверждающий заключение договора перевозки, характеризующий перевозимый груз, место его погрузки и разгрузки, протяженность маршрута перевозки и содержащий отметки грузоотправителя и грузополу­чателя.

ТТН - основной доку­мент на перевозку груза и служит ос­нованием:

• для списания товар­но-материальных ценнос­тей у грузоотправителя;

• для оприходования товарно-материальных ценностей у грузополуча­теля;

• для учета транспорт­ной работы и других услуг, предоставляемых тран­спортным предприятием для грузоотправителей и грузополучателей;

• для проведения рас­четов между транспортным предприятием и его клиентурой за предоставленные услуги.

ТТН содержит следу­ющие основные данные:

• дата и место составления накладной;

• наименование и адрес отправителя груза;

• наименование и адрес перевозчика;

• дата и место принятия груза;

• место, предназначенное для доставки (место назначения);

• наименование и адрес получателя груза;

• общепринятое обозначение характера груза и род его упаковки, а в случае перевозки опасных грузов — их обычно принятое обо­значение;

• вес груза брутто или выраженное в других единицах измерений количество груза;

• число грузовых мест, наличие их специальной маркировки нумерация мест;

• платежи, связанные с перевозкой (провозные платежи, дополнительные платежи, таможенные пошлины и сборы), и другие платежи, взимаемые с момента заключения договора перевозки и до момента сдачи груза получателю;

• сведения о наличии инструкций, требуемых для выполнения процедуры таможенного оформления и других процедур.

ТТН может содержать также допол­нительные данные:

• указание, что перегрузка в процессе перевозки не разрешается;

• платежи, которые обязан осуществить отправитель;

• сумма, подлежащая оплате при сдаче груза к перевозке;

• объявленная стоимость груза;

• инструкции отправителя перевозчику относительно страхо­вания груза;

• согласованный сторонами договора срок, в течение которого осуществляется перевозка;

• перечень документов, переданных перевозчику отправителем груза.

При централизованном вывозе грузов (со станций железных дорог, портов, пристаней, аэропортов), оформляется ТТН, которые составляются совместно с работниками организаций - владельцев этих объектов. В условиях, когда на одном автомобиле одновременно перевозится несколько грузов в адрес одного или нескольких получателей, ТТН выписывается на каждую партию грузов и каждому грузополучателю в отдельности. ТТН выписывается в четырех экземплярах.

Первый - остается у грузоотправителя и предназначается для списания товарно-материальных ценностей. Второй, третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печатями (штампами) грузоотправителя и подписью водителя, вручаются водителю.

Второй - сдается водителем грузополучателю и предназначается для оприходования товарно-материальных ценностей у получателя груза.

Третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печатями (штампами) грузополучателя, сдаются организации - владельцу автотранспорта. Третий экземпляр, служащий основанием для расчетов, организация - владелец автотранспорта прилагает к счету за перевозку и высылает плательщику - заказчику автотранспорта, а четвертый - прилагается к путевому листу и служит основанием для учета транспортной работы и начисления заработной платы водителю.
Путевой лист (ПЛ) характеризует выполнение водителем производст­венных заданий (перевозок), а также учитывает режим работы водителя и транспортного средства, расход ГСМ. Служит для оперативного учета.

ПЛ содержит следующие сведения:

· фамилия, имя, отчество водителя;

· номер водительского удостоверения;

· фамилия, имя, отчество диспетчера, выдавшего ПЛ, и его подпись;

· результат технического осмотра автотранспортного средства механиком;

· результат медицинского осмотра водителя;

· показания спидометра при выезде автотранспортного сред­ства на маршрут и возврате с маршрута;

· марка и количество выданного топлива;

· род перевозимого груза;

· время выезда и возврата автотранспортного средства;

· маршрут движения автотранспортного средства.

Один из вариантов заполнения путевого листа для выполнения работ по доставке грузовым автомобилем приведён на рисунке 1.24.

Сертификат выдается на каждую партию экспортируемого товара, отгружаемого по одному перевозочному документу (накладной).

Сертификат качества выдается только на промышленные товары и составляется по установленной форме или форме, определенной заказчиком.

Сертификат о происхождении — это подписанная декларация, объявляющая страну происхождения товара.

Счет-фактура — документ, составляемый при отправке груза одним предприятием другому предприятию.

Счет-фактура содержит следующую информацию:

• реквизиты покупателя и продавца (наименование и адрес каждой из сторон, участвующих в сделке);

• номер счета-фактуры;

• номер и дата заключения контракта поставки и его условия;

• наименование и код товара по ТН ВЭД;

• вид и количество грузовых мест;

• масса груза брутто;

• цена за единицу груза и общая стоимость товара;

• дата составления счета-фактуры;

• условия оплаты;

• штамп продавца.

Специальное разрешение - разовое разрешение на проезд авто­транспортного средства, максимальная общая и/или осевая масса или габаритные размеры которого превышают допустимые пара­метры, установленные для проезда по автомобильным дорогам.

Путевой лист №_____