Функции и методы управления предприятиями

Операционная функция включает в себя те действия, в результате которых производятся товары и услуги, поставляемые организацией во внешнюю среду. Функцию операций имеют все организации, иначе они просто не могут существовать.

Термины «операции» и «производство» взаимозаменяемы. Однако под производством в основном понимается выпуск товаров и переработка сырья. Термин «операции» шире, он включает не только производство товаров, но и выполнение работ, предоставление услуг.

Больше всего организации отличаются друг от друга по характеру конкретных видов деятельности, входящих в операционную функцию. Например, на судостроительно-судоремонтном заводе при производстве и ремонте судов перерабатываются огромные количества сырьевых материалов типа листового и профильного металла: сначала из сырья производят отдельные детали и узлы, затем их собирают в готовые изделия (секции) стандартной, а зачастую и уникальной конструкции.

Судоходные компании и порты как транспортные организации потребляют относительно незначительные количества исходных материалов, но они приспосабливают свои услуги под требования клиента. Эти предприятия предлагают стандартизованный набор услуг, позволяя клиенту выбрать те, которые он захочет.

Любая организация представляет собой открытую систему, которая преобразует входные величины в выходные. Рисунок 4.1 раскрывает эту идею применительно к операционной функции. Полная система производственной деятельности организации называется операционной системой, которая состоит из трех подсистем. Для иллюстрации каждой из подсистем мы воспользуемся примером судостроительно-судоремонтного завода.

Перерабатывающая подсистема выполняет производительную работу, непосредственно связанную с превращением входных величин в выходные результаты. Для ССРЗ основными результатами деятельности являются строительство и ремонт судов. Основная роль человеческого фактора проявляется в создании этих результатов через научно-исследовательскую и производственную деятельность коллектива предприятия. Материалы потребляются перерабатывающей подсистемой. Требуются капиталовложения в виде зданий цехов, различных сооружений, оборудования, средств транспортного обеспечения и т.д. Необходимо получать информацию о достижениях в области судостроения и судоремонта из разнообразных печатных и других источников, путем участия в специализированных выставках и форумах, поддержания профессиональных контактов с коллегами из других стран. Нужна подача энергии от коммунальных служб для освещения, отопления и кондиционирования заводских помещений, а также энергия для работы обеспечивающих производственный процесс ЭВМ, полиграфического и другого оборудования.

Подсистема обеспечения не связана прямо с производством выхода, но выполняет необходимые функции обеспечения перерабатывающей подсистемы. На заводе подсистема обеспечения включает службу материально-технического снабжения, ремонтно-эксплуатационную службу, информационно-вычислительный центр, заводскую столовую, службу охраны завода и т.п.

Функция, считающаяся частью подсистемы обеспечения в одной организации, может быть составляющей частью перерабатывающей подсистемы в другой. На судостроительно-судоремонтном заводе, например, столовая выполняет обеспечивающую функцию, а в коммерческом предприятии общественного питания она может оказаться основной перерабатывающей подсистемой.

Подсистема планирования и контроля получает от перерабатывающей подсистемы информацию о состоянии системы и незавершенном производстве. Информация поступает из внутренней среды организации: о целях, политике, основных направлениях и других внутренних параметрах. Информация о спросе на продукцию, стоимости ресурсов, тенденциях развития технологии, правительственных нормативных актах и других факторах соответственно поступает из внешней среды. Подсистема планирования и контроля должна обработать весь этот обычно большой объем достаточно сложной информации и выдать решение, как именно должна работать перерабатывающая подсистема. Конкретные вопросы, подлежащие решению, как правило, включают планирование производственных мощностей, диспетчеризацию, управление материально-производственными запасами, контроль качества и сбыт продукции. На заводе эти функции планирования и контроля выполняют аппарат управления, в том числе и так называемые операционные менеджеры: функциональные и линейные.

Рисунок 4.1 – Операционная система

Многочисленные обязанности операционных менеджеров можно разбить на три основные группы:

1. Разработка и реализация общей стратегии и направлений операционной деятельности организации.

2. Разработка и внедрение операционной системы, включая разработку производственного процесса, решение о месторасположении производственных мощностей, проектирование предприятия, проектирование продукта, введение стандартов и норм на выполнение работ.

3. Планирование и контроль текущего функционирования системы.

Как явствует из вышеизложенного, управляющему операциями приходится иметь дело с большими объемами информации. Он должен мыслить аналитически, иметь способности к восприятию и оценке новых технологий. В выполнении операционной функции обычно занято больше людей, чем в любой другой области организации, а именно люди, в конечном счете, определяют успех или провал любой операционной системы. Таким образом, управляющий операциями должен обладать и уметь пользоваться широким ассортиментом знаний и навыков в области анализа, системотехники, технологии, а также поведенческих и социальных наук.

Управление - это процесс планирования, организации, мотивации и контроля, необходимый для того, чтобы сформулировать и достичь целей организации.

Функции управления – это определенный вид деятельности людей по управлению предприятием (трудовым коллективом, производством). Они характеризуют содержание управленческого труда, задачи, решаемые коллективом предприятия по его управлению и выделяются (или объединяются) в связи со сложностью производства и производственной структуры с необходимостью разделения и кооперации труда в сфере управления. Различают общие, конкретные и специальные функции управления.

Общие функции управления – прогнозирование и планирование деятельности управляемого объекта, организация работы, координация и регулирование, активизация и стимулирование, контроль, учет и анализ - элементы управленческого цикла, характеризующиеся регулярным видом деятельности органов управления предприятием и определяющие специализацию управленческого труда. Общие функции характерны для любого объекта управления.

Прогнозирование и планирование заключается в выработке целей производства, в обосновании темпов и пропорций его количественного и качественного развития. На практике эта функция осуществляется в виде разработки стратегии и тактики управления, направленных на развитие предприятия в перспективе, в подготовке объекта управления к возможным изменениям рыночной ситуации, противостоянию неблагоприятным воздействиям непредвиденных ситуаций рыночной экономики.

Организация работы состоит в определении методов и средств достижения поставленной цели.

Координация и регулирование предусматривает установление согласованных действий между всеми участниками намеченных мероприятий, устранение в процессе производства и управления различного рода диспропорций и отклонений.

Функция активизации и стимулирования связана с выбором систем стимулирования деятельности работников, чтобы они творчески решали поставленные задачи, действовали максимально эффективно.

Контроль позволяет оценивать результаты деятельности, способствует поддержанию дисциплины, предупреждению и устранению допущенных ошибок и нарушений, принятию конкретных мер по улучшению работы, укреплению единоначалия и сохранности собственности.

Учет (оперативный, статистический, бухгалтерский) обеспечивает необходимой информацией о состоянии управляемого объекта, выполнении намеченных программ, распределении и использовании ресурсов - материальных, трудовых, финансовых.

Анализ позволяет комплексно изучать состояние и развитие деятельности предприятия и его подразделений во взаимосвязи с техническим уровнем производства и социальным развитием коллектива, выявить имеющиеся резервы и подготовить управленческие решения для их эффективного использования.

Конкретные функции управления различаются по признакам воздействия: на все сферы деятельности предприятия (технико-экономическое планирование, учет и отчетность, экономический анализ и др.); на отдельные стадии производственного процесса или участки работы (сферы деятельности) – управление технической подготовкой производства и технологическими процессами, организация производства и труда, кадры, маркетинг, капитальное строительство и др.

Специальные функции представляют собой как бы подфункции конкретных функций и направлены на достижение одной или нескольких целей предприятия (производства), например, повышение эффективности и сбалансированности использования ресурсов, организация разработки норм и нормативов.

Дифференциация функций приводит к сужению участка управленческой деятельности и конкретизации объекта управления. Состав функций аппарата управления конкретным предприятием, конкретного специалиста или руководителя определяется должностными инструкциями и положениями, устанавливающими права и обязанности, ответственность работника аппарата (должностного лица), круг самостоятельно решаемых им вопросов, внутренние и внешние взаимосвязи. Нормативным документом, способствующим рациональному разделению труда в сфере управления, является Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих. Его используют как основу при разработке должностных инструкций, составлении положений о структурных подразделениях, подборе и расстановке кадров, их аттестации.

Управление современным предприятием с его разнообразием производственной деятельности и применяемых технологий, а также наличием социальных проблем обусловливает необходимость широкого использования системы научных методов управления (способов, приемов управленческой деятельности, направленных на объект управления).

В системе методов управления выделяют следующие взаимосвязанные и взаимозависимые группы: экономические, административные и социально-психологические. Совокупность методов управления образует комплексную систему управления предприятием (производством).

В экономическую группу включаются методы: экономического стимулирования, основанные на использовании принципов и способов оценки и повышения эффективности производства и труда на каждом рабочем месте, системы его оплаты, материального поощрения работников, распределения прибыли и др.; самоокупаемости, означающего, что предприятие должно покрывать свои расходы доходами, работать рентабельно; ценообразования, включающего разработку и установление цен (тарифов), которые должны выступать одновременно измерителями эффективности затрат и результатов хозяйственной деятельности, спроса и предложения; самофинансирования, предполагающего организацию расчетов с поставщиками и потребителями, финансовыми и банковскими органами за счет собственных финансовых ресурсов.

Суть экономических методов состоит в том, чтобы активизировать деятельность каждого работника в нужном направлении и, в то же время, способствовать наращиванию экономического потенциала предприятия в целом, используя экономические стимулы. В условиях рынка усиливается стремление производителей снижать индивидуальные затраты, к повышению качества продукции (работ, услуг) и ресурсосбережению, использованию результатов научно-технического прогресса, снижению издержек производства и удовлетворению платежного спроса покупателей.

Административные методы управления – это совокупность средств воздействия на отношения людей в производстве посредством обязательных для исполнения нормативных актов, директив и приказов, инструкций и распоряжений, других предписаний. Они предполагают организационное и распорядительное воздействие, которые осуществляются совместно и дополняют друг друга.

Организационное воздействие выражается в четком распределении управленческих функций, установлении прав и обязанностей руководителей, регламентации основных процедур в управлении.

Распорядительное воздействие отражает динамику управления и направлено на изменение отдельных частей или всей системы управления предприятием с целью предупреждения отклонений, поддержания заданной программы и обеспечения слаженной работы органов управления. Это воздействие может быть выражено в виде устного или письменного распоряжения, иметь форму приказа, протокола совещания или договора. Распорядительное воздействие опирается на власть.

Социально-психологические методы управления – конкретные способы и приемы воздействия на процесс формирования и развития коллектива, на социальные процессы, протекающие внутри него, на регулирование взаимоотношений между людьми путем создания оптимального психологического климата. Для выявления социально-психологических факторов, влияющих на эффективность производства и качества труда, используют такие методы как анкетирование, применение специальных тестов, хронометраж, наблюдения, опросы, а также результаты специальных социологических исследований, рекомендации социологов и психологов.

Важное значение имеет создание в трудовом коллективе нормального психологического и морального климата, деловой активности и доброжелательности, взаимоуважения и служебной этики, что в конечном итоге будет служить повышению трудовой активности каждого работника.

Составной частью управления предприятием является его правовое обеспечение, заключающееся в использовании средств и форм юридического воздействия на органы и объекты управления для обеспечения высокой эффективности производства, улучшения качества работы, соблюдения дисциплины и охраны собственности. Оно направлено на решение задач надлежащего правового регулирования отношений, складывающихся в процессе управления предприятием. Правовое обеспечение включает соблюдение, исполнение и применение норм действующего законодательства, разработку нормативных актов (положений, должностных инструкций, стандартов и т.п.), применение предусмотренной действующим законодательством юридической ответственности и других мер воздействия в соответствии с принципом неотвратимости наказания за нарушение закона.

Рост международной конкуренции и ускоренное развитие технологий заставили организации по-новому рассмотреть весь комплекс вопросов управления своими операционными подразделениями, ответственными за выпуск товаров и предоставление услуг.

Первостепенное значение в организации производства занимает вопрос о планировании организацией производственных операций в соответствии с общей стратегией обеспечения своей конкурентоспособности и решения, принимаемые при создании системы, которая превращает исходные ресурсы в товары или услуги. В этой связи необходимо рассмотреть информационные процессы и те решения, которые необходимо принимать при проектировании и оперативном руководстве деятельностью предприятий.

Формализованное оперативное управление производством является важной составной частью руководства производственной деятельностью предприятия. Системы оперативного управления производством, качеством, материально-техническими запасами и техническим обслуживанием построены на одних и тех же основных принципах. Цель этой системы - обеспечение экономически эффективной реализации целей организации. Любая система оперативного управления предприятием включает следующие основные элементы (рисунок 4.2):

1 Управляемый процесс или параметр, которые должны быть определены самым тщательным образом.

2 Обратная связь. Необходимо разработать метод для измерения действительной производительности процесса, способного собирать информацию о продаже продукции и по системе обратной связи направлять ее в систему планирования и контроля.

3 Сравнение. Значение действительной производительности процесса необходимо сравнить с расчетной нормой или расчетной производительностью процесса.

4 Корректирующий фактор. Необходимо иметь структуру, принимающую корректирующие действия при приеме сигнала об отклонении хода производства за допустимые пределы.

5 Планирующая система с участием человека. Необходимо определить расчетную норму производительности или эффективности контролируемого процесса.

Рисунок 4.2 – Общий процесс оперативного управления производством

Для судоходных компаний основной производственной единицей, непосредственно осуществляющей транспортировку грузов и пассажиров в различных видах сообщений является транспортное судно. Поэтому планирование работы судов представляет составную часть планирования работы флота пароходства. С учетом планов работы судов разрабатывают планы перевозок грузов и пассажиров и планы работы флота в целом.

Производственное задание судна отражает годовой (навигационный) план перевозок в денежном (доходы от перевозок) или натуральном (количество перевезенных тонн) выражении. Производственное задание каждому судну устанавливают после расстановки флота пароходства по линиям и направлениям перевозок. Годовое (навигационное) производственное задание (по объемам перевозок и транспортной работе в натуральном или денежном выражении) имеет условный характер из-за неточности исходных данных по годовым объемам и направлениям перевозок, возможных значительных изменений в расстановке судов по линиям и направлениям. Поэтому в годовые (навигационные) производственные задания судов часто вносят большие коррективы, обусловленные изменениями в объемах, характере и условиях работы каждого судна.

В этой связи оперативный (рейсовый) план работы судна конкретизирует непрерывный график работы флота по исполнителям транспортной работы (судам), ее элементам и операциям (движение, погрузка, выгрузка), массе и наименованиям грузов, портам назначения и отправления, календарному времени и срокам выполнения транспортной работы, а также по финансовым показателям (доходам, расходам, финансовому результату).

Оперативное (рейсовое) планирование работы транспортных судов имеет целью обеспечение высококачественного выполнения непрерывного графика работы флота, а значит – обязательств перед заказчиками и участниками единого транспортного процесса.

Суммарный объем спроса на все товары и услуги, производимые операционной системой, называется совокупным спросом. Совокупный спрос за тот или иной месяц для завода, выпускающего несколько видов изделий, можно измерить, например, в трудозатратах в человеко-часах или в часах работы оборудования.

Для большинства операционных систем показатель совокупного спроса зависит от времени года. Так, например, совокупный спрос на судоремонт будет наивысшим в зимние месяцы (в межнавигационный период). Совокупный спрос на услуги судоходной компании будет наивысшим в весенне-летний период.

Планирование выпуска продукции (выполнения работ, оказания услуг) предусматривает принятие решений о том, как эксплуатировать операционную систему с учетом изменений совокупного спроса.

Агрегированный план выпуска продукции обычно разрабатывается на конкретные периоды (например, помесячно) в течение всего планового периода продолжительностью не менее года.

Для каждого периода, охватываемого планом, необходимо определить две переменные:

1. Объем производства в данный период.

2. Количество рабочих, используемых в данный период.

План выпуска продукции может повлиять на размер целого ряда производственных издержек:

1. Издержки хранения готовой продукции.

2. Издержки ведения портфеля отложенных заказов.

3. Издержки, связанные с внеурочной работой или простоем рабочих.

4. Издержки, связанные с передачей части работ субподрядчикам.

5. Издержки, связанные с наймом и увольнением рабочих.

Цель агрегированного планирования производства заключается в обеспечении удовлетворения совокупного спроса на продукцию при минимизации общей суммы вышеназванных издержек. Оптимальная стратегия для конкретной операционной системы определяется ее характеристиками.