Описание бизнес - процесса без привлечения бизнеса

Если говорить о процессном управлении, то это в первую очередь инструмент повышения эффективности компании. В первую очередь этим инструментом должны пользоваться владельцы и участники процесса, тогда его использование будет максимально эффективным. Создание специализированных подразделений по процессным технологиям должно становиться началом для постепенной передачи технологий процессного управления в бизнес - подразделения. Однако практика показывает, что данные подразделения сосредотачиваются на задачах описания процессов и при отсутствии бизнес - результата их влияние в компании уменьшается, и о процессном управлении постепенно забывают. Только если описание процесса станет инструментом бизнеса можно говорить о внедрении процессных технологий в компании.

Описание бизнес - процесса без автоматизации

Многие компании пытаются внедрять процессное управление и в большинстве случаев инструментом "закрепления" бизнес-процесса является регламент, что не позволяет осуществлять полноценный контроль и анализ процесса, поэтому вслед за описанием процесса должна идти его автоматизация. Для этих целей существует отдельный класс информационных систем Workflow / BPM с помощью которых это можно сделать наиболее эффективно и обеспечить не только автоматизацию процесса, но и его контроль, что в целом поднимает уровень зрелости бизнеса и уровень исполнительской дисциплины.

Подходы к улучшению бизнес-процессов

FAST (Методика быстрого анализа решения)

Методика быстрого анализа решения основывается на способе улучшения, впервые использованном IBM в середине 80-х. В 90-х этот подход был усовершенствован компанией «Дженерал Электрик». Компания «Форд Мотор» продолжила развитие этой концепции, назвав ее «RАРEТ». Сегодня компания E&Y широко использует этот подход (который они называют Экспресс (Express)) в работе с клиентами по всему миру. Этот подход часто используется и другими организациями по всей Америке.

Методика быстрого анализа решения - «прорывной» подход, который концентрирует внимание группы па определенном процессе в ходе одно- двухдневного совещания для определения способов, которыми группа может улучшить этот процесс в течение следующих 90 дней. Перед окончанием совещания руководство одобряет или отвергает предложенные улучшения.

Методика быстрого анализа решения может применяться к мероприятиям любого уровня, начиная с основных процессов и кончая уровнем мероприятий. FAST-подход к улучшению бизнес-процессов сосредотачивается на отдельной одно- или двухдневной встрече, в ходе которой определяются источники проблемы и/или мероприятия, не добавляющие ценности, содержащиеся в данном процессе. Типичными улучшениями при применении FAST-подхода являются снижение затрат, длительности цикла и уровня ошибок на 5-15% за 3-месячный период. Выявление возможностей для улучшений и одобрение их внедрения осуществляется за 1 -2 дня, поэтому данный подход и получил свое название FAST.

Подход FAST реализуется в ходе следующих 8 этапов:

1. Определяется проблема или процесс, кандидат на FAST

2. Заказчик высокого уровня соглашается поддержать инициативу проведения FAST в отношении процесса, который предполагается улучшить. (Процесс должен быть в рамках компетенции заказчика.)

3. Назначается команда FAST, подготавливается набор целей и одобряется заказчиком.

4. Команда FAST собирается в течение одного-двух дней для раз работки обобщенной блок-схемы процесса и определения мероприятий, способных улучшить показатели процесса. Все рекомендации должны быть в рамках компетенции членов команды, причем рекомендации должны быть такими, чтобы их можно было полностью внедрить в течение 3-х месяцев. Все другие предложения должны быть переданы заказчику для дальнейшего рассмотрения в будущем.

5. Члены команды FAST должны признать свою ответственность за внедрение всех рекомендаций, переданных заказчику.

6. По истечении 1 -2-х дневного совещания заказчик присоединяется к совещанию и команда FAST представляет ему свои выводы.

7. Перед окончанием совещания заказчик одобряет или отвергает предложенные улучшения. Крайне важно, чтобы заказчик не откладывал принятие решения относительно предложений, в противном случае данный подход достаточно скоро становится не эффективным.

8. Одобренные решения внедряются назначенными членами команды FAST в течение следующих 3-х месяцев.