Хранение, учет, передача и списание карт, руководств и пособий для плавания на судне

Стандартного порядка размещения карт, руководств и пособий для плавания (КРиПДП) на судне нет, и он осуществляется для каждого судна отдельно.

Пользование КРиПДП разрешается только лицам, имеющим непосредственное отношение к этим документам, без выноса из специально отведенных служебных помещений.

Карты судовой коллекции должны храниться в ящиках штурманского стола, либо на специальных стеллажах или в пеналах; руководства и пособия для плавания – в шкафах или на специальных полках.

Штурманская рубка (или другое помещение, в котором хранятся КРиПДП) является служебным помещением, порядок доступа в которое определяется капитаном судна.

Ведение учета судовой коллекции КРиПДП, ее сохранность и поддержание на уровне современности возлагается на 3-го ПК (помощника капитана), а контроль за состоянием корректуры – на СПК (старшего помощника капитана).

Учет всех КРиПДП ведется на судне в «Каталогах карт и книг» (ККК), а сами они (ККК) регистрируются в «Книге учета материальных ценностей»в разделе «Штурманское имущество» как учетные документы.

При замене того или иного ККК все данные учета КРиПДП должны быть перенесены в новый ККК.

Учет карт в ККК ведется в его Номерном указателе карт, а учет руководств и пособий для плавания – в текстовой части к сборным листам соответствующих руководств для плавания:

• Адм. № полученных на судно КРиПДП обводятся кружком (чернилами) далее простым карандашом заполняются графы: «год печати» (издания), «дата получения» и др. Это позволяет менять такие записи при корректуре, списании, передаче и т.п.

Графа «дата списания» заполняется в том случае, если данное пособие изъято из пользования и не подлежит замене другим под тем же Адм. №.

Передача КРиПДП с одного судна на другое производится по усмотрению капитана, а сама передача оформляется актом в 3-х экземплярах (1-й экз. – в БЭРНК).

Передача КРиПДП на судно другого министерства или ведомства производится только в крайних случаях.

При разборе аварийного происшествия в иностранном порту передавать КРиПДП администрации или морским агентам этого порта допускается только по разрешению капитана судна.

С получением объявления в ИМ о выходе новых КРиПДП 3-й помощник капитана обязан немедленно информировать об этом капитана судна и с его разрешения подать заявку в БЭРНК на получение этих изданий.

КРиПДП, пришедшие в негодность – подлежат списанию. Минимальный срок службы карты, после чего она считается пришедшей в негодность в результате постоянной работы судна в каком-либо районе – 6 месяцев со дня ее получения на судно.

Сроки использования на судах РиПДП определяется их переизданием.

Во всех случаях списание (уничтожение) КРиПДП производится по акту, в котором указывается №№ списанных карт или их названия, год печати, количество, цена за 1 шт., общая сумма стоимости, основание или причина списания (уничтожения) и примечания.

Акт о списании в 2-х экземплярах подписывают члены комиссии во главе с СПК; утверждает акт капитан судна (1-й экз. – в службу мореплавания, 2-й экз. – на судне). После этого корректируют документы по учету судовых навигационных пособий.

3-й помощник капитана ведет специальную папку, в которой хранит:

1. копии заявок в БЭРНК на КРиПДП;

2. копии накладных на полученные КРиПДП;

3. акты инвентаризации штурманского имущества;

4. акты на списанные (уничтоженные) КРиПДП;

5. приемо-сдаточные акты по передаче судовых КРиПДП.

Списанные карты могут быть использованы для учебных целей и пр.

Уничтожение, подлежащих списанию КРиПДП производится только после получения на судно новых взамен уничтожаемых.

При приеме-передаче – передающий 3-й помощник капитана предъявляет, а принимающий 3-й помощник капитана проверяет наличие и техническое состояние всего штурманского имущества, в состав которого входит и судовая коллекция КРиПДП.

При такой передаче приемо-сдаточные акты на КРиПДП составляются отдельно от актов на передачу другого ГШИ (гидрографического и штурманского имущества).

При составлении такого акта и до его подписания принимающий 3-й помощник капитана обязан:

1. → проверить соответствие фактического наличия на судне КРиПДП их утвержденному для судовой коллекции перечню, а также их учету в «Каталогах карт и книг»;

2. → удостовериться, что корректура КРиПДП по району плавания судна и самих ККК выполнена по последним ИМ и другим корректурным документам, имеющихся на судне (дата, на которую выполнена корректура, должна быть указана в акте);

3. → проверить наличие на судне всех корректурных документов, разнесенных в соответствующие подшивки, а также отметок на них о выполненной по ним корректуре;

4. → убедиться, что капитан своевременно ознакомлен со всеми корректурными документами и на каждой из них поставил свою подпись;

5. → ознакомиться с имеющимися на судне актами на списанные (уничтоженные) КРиПДП;

6. → проверить все документы (заявки, накладные), по которым получены на судно КРиПДП;

7. → внимательно ознакомиться с предыдущим приемо-сдаточным актом.

Все выявленные замечания по комплектации СККРиПДП состоянию самих карт и книг, либо корректурных документов, обязательно должны быть отражены в акте (при необходимости указать стоимость недостающих карт и книг).

Сдающий дела помощник капитана до подписания акта обязан закончить оформление списания КРиПДП.

При значительной запущенности корректуры карт и книг принимающий дела обязан доложить об этом особым рапортом капитану судна.

При передаче судна одним капитаном другому 3-й помощник капитана докладывает капитану, принимающему судно, о наличии КРиПДП и состояние их корректуры.

После подписания приемо-сдаточного акта ответственность за всю СККРиПДП и их корректуру ложится на лицо, принявшего дела 3-го помощника капитана.