Потоки речевых сообщений и бумажных документов

Развитие информационной технологии и ее аппаратно-программного обеспечения создало условия эволюционного информационного насыщения рабочих мест в офисе. Усложнение и усиление динамики функционирования хозяйственных объектов экономики вызывают необходимость получения и обработки множества потоков информации из множества различных источников.

Оказалось, что особенности формальных и неформальных отношений, которые проявляются при совместной работе людей в офисе по мере развития научно-технического прогресса, не ведут к сокращению объемов информации, уменьшению разнообразия носителей информации и к сокращению числа информационных каналов. Все более явным становится тезис:

потеря информации в организации (предприятии) - потеря эффективности и управления. Поэтому стратегическая цель, которая ставится при построении информационной системы, заключается в создании условий для объединения всех доступных предприятию потоков информации.

На рис. 6.3 показаны те информационные потоки (речь, изображение, текст, данные), которые должны интегрироваться на автоматизированном рабочем месте в офисе. На рис. 6.4 приведены виды информационных сообщений, которые собираются на рабочих местах офиса.

Показанные на рисунке потоки отражают общие тенденции интеграции информации и информационных сообщений. Рассмотрим указанные на рисунках информационные сообщения и каналы передачи (связи), по которым они поступают.

Речевые сообщения. Речевые сообщения возникают при вербальном общении сотрудников как внутри офиса, так и извне через телефонную сеть. Телефон как важнейшее средство вербальной коммуникации совершенствуется. Он значительно развил свои функции с момента начала эксплуатации в 1878 г.

Рис. 6.3. Интеграция информации на автоматизированном рабочем месте (АРМ) в офисе

Рис. 6.4. Виды информационных сообщений в офисе

В настоящее время телефонная система связи выполняет двоякую роль в офисе: она обеспечивает речевое общение и осуществляет коммутацию ряда технических средств офиса с удаленными абонентами.

Функции современного телефона чрезвычайно разнообразны. Телефон выступает в роли автоответчика; определителя номера звонящего абонента (в том числе и сообщения о номере голосом); средства автодозвона по занятому номеру в городских и междугородных сетях; блока защиты номера телефона от его определения внешним абонентом; устройства универсальной защиты от звонков нежелательных абонентов. В современный телефон встроены блоки памяти и управления, позволяющие развить функции записной книжки, калькулятора, часов, музыкального сопровождения, охранной сигнализации и др.

Телефоны используются в сетях с цифровыми (дискретными) или аналоговыми автоматическими телефонными станциями (АТС). Цифровые АТС, как правило, обеспечивают лучшее качество и естественность речевых сообщений. В телефон может быть встроена возможность радиоприема сигналов, что позволяет подключать и использовать его без проводов, а также перемещать внутри офиса.

Наконец, портативный телефон приобрел подлинную мобильность, поскольку он позволяет говорить с абонентом из автомобиля, с корабля или самолета. Для этих целей используется так называемая сотовая связь: на Земле и в небе (космосе) функционируют (запущены) приемо-передатчики. Слабый сигнал радиотелефона этот сотовый приемо-передатчик принимает, усиливает и передает другому приемо-передатчику. Создается общее электромагнитное поле в районе действия сотовой связи, которое активизирует телефон абонента, если абонент находится в допустимой зоне близости.

Телефонная связь коллективная, поэтому она сравнительно дешева, однако временами бывает недоступна из-за занятости линий связи и абонента другими абонентами. Новые возможности телефонной связи для преодоления этого неудобства и развития телефонного сервиса обеспечивает система радио-пейджинга (от радио и английского page - страница). В этой системе телефонов есть центральная телефонная станция, куда можно позвонить с обычного или радиотелефона по многоканальному и всегда свободному номеру. Получив сообщение диспетчер центральной станции мгновенно или в условленное время передает сообщение абоненту через сотовую пейджинговую систему связи. Все участники радиопейджинговой связи имеют миниатюрные приемники - пейджеры. Пейджер функционально представляет собой приемник УКВ-сигналов, память и дисплей. Дисплей в простейшем случае может воспроизвести на экране один цифровой номер телефона, по которому срочно или в заданное время следует позвонить владельцу данного пейджера.

Возможности пейджеров по мере развития этой технологии связи возрастают:

• они обеспечивают конфиденциальность передаваемых сообщений;

• принимают и накапливают в памяти не одно, а несколько сообщений;

• обеспечивают возможность передачи групповых сообще­ний сразу группе владельцев пейджеров и многое другое.

Развитые пейджеры имеют алфавитно-цифровой дисплей, на который передаются и принимаются страницы информации. Пейджер может быть также информационным устройством, ибо на него можно послать сообщение из ряда информационных систем (новости, расписания, курсы валют и другую политическую, экономическую и финансовую информацию).

Пейджер можно использовать как электронный дневник с напоминанием от диспетчера. Чтобы не раздражать окружающих звонками, у ряда моделей пейджеров есть и режим вибрации при поступлении сообщения.

Бумажные документы. Они поступают из множества каналов документальной информации и продолжают сохранять свое значение, прежде всего, как материальные свидетели совершенных сделок и принимаемых решений. Нормативная ценность бумажных документов - важнейший компонент правосудия. Человеку очень удобно и привычно работать с бумажными документами, поэтому вряд ли следует ожидать полного вытеснения бумажных сообщений безбумажными. Реально на практике используются всевозможные каналы передачи бумажных сообщений и их комбинации.

Обычный телеграф превращается в телетайпную связь. Еще одним развитым средством является телексная связь, в которой повышены скорость и надежность передачи больших массивов информации.

Развитием фототелеграфа стала новая телефаксная связь. Термин "факс" произошел от латинского термина fax simile (сделай подобное) и означает точное воспроизведение графического оригинала (документа, рукописи, подписи). Факсимильный аппарат посредством факсимильной связи передает или принимает документальные факсимильные сообщения. Суть передачи - преобразование документа путем сканирования в последовательность строк, состоящих из элементов, значение которых связано с передаваемым сообщением. Приемный аппарат принимает последовательные сигналы в строках и последовательно строки сообщения "сворачивает" в изображение на бумаге.

Факсимильные аппараты по мере совершенствования приобретают возможность передачи в цветном изображении высококачественных графических изображений (а также подлинных подписей документов со всеми их особенностями).

Полученные бумажные документы затем могут подвергаться в офисе различной обработке, например, сканированию и копированию.

Сканирование посредством специального устройства - сканера (от английского scan - поле зрения) позволяет преобразовать документ в цифровую форму и передать на хранение в память компьютера. При этом нельзя отделить текст документа от носителя и манипулировать элементами текста (буквами, словами): весь текст рассматривается как единица хранения информации со всеми атрибутами документа (графическое изображение, оттиски штампов и печатей, подписи). Чтобы отделить текст (изображение) от бумажного носителя, используются так называемые читающие устройства (автоматы). Они распознают и считывают печатные и рукописные тексты, однако имеются ограничения по надежности и точности распознавания.

Копирование документов в офисах с помощью так называемых ксероксов (от лат. xerox - сухой, антипод мокрых процессов копирования в фотографии) приобрело массовый характер. При этом обеспечиваются высокое качество, включая цветность, и большая скорость копирования, уменьшение, увеличение изображений, компоновка изображения электронным образом из нескольких исходных фрагментов с их увеличением (уменьшением).