Организация документооборота
Порядок документирования фактов хозяйственной деятельности, движение и сроки передачи документов в бухгалтерию для принятия к учету регламентируется графиком документооборота, утвержденным руководителем хозяйствующего субъекта.
Правила документооборота определяются формой счетоводства, принятой хозяйствующим субъектом, а также объемом финансово-хозяйственной деятельности и технологическими особенностями.
График документооборота - опись документов и регламентация процесса их создания, движения или получения от различных пользователей, утверждения, принятия к учету, обработки и передачи их в архив.
Документооборот – путь прохождения документов от момента их составления или получения от других организаций до сдачи в архив, регулируется графиком документооборота, который составляет главный бухгалтер и утверждает руководитель организации. Документооборотом определяются правила, порядок составления и использования в учетной работе первичных и сводных бухгалтерских документов.
График документооборота является элементом учетной политики хозяйствующего субъекта. Следовательно, он должен утверждаться руководителем хозяйствующего субъекта в установленном порядке одновременно с утверждением учетной политики хозяйствующего субъекта. Из этого также следует, что изменения в график документооборота могут вноситься не чаще одного раза в год – с начала нового календарного года.
График документооборота разрабатывается главным бухгалтером с предварительным изучением всех особенностей хозяйствующего субъекта, его структуры и структуры управления, организации и технологии производства, наличия складов, организации самого учета, уровня подготовки кадров и тому подобное.
График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня взаимосвязанных работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых работниками разных уровней с указанием сроков выполнения этих работ. В графике указывается, по каким инстанциям и в какой последовательности проходит документ, а также процедуры его обработки.
Четко работающий документооборот обеспечивает контроль за оформлением документов, устанавливает персональную ответственность исполнителей за составление, передачу и обработку документов и, следовательно, обеспечивает своевременность бухгалтерского учета и составления бухгалтерской отчетности.
Работники хозяйствующего субъекта создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота.
Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения организации, в которые представляются указанные документы.
Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и качественное оформление первичных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, составившие и подписавшие эти документы. Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по организации осуществляет главный бухгалтер.
Основными этапами документооборота являются:
1) составление и оформление документов;
2) движение документов по рабочим местам;
3) прием документов бухгалтерией
4) бухгалтерская обработка документов;
5) текущее хранение документов;
6) передача документов в бухгалтерский архив;
7) передача документов в государственный архив или в утиль (переработку).
Правильная организация документооборота предполагает соблюдение следующих принципов:
• рациональное и своевременное составление документов;
• последовательное отражение в них всех процессов финансово-хозяйственной деятельности организации;
• рациональная обработка документов;
• сокращение пути прохождения документов;
• систематическое изучение документов.
В графике документооборота должны быть отражены, как минимум, следующие элементы:
• наименование документа;
• последовательные этапы его обработки;
• сроки обработки документа на каждом этапе;
• перечень должностных лиц, ответственных за организацию обработки документов и соблюдение сроков их обработки;
• сроки и порядок подготовки документов к архивному хранению, сдачи документов в архив.
Как средство, способствующее полному обслуживанию рабочего места, график документооборота обеспечивает:
• ритмичность работы работников учета на каждом рабочем месте и службы в целом;
• выполнение работ в соответствии с планом индивидуального распределения обязанностей, то есть каждый работник учета выполняет работу, соответствующую его должностным обязанностям;
• выполнение работ в течение установленной продолжительности рабочего дня.График документооборота как средство повышения качества работы бухгалтерии (службы бухгалтерского учета) и других работников, связанных с предоставлением информации, обеспечивает:
• своевременное составление и представление бухгалтерской, налоговой и статистической отчетности в установленные адреса;
• своевременное получение учетной информации для оперативного руководства хозяйствующим субъектом.
Дата добавления: 2021-01-11; просмотров: 140;