Электронные таблицы Excel

Создание и сохранение таблицы, ввод и корректировка данных, числовые форматы, вычисления, оформление и т.д. Работа с таблицами многоразового использования: задание постоянной информации и формул, закрепление областей, защита

Электронные таблицы (ЭТ) - специальные пакеты программ для решения задач, исходные данные и результаты вычислений в которых можно представить в виде таблиц. Преимущество использования ЭТ состоит в возможности решения таких задач без помощи программиста.

Документ Excel называется рабочей книгой. Рабочая книга представляет собой набор рабочих листов, каждый из которых имеет имя.

Рабочий лист состоит из строк и столбцов, строки пронумерованы цифрами от 1 до 65536, столбцы – латинскими буквами от A до IV (256). С помощью заголовков строк (серая область с номером в левой части экрана) или столбцов.

На пересечении строки и столбца находится ячейка, которая служит для ввода данных (текста, формулы, числа).

Для указания на конкретную ячейку используется адрес ячейки, состоящий из заголовков столбца и строки, на пересечении которых находится ячейка, например A1 или K234.

Диапазон – группа смежных ячеек в строке или столбце. Для ссылки на диапазон необходимо задать адрес первой и последней ячеек диапазона через двоеточие, например A1:D4. Выделить диапазон можно протягиванием указателя от одной угловой ячейки до другой.

Отдельная ячейка может содержать данные одного из трех типов: текст, число, формула. Тип данных определяется автоматически. Для ввода данных нужно выделить ячейку и набрать текст, не дожидаясь появления курсора. Текст можно также вводить сразу в строке формул. Вводимые данные можно: зафиксировать, нажав клавишу Enter, отменить – ESC, удалить Delete.

Форматировать отдельную ячейку (или выделенный диапазон) можно в окне Формат Ячеек, которое можно вызвать, щелкнув кнопку вызова диалогового окна . Окно имеет следующие вкладки:

Помимо большого количества встроенных форматов, пользователь может создавать и свои.

Быстро производить форматирование помогут кнопки на вкладке Главная в группе Число.

Формулы.Формула – это запись математической формулы по правилам MS Excel. Формула всегда начинается со знака равенства.

Формула может содержать один или несколько адресов ячеек, чисел и арифметических знаков и специальных функций. Например, если вы хотите определить среднее арифметическое трех чисел, содержащихся в ячейках А1, В1 и С1, вам потребуется записать формулу: =СРЗНАЧ(A1:C1).

Адреса ячеек могут вводиться в формулу двумя способами: непосредственным набором или щелчком по требуемой ячейке.

Ссылки на ячейки.Формула может содержать ссылки на адреса ячеек, содержимое которых используется в вычислениях. Таким образом, ячейка, содержащая формулу, становиться зависимой, а ячейка ссылающаяся на формулу в другой ячейке – влияющей. Наглядно отобразить зависимости позволяет пункт Влияющие ячейки на вкладке Формулыв группе Зависимости формул.

Различают три типа ссылок: относительную, абсолютную и смешанную.

Относительная ссылка – обозначение ячейки в виде номера строки и столбца: A1. При этом адрес ячейки в формуле вычисляется относительно позиции формулы и меняется при копировании. По умолчанию в формулах используется относительная ссылка.

Абсолютная ссылка – обозначение ячейки в виде номера строки и столбца: $A$1. Используется в тех случаях, когда не требуется изменения адреса ячейки при копировании или перемещении формулы. На абсолютность ссылки указывает символ $ (клавиша F4), "закрепляющий" как номер строки, так и номер столбца.

Смешанная ссылка – обозначение ячейки в виде номера строки и столбца: $A1 и A$1. Она используется, когда необходимо зафиксировать либо номер стобца, либо строки.

Копирование содержимого ячеек.Копировать, перемещать данные можно методом перетаскивания или через буфер обмена.

Чтобы выделить целый столбец (строку), щелкните на его (ее) заголовке. Для выделения группы соседних столбцов или строк перетащите указатель мыши по их заголовкам.

Метод перетаскивания: просто перетащите ячейку (диапазон), удерживая нажатой правую клавишу мыши. Тогда по завершении операции появится специальное меню, в котором можно выбрать конкретную выполняемую операцию.

Применение буфера обмена. Передача данных через буфер обмена имеет в программе Excel свои особенности. Вставка данных в рабочий лист возможна лишь немедленно после их помещения в буфер. Попытка выполнить любую другую промежуточную операцию приводит к очищению содержимого буфера обмена.

Автоматизация ввода.Excel предоставляет для автоматизации ввода автозавершение, автозаполнение числами и формулами.

Автозавершение. Служит для автоматизации ввода текстовых данных. В ходе набора текста в очередную ячейку Excel проверяет соответствие введенных символов символам, имеющимся в этом столбце выше, при однозначном совпадении текст автоматически дополняется. Клавиша ENTER подтверждает ввод, дальнейший набор – отменяет. Пустая ячейка в столбце преравает работу средства.

Автозаполнение числами позволяет копировать содержимое ячейки в другие ячейки той же строки или того же столбца с помощью перетаскивания маркера заполнения ячейки. Если ячейка содержит число, дату или период времени, который может являться частью ряда, то при копировании происходит приращение ее значения. Однако для определения значения приращения его необходимо указать программе. Для этого надо ввести два последовательных значения ряда, выделить две ячейки с введенными значения и затем воспользоваться функцией автозаполнения.

Чтобы точно сформулировать условия заполнения ячеек, следует дать команду Главная →Редактирование → Заполнить → Прогрессия.

Использование стандартных функций.Стандартные функции используются только в формулах. Вызов функции состоит в указании имени функции и в скобках списка параметров через знак ";". Аргументами функции могут служить числа, ссылки на ячейки, диапазоны, имена, текстовые строки в кавычках и вложенные функции. Например, требуется значение ячейки A3 сложить с числом 5, полученный результат поделить на 3 и умножить на значение ячейки B2:=(А3+5)*В2/3.

Различают несколько категорий функций:

Практическая часть

Задание 5.1. Создать в Excel на основании документов, две таблицы, разместив их на разных листах. Фамилии и инициалы произвольные (12 фамилий, своя (Иванов) первая). Листы переименовать на Успеваемость и Список соответственно. Рабочую книгу сохранить под своим именем ПСФ_Фамилия.xls. в своей папке.

Примечание: Вид оплаты: 1 – обучение за счет бюджета; 2 – платное обучение.

Выполнение.

Для построения таблицы Успеваемость необходимо выполнить следующие операции:

1) Спроектировать выходную форму документа. Для этого присвоить каждой его графе соответствующий столбец, а каждой строке документа – соответствующую строку электронной таблицы.

2) Переименовать Лист1 на Успеваемость, выполнив команду Формат → Лист → Переименовать.

3) Ввести заголовок таблицы в ячейку с адресом А1. Для расположения заголовка по центру таблицы выделить диапазон ячеек А1:F1 и выполнить команду Главная → Формат → Формат Ячейки-вкладка Выравнивание →по горизонтали установить – по центру выделения.

4) Ввести названия столбцов таблицы. Для этого:

• Объединить ячейки А3 и А4, для чего выделить их, и выполнить команду Формат → Ячейки → вкладка Выравнивание, установить флажок – объединение ячеек. Для расположения названия первого столбца таблицы по центру выделенного диапазона в этом же окне установить выравнивание по центру (вертикальное и горизонтальное). Затем ввести название "Группа".

• Аналогичные действия выполнить для ввода названия второго столбца таблицы – "№ зачетки", объединив ячейки В3 и В4.

• Ввести в ячейку С3 заголовок "Экзаменационные оценки" и расположить его по центру трех столбцов. Для этого выделить диапазон ячеек С3:Е3 и выполнить команду Формат → Ячейки →вкладка Выравнивание, установить по горизонтали – по центру выделения.

• В ячейки С4, D4, Е4 ввести соответственно названия столбцов: Математика, Информатика, Философия.

• Для ввода названия последнего столбца "Средний балл студента" дополнительно к уже описанным действиям необходимо установить флажок – переносить по словам, чтобы текст распределился внутри выделенного диапазона в несколько строк.

• Аналогичным образом объединить ячейки A17 и B17 и ввести текст "Средний балл по дисциплине".

В результате получим таблицу:

5) Ввести формулы в соответствующие ячейки таблицы:

Установить режим отображения формул в таблице, выполнив команду Формулы → Зависимости Формул → Показать Формулы.

Вставить функцию вычисления среднего балла первого студента. Для этого выполнить действия:

• Поместить курсор в ячейку F5;

• выполнить команду Формула → Автосумма → Среднее.

• на втором шаге задать аргументы функции. Для этого установить курсор в поле := СРЗНАЧ(А5:E5). и ввести адрес диапазона ячеек С (английскими символами) либо выделить мышью диапазон С5:E5;

• Нажать кнопку [ОК].

Скопировать формулу из ячейки F5 в диапазон ячеек F6:F16.

Для вычисления среднего балла по математике курсор установить в ячейку С17 и ввести формулу =СРЗНАЧ(С5:С16), а затем скопировать ее в ячейки D17 и Е17. Для получения результата с одним десятичным знаком выделить диапазоны ячеек с формулами и выполнить команду Формат → Ячейки → вкладка Число. Затем установить числовой формат с числом десятичных знаков – 1.

6) Отформатировать таблицу. Для этого выделить таблицу (диапазон A3:F17) и провести горизонтальные и вертикальные линии, выполнив команду Главная → Формат → Формат Ячеек → вкладка Граница. В открывшемся диалоговом окне выбрать тип и цвет линии, внешние и внутренние границы.

7) Защитить таблицу. Таблица должна быть защищена таким образом, чтобы пользователь мог вводить в нее только исходные данные, но не иметь доступ к ячейкам, значение которых не должно изменяться (шапка таблицы, формулы). В данной таблице область исходных данных расположена в диапазоне А5:Е16. Для этого необходимо:

• выделить диапазон ячеек А5:Е16;

• выполнить команду Формат → Ячейки → вкладка Защита – убрать флажок Защищаемая ячейка;

• выполнить команду Главная → Формат Ячейки → Защитить лист.

8) Закрепить шапку таблицы для фиксации заголовков столбцов, которые будут оставаться на экране при прокрутке листа. Для этого:

• установить курсор в ячейку, находящуюся в левом верхнем углу под шапкой таблицы, т.е. в ячейку А5;

• выполнить команду Окно → Закрепить области.

9) Заполнить таблицу исходными данными, которые приведены в документе. Для расположения данных в столбцах таблицы по центру необходимо выделить ячейки соответствующего столбца и выполнить команду Формат → Ячейки → вкладка Выравнивание-по горизонтали установить – по центру.

Таблица в режиме формул выглядит:

10) Установить режим отображения на экране значений, выполнив команду Формулы → Зависимости Формул – снять флажок Показать Формулы.

11) Сохранить таблицу на диске под именем ПСФ_Иванов.xlsх.

Таблица Список – "Список студентов группы ПМФ 1-го курса" формируется аналогичным образом на листе Список. Необходимо создать ее самостоятельно в соответствии с приведенной формой.

Контрольные вопросы

1. Копирование и перемещение методом перетаскивания?

2. Как копировать и перемещать данные через буфер обмена?

3. Что такое автозавершение?

4. Как произвести автозаполнение?

5. Использование стандартных функций.

6. Категории функций.

7. Относительный и абсолютный адрес ячейки.

8. Настройки числовых форматов.

9. Как защитить таблицу?

10. Формулы в Excel.

Варианты заданий

Заполнить таблицы задания 5.1 по принципу:

– список начинается со своей фамилии;

– группа 1130 + n, где n – номер по журналу.

– номер зачетки – поставить № номер своей зачетки, остальные – произвольно.

Построение диаграмм в Excel

Теоретические сведения

Диаграмма представляет собой вставной объект, внедренный на один из листов рабочей книги. Диаграмма сохраняет связь с данными, на основе которых была построена, и при их изменении немедленно меняет свой вид.

Для создания большинства диаграмм, например для линейчатых диаграмм и гистограмм, можно воспользоваться данными из строк и столбцов листа. Однако для некоторых типов диаграмм, например, для круговых и пузырьковых, требуются специально организованные данные.

Выбор типа диаграммы.На первом этапе работы выбирается форма диаграммы.

Втрой этап служит для выбора данных.

Третий этап состоит в выборе оформления диаграммы. На вкладках задаются:

• заголовок диаграммы, подписи осей (вкладка Заголовки);

• отображение и маркировка осей координат (вкладка Оси);

• отображение сетки дополнительных линий (вкладка Линии сетки);

• описание построенных графиков (вкладка Легенда);

• отображение надписей, соответствующих отдельным элементам данных на графике (вкладка Подписи данных);

• представление данных, использованных при построении графика, в виде таблицы (вкладка Таблицы данных);

Размещение диаграммы.Диаграмма может располагаться на этом же или отдельном листе.

Редактирование диаграммы.Готовая диаграмма состоит из набора отдельных элементов (ряды данных, оси, подписи, область построения и пр.), каждый из которых можно изменить.

Практическая часть

1. На вкладке Вставка в группе Диаграммы выполните одно из следующих действий.

– Выберите вид диаграммы и затем, подвид диаграммы, который необходимо использовать.

– Для просмотра доступных видов диаграмм выберите вид диаграммы и затем, щелкните пункт Все виды диаграмм для вызова диалогового окна Вставка диаграммы, используйте стрелки для просмотра имеющихся видов и подвидов диаграмм, и затем выберите нужный.

Диаграмма размещается на листе в виде внедренной диаграммы. Если необходимо поместить диаграмму на отдельный лист диаграммы, то измените ее размещение:

1. Щелкните внедренную диаграмму или лист диаграммы для отображения инструментов для работы с диаграммой.

2. На вкладке Конструктор в группе Расположение нажмите кнопку Переместить диаграмму.

3. В разделе Разместить диаграмму выполните одно из следующих действий:

– Для вывода диаграммы на лист диаграммы выберите параметр на отдельном листе.

– Чтобы заменить предложенное имя диаграммы, введите новое имя в поле на отдельном листе.

– Для вывода диаграммы в виде внедренной диаграммы на листе выберите параметр на имеющемся листе и выберите лист в поле на имеющемся листе.

Чтобы быстро создать диаграмму на основе типа диаграммы по умолчанию выберите данные, которые следует использовать для ее построения, и нажмите клавиши ALT+F1 или F11. При нажатии клавиш ALT+F1 диаграмма будет отображена как внедренная диаграмма; при нажатии клавиши F11 — на отдельном листе диаграммы.

Если при создании диаграмм часто используется определенный тип диаграмм, можно установить этот тип в качестве типа диаграмм по умолчанию. После выбора типа и вида диаграммы в диалоговом окне Вставка диаграммы нажмите кнопку Сделать стандартной.

При создании диаграммы открывается доступ к инструментам для работы с диаграммой: отображаются вкладки Конструктор, Макет и Формат. Команды этих вкладок можно использовать для изменения представления данных на диаграммах. Например, вкладка Конструктор используется для отображения рядов данных по строкам или по столбцам, внесения изменений в исходные данные, изменения размещения диаграммы, изменения типа диаграммы, сохранения диаграммы в качестве шаблона или выбора предварительно определенных параметров макета и форматирования. Вкладка Макет используется для изменения таких элементов диаграммы, как заголовки диаграмм и подписи данных, использования инструментов рисования, а также добавления к диаграмме текстовых полей и рисунков. Вкладка Формат позволяет добавлять заливку цветом, изменять тип линий или использовать специальные эффекты.

Для построения используют группа Диаграммы на вкладке Вставка главного меню.

Задание 5.2. Построить объемную круговую диаграмму, иллюстрирующую сведения о средних баллах, полученных студентами в экзаменационную сессию.

Выполнение.

Основными элементами для построения диаграммы являются: область диаграммы, область построения диаграммы, ряды данных, оси координат, заголовки, легенда, линии сетки, подписи данных.

Для построения диаграммы необходимо выполнить следующие действия:

1) Выделить в таблице диапазон ячеек с исходными данными (область данных диаграммы). Для примера на листе Успеваемость (задание 5.1.) выделить диапазон ячеек F5:F16 (на круговой диаграмме можно отобразить значения только одного ряда данных).

Если выделен диапазон ячеек, содержащий более 1 строки или более 1 столбца, то Excel интерпретирует строки или столбцы как отдельные ряды, содержащие элементы данных.

Замечание. Для выделения несвязанных диапазонов ячеек таблицы необходимо выполнить эти действия при нажатой клавише Ctrl.

2) Вставить диаграмму, выполнив команду: вкладке Вставка → Диаграммы → Круговая.

В списке выбрать – Объемная круговая. Нажать кнопку [Ok]. Появится следующая диаграмма в заданном месте рабочего листа.

3) Определить названия рядов и подписи категорий.

– Перейти на вкладку Работа с диаграммами.

– Выбрать вкладку Выбрать данные. Откроется диалоговое окно Выбор источника данных.

– Позиционировать курсор в поле Изменить, щелкнуть по кнопке свертывания, находящейся в правой части поля, и выделить ячейки С5:С16 на листе Список с фамилиями студентов для задания текста легенды.

– Выполнить щелчок по кнопке свертывания. В поле Подписи категорий появится ссылка: =Список!$C$5:$C$16.

– Нажать кнопку [OK].

4) Задать заголовок диаграммы, указать расположение легенды, отобразить подписи значений рядов. Для этого выполнить действия:

– перейти на вкладку Макет → Название диаграммы;

– в поле Название диаграммы выбрать позицию Над диаграммой и ввести текст Сравнительный анализ среднего балла успеваемости студентов по фамилиям;

– перейти на вкладку Легенда, включить параметр Добавить легенду и установить флажок Справа для указания расположения легенды;

– перейти на закладку Подписи данных;

– в группе переключателей выбрать параметр У вершины внутри для отображения на диаграмме значения среднего балла каждого студента;

– нажать левую клавишу мыши.

При необходимости можно откорректировать размер диаграммы с помощью маркеров размера.

Вид построенной диаграммы представлен на рисунке.

После активизации диаграммы (щелчка левой клавиши мыши внутри диаграммы) можно выделить любой из ее элементов для корректировки, которая заключается в удалении либо изменении свойств элемента. Изменение вида элемента (цвета фона, выбор узора, использование рамок и т.д.) или шрифта (типа, стиля и размера используемых символов текста) выполняется с помощью форматирования. Окно форматирования для любого элемента диаграммы можно открыть с помощью двойного щелчка мыши на нем.

Задание 5.3. Построить диаграмму, отображающие оценки, полученные студентами по всем предметам в экзаменационную сессию, используя таблицы Задания 5.1.; выбрать тип диаграммы Гистограмма. Для области диаграммы установить размер шрифта - 8, для оси категорий изменить способ выравнивания подписей.

Выполнение.

Указываем диапазон ячеек, в котором располагаются данные:

– установить курсор в нужном месте листа;

– выделить на листе Успеваемость диапазон ячеек С5:Е16, содержащий оценки студентов по трем предметам;

– рядом с Вставка → Диаграммынажмите на Кнопку вызова диалогового окна и в окне выберите Гистограмма → Гистограмма с группировкой.

Отображаем подписи значений элементов ряда:

– выполнить команду Конструктор → Выбрать данные;

– в окне Изменить щелкнуть по кнопке свертывания, находящейся в правой части поля, и выделить ячейки С5:С16 на листе Список с фамилиями студентов для задания;

– нажать кнопку [ОК].

Отображаем названия рядов в легенде:

– в списке Элементы легенды окна Выбор источника данных выделить значение Ряд 1, в окне Изменить щелкнуть по кнопке свертывания и ввести текст Оценка по математике. Аналогично для рядов Ряд 2 и Ряд 3 ввести текст Оценка по информатике и Оценка по химии соответственно;

Отображаем заголовок диаграммы:

– выполнить команду Макет → Название диаграммы;

– ввести текст в поле Название диаграммы: Сравнительный анализ успеваемости студентов, в поле Название осей в поле Название основной горизонтальной оси ввести Фамилии, в поле Название основной вертикальной оси – Повернутое название: Оценки;

– нажать на кнопку [ОК]. Получим следующую диаграмму:

Задание 5.4. Построить график функций .

Выполнение.

Для построения графика функции необходимо сначала надо построить таблицу ее значений при различных значениях аргумента. Аргумент обычно изменяется с фиксированным шагом. Пусть шаг изменения х равен 0,1. Надо найти у(0), у(0.1), … у(1). В ячейки A2:A12 вводятся автозаполнением числа 0, 0.1, … ,1. В ячейку B2 вводится формула заданной функции. Заполняем теперь ячейки B2:B12 значениями у вычисленными по формуле путем протягивания ячейки B2 вниз до B12. Технология построения графика:

1. Выделяем диапазон ячеек A1:B12.

2. Выбираем Вставка → Диаграммы → Точечная → Точечная с гладкими кривыми и маркерами.

3. Используя инструменты для работы с диаграммами, отформатируем полученный график: