Средства структуризации и первичной обработки данных

Принципиальным преимуществам электронных таблиц как формы организации данных является гибкое сочетание возможностей, которые дает привязка информации к ячейкам таблицы, со свободой принятия решений о том, какую именно ячейку выбрать для размещения информации. Но иногда возникают проблемы с выполнением тех или иных операций по автоматизированной обработке данных.

Логика таких операций предполагает наличие жестко формализованной структуры исходной информации. Одним из способов решения этой проблемы в Excel являются списки.

Список – это содержащаяся в рабочем листе Excel таблица, данные в строках которой имеют однородную структуру, то есть в каждом столбце списка располагаются данные одного типа (число, текст, дата и т. п.). Для наименования ячейки, относящейся к некоторой строке списка и содержащей данные соответствующего типа, используется термин поле. Поля списка могут иметь имена, которые должны располагаться в первой строке таблицы.

К традиционным задачам первичной (предварительной) логической обработки данных относятся сортировка и фильтрация (выборка по заданному критерию).

В Excel возможна сортировка по одному или нескольким ключевым полям, в том числе с подведением общих итогов и промежуточных итогов по группам записей. Для того чтобы отсортировать данные, следует:

- выполнить команду меню Данные > Сортировка;

- в появившемся диалоговом окне выбрать параметры сортировки.

Как видно из рис. 8.5.13, с их помощью можно задать три уровня ключей, которые будут использоваться при упорядочении данных, направления упорядочения для каждого уровня (возрастание/убывание), а также указать наличие (отсутствие) у полей списка имен.

Если из общего списка необходимо выбрать лишь часть информации, соответствующую некоторым условиям, то следует провести фильтрацию данных. Для простых условий фильтрации часто бывает достаточно средств Автофильтра.

Ограничимся кратким описанием последовательности действий:

1. Выделить всю область списка (включая заголовок).

2. Выполнить команду меню Данные > Фильтр > Автофильтр, после чего в строке заголовков появятся кнопки с раскрывающимися списками значений.

3. С помощью появившихся элементов управления кнопок могут быть заданы стандартные критерии отбора (Все, Первые 10..., все строки с конкретным значением), см. рис. 8.5.14.

Для отбора строк списка по сложным критериям, например таким, которые содержат вычисляемые выражения, а также для размещения результатов фильтрации в произвольном месте рабочего листа служит команда меню Данные > Расширенный фильтр.

Рис. 8.5.13. Задание параметров сортировки данных

Рис. 8.5.14. Задание фильтра

Сводные таблицы – средство обработки и представления данных, намного превосходящее по возможностям и удобству использования традиционные списки с промежуточными итогами. Это интерактивная таблица на рабочем листе, позволяющая подытожить большие объемы данных, выбрав подходящий метод вычислений (а не только суммирование!). Для построения сводной таблицы используются запросы к внешним базам данных. Для этого применяется техника запросов по образцу, и в данном случае списки обязательно должны содержать имена полей в первой строке.

Сводная таблица создается с помощью Мастера сводных таблиц (команда меню Данные > Сводная таблица...). Режим мастера состоит из четырех последовательных этапов, в ходе которых пользователь в режиме диалога задает параметры построения сводной таблицы:

1) первый и второй шаги – выбор источника данных;

2) третий – создание макета сводной таблицы: определение полей сводной таблицы и их ориентации, выбор функции суммирования (сведения) для полей данных (рис. 8.5.15);

3) четвертый – определение размещения сводной таблицы.

Рис. 8.5.15. Построение сводной таблицы в режиме мастера – шаг 3

(Более подробно о сортировке, фильтрации, консолидации данных и сводных таблиц см. [2, 3]).