Заполнить таблицу №2 СРАВНИТЕЛЬНАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА РАСТРОВОЙ И ВЕКТОРНОЙ ГРАФИКИ

ЛЕКЦИЯ № 13: «СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА»

Ежедневно в масштабах организаций обрабатываются огромные массивы документов. Многие из них порождают большое количество сопровождающих документов. В результате появляются потоки документов, которые приходиться контролировать и перераспределять между различными подразделениями. Согласно данным Siemens Business Services до 30% рабочего времени сотрудников уходит на поиск документов и другие рутинные операции, 15% документов безвозвратно теряется, а 80% времени руководитель тратит на работу с информацией. Всё это относится к технологиям делопроизводства.

Документооборот – совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки и передачи в архив.

Термин “делопроизводство” возник в России во второй половине XVIII века. Ныне он является синонимом термина “документационное обеспечение управления” (ДОУ) –это система вторичных процессов, обеспечивающих и отражающих процессы управления.

Для решения задач управления деловыми процессами в организациях используют автоматизированные системы. С их помощью организуют системы электронного документооборота и контроля выполнения заданий, загрузки сотрудников. Цель их использования заключается в сведению к минимуму создание и перемещение бумаг внутри организации. Пока еще не предполагается полностью отказаться от бумажных документов по причинам, главным образом, юридического характера.

Системы делопроизводства обеспечивают работу с электронными версиями документов и реквизитами регистрационно-контрольных форм в соответствии с принятыми в стране правилами и стандартами делопроизводства.

Системы документооборота обеспечивают строго регламентированное и формально контролируемое движение документов внутри и вне организации на основе информационных и коммуникационных технологий.

Автоматизация документооборота заключается в комплексной автоматизации процессов разработки, согласования, распространения, поиска и архивного хранения документов организации.

Электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.

Система электронного документооборота сокращает время прохождения информации, требующейся для принятия управленческих решений. Она создаёт единое информационное пространство и оперативно действующие коммуникационные каналы связи между сотрудниками различных функциональных и территориально-распределённых подразделений.

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) – это реквизит электронного документа, предназначенный для его защиты от подделки. ЭЦП получается в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи. Она позволяет идентифицировать владельца ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.

В электронном документообороте используют системы:

· управления документами, СУД (Document Management System, DMS);

· автоматизации деловых процедур, АДП (Work-Flow System);

· обработки изображений документов (Imaging System);

· оптического распознавания символов (Optical Character Recognition System, OCR) и др.

Коллективную работу с документами обеспечивают технологии “Groupware” и “Workflow”.

Технология Groupware предназначена для небольших рабочие групп. Она ориентирована на поддержку выполнения одной коллективной задачи при отсутствии структуризации в организации работ. Поддержка ограничивается обеспечением коллективного доступа к информации.

Технологии Workflow служат для автоматизации документооборота в средних и крупных офисах и обеспечивает поддержку многопользовательской работы с несколькими задачами одновременно при чёткой структуризации выполнения работ по ролям и документам с контролем исполнения.

ЛЕКЦИЯ № 14: «ЭЛЕКТРОННЫЕ ТАБЛИЦЫ»

1. Электронные таблицы – это специальные программы, предназначенные для работы с данными в табличной форме:

· Для проведения расчетов над данными,

· Для построения диаграмм на основе табличных данных,

· Для сортировки и поиска данных на основе определенного критерия,

· Для проведения анализа данных и просчета сценариев типа «что, если?»,

· Для создания баз данных,

· Для печати таблиц и их графического представления.

Первые ЭТ появились в 1979 году.

2. Назначение. ЭТ предназначены для экономистов, бухгалтеров, инженеров, научных работников – всех тех, кому приходится работать с большими массивами числовой информации.

3. Microsoft EXCEL. На сегодняшний день самой популярной ЭТ является Microsoft EXCEL. Эта программа входит в состав Microsoft OFFICE. Название EXCEL произошло от Executable Cells – исчисляемые ячейки. Хотя некоторые утверждают, что от французского слова Excellent – великолепно.

4. Загрузка Microsoft EXCELосуществляется так же, как и WORD: Пуск ð Программы ð Microsoft EXCEL.

5. Вид экранастандартный для приложений WINDOWS:

· Строка заголовка, в которой содержится название программы и текущего документа.

· Строка меню с основными командами.

· Панели инструментов – Стандартная, Форматирования и Строка формул.

· Рабочее поле, которое состоит из ячеек. Каждая ячейка имеет свой адрес: имя столбца и номер строки на пересечении которых она находится. Например: А1, С234, Р55. Столбцов всего 256 (последний IV), строк – 65636.

· Слева и внизу экрана находятся полосы прокрутки. Слева от нижней полосы прокрутки находятся вкладки с названиями рабочих листов. Т.о., мы видим только кусок огромной таблицы, которая формируется в памяти ПК.

6.Документы, которые создаются с помощью EXCEL, называются рабочими книгами и имеют расширение .XLS. Новая рабочая книга имеет три рабочих листа, которые называются ЛИСТ1, ЛИСТ2 и ЛИСТ3. Эти названия указаны на ярлычках листов в нижней части экрана. Для перехода на другой лист нужно щелкнуть на названии этого листа. На рабочем листе могут располагаться

· таблицы данных,

· диаграммы (в качестве элемента таблицы или на отдельном листе).

Действия с рабочими листами:

· Переименование рабочего листа. Установить указатель мыши на корешок рабочего листа и два раза щелкнуть левой клавишей или вызвать контекстное меню и выбрать команду Переименовать.

· Вставка рабочего листа. Выделить ярлычок листа, перед которым нужно вставить новый лист, Вставка ê Лист, или с помощью контекстного меню.

· Удаление рабочего листа. Выделить ярлычок листа, Правка ê Удалить, или с помощью контекстного меню.

· Перемещение и копирование рабочего листа. Выделить ярлычок листа и перетащить на нужное место (с нажатой клавишей CTRL – скопировать) или через буфер обмена.