Состав и назначение систем подготовки текстовых документов

Обработка текстов как направление развития техники возникла в первой декаде XX в. с появлением механической пишущей маши­ны. Затем более полувека пишущая машина оставалась единствен­ным общедоступным средством получения печатного текста на бу­маге. Очевидно, что при печатании на пишущей машине наиболее трудоемким является процесс внесения изменений в текст, когда в лучшем случае с помощью ножниц и клея создается новый вари­ант документа, который затем весь перепечатывается заново для получения чистового варианта. В процессе печати опечатки зама­зываются или исправляются подчисткой и повторным впечатыва­нием. Наибольшие усовершенствования пишущей машины, такие как возможность печати часто повторяющихся текстов с помощью механического читающего устройства с закодированными перфо­рацией знаками, принципиально не изменили процесса подготовки текста.

С появлением микропроцессора и персональных компьютеров на их основе подготовка текстовых документов обрела принципиаль­но новую основу. В 1980-е гг. было разработано множество программ подготовки текстовых документов для различных персональных компьютеров, отличающихся как функциональными возможно­стями, так и организацией взаимодействия с пользователями (ин­терфейсом). В последние несколько лет получили распростране­ние программы с такими возможностями, что их можно считать на­стольными издательскими системами, позволяющими выполнять не только ввод и редактирование текста, но и верстку в интерак­тивном режиме сложного текста с иллюстрациями.

Существующие в настоящее время компьютерные системы под­готовки текстовых документов значительно отличаются друг от друга характеристиками, возможностями по вводу и редактированию текста, его форматированию и выводу на печать, а также по степени сложности освоения пользователем. Выбор конкретного программного продукта для обработки текста является весьма от­ветственным моментом. Разнообразные системы подготовки текстов позволяют эффективно использовать компьютер тем специалистам, которые связаны с информационными технологиями. Процесс выбо­ра связан со многими факторами, но прежде всего необходимо ис­пользовать принцип разумной достаточности.

Наиболее важной для практического пользователя характерис­тикой программы этого класса могла бы выступить область про­фессиональной деятельности, для которой программный продукт удобен в применении. Инструментальные средства подготовки тек­стовых документов используются для набора текстов программ, до­кументов различной степени сложности, научных статей, книг и т. д. Ограничивающим фактором может быть квалификация пользова­теля.

Наиболее актуальным в процессе подготовки текстового доку­мента является организация интерфейса пользователя, к которо­му в первую очередь относятся язык общения с программой, а также устройства ввода-вывода (клавиатура, манипулятор типа «мышь», .экран видеотерминала и устройство печати). Современные систе­мы подготовки текстовых документов обладают в большинстве своем дружественным пользовательским интерфейсом. Однако разработчики программ подготовки текстов учитывают тот факт, что у каждого пользователя свой стиль работы над документом (что удобно для одной группы пользователей — для другой являет­ся помехой). Поэтому наиболее привлекательными для разработ­чика документа выглядят те программные среды, в которых воз­можна настройка интерфейса под свои вкусы и потребности.

С точки зрения удобства для пользователя одним из важнейших свойств текстовых процессоров является полное соответствие твердой копии (на бумажном носителе) образу документа на экра­не. Такая характеристика по-английски называется WYSIWYG (What You See Is What You Get — что вы видите, то и получите). Не последнюю роль при выборе программы играют объем занимаемой памяти и цена.

Существующие в настоящее время компьютерные системы под­готовки текстовых документов можно классифицировать по объе­му функциональных возможностей или по назначению для приме­нения (рис. 9.1).

Рис. 9.1. Классификация систем подготовки текстовых документов

Текстовый редактор (text editor) обеспечивает ввод, изменение и сохранение любого символьного текста, но предназначен он в ос­новном для подготовки текстов программ на языках программирования высокого уровня, поскольку они не требуют форматирова­ния, т. е. автоматического преобразования расположения элемен­тов текста, изменения шрифта и т. п. Программный текст истори­чески первым стал обрабатываться с помощью компьютера. Набор операций текстовых редакторов определяет особенности построч­ной записи текстов на языках программирования, хотя этот набор и весьма широк.

Результатом работы экранного редактора является файл, в ко­тором все символы являются знаками кодовой таблицы ASCII (American Standards Committee for Information Interchange) с кодами, значения которых больше 31[5], а также символы новой строки. Та­кие файлы называются ASCII-файлами.

Различаясь способами управления и набором сервисных воз­можностей, все редакторы текста в том или ином виде позволяют:

— набирать текст с отображением на экране видеомонитора, используя до 200 символов;

— исправлять ошибочные символы в режиме замены;

— вставлять и удалять группы символов (слова) в пределах строки, не переводя неизменившуюся часть строки, а сдвигая ее влево (вправо) целиком в режиме вставки;

— удалять одну или несколько строк, копировать их или пере­мещать в другое место текста;

— вставлять группы строк из других текстов;

— обнаруживать все вхождения определенной группы симво­лов (контекста);

— заменять один контекст другим, возможно, разной длины;

— сохранять набранный текст для последующих корректировок;

— печатать текст на разных типах устройств печати (принте­ров) стандартными программами печати одним шрифтом в преде­лах документа.

Из множества имеющихся редакторов текста можно выделить Norton Editor (фирма Peter Norton Computing Inc.), SideKick (фирма Borland), Brief (фирма Solution Systems), многофункциональный мно­гооконный редактор Multi-Edit (фирма American Cybernetics Inc.), редактор Notepad в составе ОС Windows. К этой же категории отно­сятся редакторы Турбосистем программирования. Разнообразные Турбосистемы представляют удобные интегрированные инструмен­тальные средства для создания, компиляции, отладки и выполнения программ на таких популярных языках программирования, как Бей­сик, Паскаль, Си, Пролог, Ассемблер. Обязательной составляющей Турбосистем является редактор, обладающий широкими возможнос­тями по созданию и обновлению программных текстов. Команды ре­дакторов Турбосистем основаны на командах популярной программы Word Star и в высшей степени стандартизированы.

Когда основной задачей пользователя являются подготовка тек­стов на естественных языках для печати и печать этих документов, набор операций редактора должен быть существенно расширен, и программный продукт переходит в новое качество — систему под­готовки текстов — продукт, которому соответствует англоязычный термин word processor. Такие программы для обработки докумен­тов ориентированы на работу с текстами, имеющими структуру документа, т. е. состоящими из абзацев, страниц и разделов.

Среди систем подготовки текстов на естественных языках мож­но выделить три больших класса, но с достаточно размытыми гра­ницами: форматеры, текстовые процессоры и настольные изда­тельства.

Исходя из внутримашинной структуры подготавливаемого до­кумента, можно было бы предложить следующий подход к класси­фикации систем подготовки текстов.

Форматер — система подготовки текстов, которая не использу­ет для внутреннего представления текста никаких специальных кодов, кроме стандартных: конец строки, перевод каретки, конец страницы (по сути работает с ASCII-файлами).

Текстовый процессор — система подготовки текстов, которая во внутреннем представлении снабжает собственно текст специаль­ными кодами — разметкой. В основном текстовые редакторы и тек­стовые процессоры различаются по назначению: первые создают ASCII-файлы, которые используются затем компиляторами или форматерами, вторые — предназначены для подготовки текстов для последующей печати на бумаге, форма представления текста имеет большое значение.

Текстовые процессоры имеют специальные функции, которые предназначены для облегчения ввода текста и представления его в напечатанном виде. Среди этих функций можно выделить сле­дующие:

— ввод текста под контролем функций форматирования, обеспе­чивающих немедленное изменение вида страницы текста на экране и расположение слов на ней, давая приближенное представление о действительном расположении текста на бумаге после печати;

— возможность предварительного описания структуры буду­щего документа, в котором задаются такие параметры, как вели­чина абзацных отступов, тип и размер шрифта для различных эле­ментов текста, расположение заголовков, междустрочные рас­стояния, число колонок текста, расположение и способ нумерации сносок и т. п.;

— возможность автоматической проверки орфографии и полу­чения подсказки при выборе синонимов;

— возможность ввода и редактирования таблиц и формул с ото­бражением их на экране в том виде, в каком они будут напечатаны;

— возможность объединения документов в процессе подготовки текста к печати;

— возможность автоматического составления оглавления и ал­фавитного справочника.

Большинство текстовых процессоров имеют средства настрой­ки на конфигурацию оборудования компьютера, в частности на тип графического адаптера и видеомонитора.

Практически все текстовые процессоры имеют уникальную структуру данных для представления текста, что объясняется не­обходимостью включения в текст дополнительной информации, описывающей структуру документа, шрифты и т. п., поскольку каждое слово или даже символ могут иметь свои особые характе­ристики. Поэтому текст, подготовленный с помощью одного тексто­вого процессора, как правило, не может быть прочитан другими текстовыми процессорами и, следовательно, не может быть отре­дактирован и напечатан. В целях совместимости текстовых доку­ментов при переносе их из среды одного текстового процессора в другой существует особый вид программного обеспечения — кон­вертеры, обеспечивающие получение выходного файла в формате текстового процессора — получателя документа. Программа-кон­вертер на входе получает информацию в одном формате, а как ре­зультат своей работы выдает информацию в виде файла в другом (требуемом) формате. Дальнейшее усовершенствование систем об­работки текстов привело к тому, что автономные программы-кон­вертеры практически прекратили свое существование и вошли со­ставной частью в систему подготовки текстов. Сегодня наиболее яркие представители программ текстовой обработки поддержива­ют популярные файловые форматы за счет встроенных модулей конвертации.

Существующие в настоящее время текстовые процессоры зна­чительно отличаются друг от друга характеристиками, возможно­стями по вводу и редактированию текста, его форматированию и выводу на печать, а также по степени сложности освоения пользо­вателем. Достаточно условно эти инструментальные средства мо­гут быть разделены на две категории.

К первой категории можно отнести текстовые процессоры, по­зволяющие подготовить и напечатать сложные и большие по объе­му документы, включая книги. К ним относятся WinWord, Word­Perfect, ChiWriter, WordStar 2000, AmiPRo, T³. Самым популяр­ным отечественным продуктом в этом классе, на наш взгляд, является текстовый процессор «Лексикон».

Текстовые процессоры второй категории имеют существенно меньшие возможности, однако проще в использовании, работают быстрее и требуют меньше оперативной памяти, существенно ни­же по стоимости. Специально рассчитанные на руководителей сис­темы обработки текстов проще, и ими легче пользоваться. К этой категории можно отнести Beyond Word Writer, Professional Write, Symantec Just Write, DacEasy Word.

Настольные издательства готовят тексты по правилам поли­графии и с типографским качеством. Подобно тому как текстовые процессоры не являются «развитием» форматеров, настольные из­дательства не являются более совершенным продолжением тек­стовых процессоров, так как у них совсем иное назначение.

Настольные издательские системы (desktop publishing, пакеты DTP или НИС) по сути являются инструментом верстальщика. Предназначены программы этого класса не столько для создания больших документов, сколько для реализации различного рода по­лиграфических эффектов. То есть программа настольного изда­тельства позволяет легко манипулировать текстом, менять форма­ты страниц, размер отступов, дает возможность комбинировать различные шрифты, работать с материалом до получения полного удовлетворения от внешнего вида как отдельных страниц (полос издания), так и всего издания.

По ряду функциональных возможностей пакеты НИС анало­гичны лучшим текстовым процессорам, и граница, разделяющая их, становится все незаметнее.

Но пакеты НИС отличаются от текстовых процессоров еще дву­мя важными характеристиками. Во-первых, пакеты НИС имеют более широкие возможности управления подготовкой текста. Во- вторых, подготовленные в пакете НИС материалы выглядят изда­ниями высшего уровня качества, а не просто как изящные распе­чатки.

Все пакеты имеют характеристики, отсутствующие в абсолют­ном большинстве текстовых процессоров, например сжатие и рас­тяжение строк, вращение текста и изменение расстояний между строчками и абзацами с очень маленьким шагом приращения и т. д.

Внешний файл, подготовленный текстовым процессором, мож­но распечатать только этим же текстовым процессором. Как пра­вило, печать может быть выполнена на принтере любого типа, в том числе и на лазерном. Тексты, подготовленные настольными изда­тельствами, распечатываются только на лазерных принтерах.

Среди систем подготовки текстовых документов в этом классе можно также предложить деление на две подгруппы: настольные издательства профессионального уровня и издательские системы начального уровня. Системы первой подгруппы предназначены для работы над изданиями документов со сложной структурой или типа иллюстрированного журнала. К системам профессионального уровня можно отнести QuarkXPress for Windows, FrameMaker for Windows, PageMaker for Windows. Однако освоение дорогих и слож­ных в эксплуатации «настольных типографий» обычно требует значительных временных затрат, поэтому вряд ли их целесообраз­но использовать тем специалистам, которым по роду занятий лишь изредка требуется красиво и довольно быстро подготовить доку­ментацию, письмо или объявление.

Системы второй группы обычно не предназначаются для полу­чения промышленной полиграфической продукции. Пользователи данного класса НИС для решения своих задач, как правило, приме­няют другие программы, а НИС используют эпизодически, напри­мер при создании информационного бюллетеня или формирования поздравительной открытки для тиражирования в небольшой фир­ме. Все пакеты данной категории ориентируются на новичка и поль­зователя, который отдает издательской деятельности лишь часть своего рабочего времени. Наиболее распространены в этой группе Microsoft Publisher, Pageplus for Windows.

Предложенная классификация систем подготовки текстов являет­ся во многом условной, так как некоторые функции текстовых редак­торов различных классов перекрываются, постоянно появляются но­вые версии редакторов с более усовершенствованными и сложными процедурами обработки, что размывает границы между классами.

Подготовка текстов с использованием текстовых процессоров заключается в последовательном выполнении ряда этапов:

— набор текста;

— редактирование введенной информации;

— форматирование (оформление) отдельных структурных эле­ментов будущего документа;

— печать документа;

— сохранение текста документа и ведение архива текстов.

Набор текста

При современном уровне развития компьютерных информаци­онных технологий клавиатура остается основным инструментом ввода текста будущих документов. Набор текста на клавиатуре мо­жет производиться с любой скоростью, потерь информации при этом не происходит, возможно лишь некоторое отставание обра­ботки символов системой подготовки текстов от момента непосред­ственного ввода.

Вводимый текст располагается в специально отведенной облас­ти экрана видеомонитора — текстовом окне или рабочей области. Остальная часть экрана отводится под служебную область. Разме­ры этих логических частей (служебной и рабочей) зависят от конк­ретной программы подготовки текста. Обычно в служебной облас­ти присутствует строка статуса, которая содержит полезную для пользователя информацию о режиме работы программы подготов­ки текста и используется для краткой подсказки о действии про­граммы при выборе того или иного пункта меню. Место экрана, на котором появляется следующий вводимый символ, т. е. позиция, ввода, отмечается специальным знаком — курсором. В служебной области всегда помещена информация о текущем положении кур­сора. Вид курсора зависит от программы, обеспечивающей обра­ботку текста. Обычно это ромб, прямоугольник или знак подчерки­вания.

Любая система подготовки текстов поддерживает два режима ввода — вставки или замены. Переключение между режимами осуществляется клавишными командами программы либо коман­дой меню. Возможность легко исправить ошибку набора снижает внимание пользователя и стимулирует высокую скорость набора текста, а следовательно, увеличивает вероятность набора ошибоч­ных символов. Клавиша <Backspace> удаляет ошибочный символ слева от курсора, клавиша <Delete> удаляет из текста символ, на­ходящийся в позиции курсора, а все символы справа смещаются влево в режиме вставки. Вводимый символ автоматически раздви­гает строку при режиме вставки либо заменяет существующий символ в режиме замены.

Когда все отведенные для текста строки экрана дисплея будут заполнены, система подготовки текстов автоматически сдвигает текст. При этом верхняя строка текста исчезает из поля зрения пользователя, а внизу появляется пустая строка для дальнейшего ввода символов. Этот процесс называют прокруткой, или скрол­лингом, строк.

При наборе текста на компьютере часто имеют место наруше­ния правил набора и размещения текста абзацев, которые, как и грамматические ошибки, недопустимы ни в каком документе.

К часто нарушаемым правилам компьютерного набора можно отнести следующие:

— знаки препинания не отделяются от предшествующего текста; допускается отделять пробелом только вопросительный знак (?);

— не отделяются от цифр знаки процент, градус, минута, се­кунда (45%, 20° и т. п.);

— одним пробелом цифры отделяются от символов № и §; одна­ко при вводе нужно использовать «неразрывный» пробел, который не будет ни растянут при форматировании, ни разорван при пере­носе;

— дефис пробелами не отделяется; в компьютерном наборе час­то неправильно используют дефис вместо тире, потому что знака тире в стандартной раскладке клавиатуры нет;

— тире, наоборот, отделяется пробелом; исключение составля­ют тире в сочетаниях, имеющих смысл «от» и «до», например 1941—1945 гг.

Во всех перечисленных случаях отделение не должно быть больше одного пробелами на этом пробеле недопустим перенос. По­этому здесь необходим только «неразрывный» пробел. По этой же причине следует взять за правило ставить именно «неразрывный» пробел после предлога, которым начинается предложение. В ре­зультате редакторской правки оно может оказаться в конце стро­ки, а правила запрещают заканчивать строку предлогом или со­юзом, с которого начинается новое предложение.

Наконец, упомянем типичные ошибки, встречающиеся при ис­пользовании сокращений:

— в конце общеупотребительных сокращений «кг», «т», «ц», «км» точка не ставится;

— сокращения типа «т.д.» и «с.г.» записываются без пробела;

— сокращения «и др.», «и т. д.», «и т. п.» могут быть применены только в конце предложения, в середине предложения их нужно записывать полностью.

Чтобы выполнять перечисленные правила, можно было бы ре­комендовать следующую культуру набора текста:

— там, где нужен пробел, но недопустим перенос на следующую строку, ставить символ «неразрывного» пробела;

— там, где нужен дефис и недопустим перенос на следующую строку, ставить символ «неразрывного» дефиса;

— не отделять пробелами знаки препинания;

— для набора «правильных» типографских символов можно воспользоваться механизмом макропоследовательностей системы подготовки текста, закрепив за удобной для вас клавишной комби­нацией символ, которого нет на клавиатуре.

Вторая группа ошибок набора связана с неправильной расста­новкой переносов слов. Системы подготовки текстов используют четыре способа выравнивания текста абзаца при автоматической верстке строк в процессе набора: влево, вправо, по центру и по ши­рине (выключка) — когда каждая строка абзаца, кроме концевой, выравнивается и по правой, и по левой границам за счет расстанов­ки переносов с последующим равномерным расширением пробе­лов между словами. Последний способ наиболее распространен, так как более всего соответствует удобству чтения и восприятия текста.

Если в документе, изготавливаемом с помощью компьютерной системы подготовки текста, не преследуются специальные цели, например зафиксировать с помощью рваной правой границы вни­мание читателя, то абзацы принято выравнивать выключкой. Если просто (без переносов) выравнивать текст по правой границе, воз­никает брак, называемый жидкой строкой, или зияющими пробе­лами. Выключка придает тексту более формальный вид и имеет еще одно важное преимущество: выровненный текст, как правило, содержит больше символов в каждой строке, что уменьшает общее количество строк. Именно поэтому газетный стиль оформления текста использует колонки с выровненным по краям текстом.

В текст документа программа текстового процессора при вык­лючке добавляет так называемые «мягкие» пробелы, осуществля­ется разгонка строк. Термин «мягкие» в данном случае подчер­кивает возможность изменения положения пробела самой про­граммой подготовки текста. Пробелы, задаваемые пользователем в тексте при наборе, программой текстового процессора не могут быть изменены, поэтому они называются «жесткими» пробелами. «Мягкие» пробелы могут сильно увеличить междусловное рассто­яние и привести к уже упомянутым «жидким» строкам, «дырявости»' набора. Проблема появления «мягких» пробелов и увеличения междусловного промежутка решается расстановкой переносов. Целесообразно перенос слов выполнять на завершающей стадии редактирования. При переносе слова разбиваются по слогам, и в них вставляются скрытые символы «мягкого» переноса (так называе­мые необязательные дефисы). Когда возникает необходимость пе­реноса, один из символов «мягкого» переноса разбивает слово на части с учетом максимально возможного заполнения текущей строки. Таким образом, использование переноса позволяет более плотно компоновать текст на странице. Существуют две возможно­сти переноса:

— автоматический перенос без контроля разработчика доку­мента;

— принудительный перенос с контролем выполнения переноса пользователем.

При подготовке важных документов рекомендуется использо­вать вариант с принудительным переносом. Программа текстового процессора в этом случае предлагает пользователю свои варианты разбиения слова, окончательное решение о месте переноса прини­мает пользователь. Если ни один из вариантов не устраивает раз­работчика документа, он имеет право отказаться от переноса в этом слове.

Общая рекомендация заключается в использовании «мягкого» переноса, поставленного в месте нужного переноса. В тот момент, когда слово попадет в зону возможного переноса, невидимый спе­циальный символ «мягкого» переноса превратится в реальный правильный знак переноса. При возникновении конфликта между вашим «мягким» переносом и неправильным, который автомати­чески предлагает текстовый процессор, необходимо провести ис­правления переноса вручную. Современные правила орфографии разрешают нарушение правил переноса при наборе на узкий га­зетный формат, когда нет технической возможности избежать ошибки. Текстовые процессоры работают в диапазоне широких строк, поэтому данные исключения для них неприменимы.