Организация движения информации в местной администрации

Информация, поступающая в органы местного самоуправления по разным каналам, к разным должностным лицам, в разной форме и в разное время, требует создания продуманной системы ее приема, хранения, обработки и использования (рис. 9). Она фиксируется на определенном носителе в виде документа.

Особенностью систем документированной информации является наличие операций по составлению, приему, передаче, регистрации, визированию, подписанию, копированию, хранению и уничтожению документов. Совокупность всех операций, выполняемых с документами, называется делопроизводством. Движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления адресату представляет собой документооборот. Рациональная организация документооборота в органах местного самоуправления обеспечивает оперативное прохождение документов.

Документооборот осуществляется в виде потоков документов, движущихся между пунктами обработки информации (руководители и специалисты органа управления) и пунктами технической обработки документов (экспедиция, машинописное бюро, копировальномножительная служба и т.п.). Документооборот разделяется на входящие, исходящие и внутренние потоки документов. К основным параметрам потоков документов относятся: направление потока, определяемое пунктами отправления и назначения; объем потока, характеризующийся количеством документов, проходящих в единицу времени; структура потока, характеризующаяся разновидностью документов, авторством и другими признаками; режим потока, определяемый периодичностью движения информации через пункты обработки.

Порядок работы с документами в органах муниципального управления регламентируют нормативные акты: «Общие требования к документам и службам информационного обеспечения Государственной системы документационного обеспечения управления» (ГСДОУ), «Унифицированная система организационно распорядительной документации» (УСОРД), государственный стандарт УСОРД, а также инструкции по делопроизводству, издаваемые на основе этих актов органами муниципального управления.

Номенклатура дел - утвержденный в установленном порядке, систематизированный список наименований дел, образуемых в органе муниципального управления. Используется в качестве схемы распределения и группировки документов в делах (схема классификации), указателя индексации документов и дел и сроков хранения, а также в качестве схемы построения справочной картотеки на исполненные документы. Номенклатура дел позволяет находить документы по их видам и содержанию, и потому от качества ее построения зависит оперативность работы с документами и их сохранность.

Особенности исходной информации для принятия управленческих решений состоит в следующем:

• исходная информация не всегда достоверна: если это статистическая или отчетная информация, то погрешности возникают в результате неправильных расчетов, ошибок исполнителей или искажения отчетных данных; для экспертной информации ошибки могут возникать из-за недостаточной компетентности экспертов и неправильных методов обработки;

• информацию не всегда возможно получить к необходимому моменту времени из-за срывов сроков отчетности, длительности сбора и обработки информации;

• в связи с тем, что каждое решение должно основываться на учете будущих условий его реализации, а прогнозная информация носит вероятностный характер, принимаемые на ее основе решения также будут подвержены влиянию случайных ошибок;

• большинство принимаемых решений на стадии подготовки носит многовариантный, альтернативный характер, трудность состоит в отсутствии обобщенного критерия, позволяющего выбрать вариант решения.