Учёт денежных средств

В процессе хозяйственной деятельности у организаций возникают обоюдные расчётные обязательства с поставщиками и подрядчиками, покупателями и заказчиками, бюджетом и внебюджетными фондами, кредитными организациями и др.

В соответствии с законодательством платежи между ними осуществляются путем наличных и безналичных расчётов.

Порядок работы с наличными деньгами в настоящее время регулируют:

- Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации от 05.01.1998 № 14-П;

- Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 № 40.

Порядок ведения кассовых операций, в частности, предусматривает:

- наличие кассы и ведение кассовой книги;

- хранение свободных денежных средств в учреждениях банков;

- расходование наличных денег, полученных из банков, на цели, указанные в чеке;

- хранение наличных денег в кассах организаций в пределах лимитов, установленных обслуживающими их учреждениями банков по согласованию с руководителями организаций. Денежные средства сверх лимита обязательно должны быть сданы в банк, или инкассаторам. Исключение составляют денежные средства, взятые в банке на оплату труда работников, выплату пособий по социальному страхованию и стипендий. Денежные средства, предназначенные на эти цели, могут храниться в кассе организации в течение трех рабочих дней, включая день получения их в банке.

Ответственность за сохранность ценностей в кассе несет кассир. С ним заключается договор о полной материальной ответственности. В небольших фирмах функции кассира может выполнять главный бухгалтер.

Руководители организаций обязаны оборудовать кассу и обеспечить сохранность денег в ее помещении.

Кассовые операции любой организации контролируются банками, в которых открываются расчётные счета, и налоговыми инспекциями, в которых зарегистрированы предприятия.

Основными документами, оформляющими поступление и выдачу наличных денег, являются приходные и расходные кассовые ордера. Организация получает наличные деньги из банка через кассира по чеку, выписанному на его имя. Факт получения денежных средств оформляется приходным кассовым ордером.

Наличные деньги из кассы организации выдаются по расходным кассовым ордерам или по надлежаще оформленным другим документам. Заработная плата, пособия, пенсии и стипендии выдаются из кассы по платежным ведомостям. В этом случае расходные кассовые ордера на каждого получателя не составляются.

Приходные и расходные кассовые ордера до передачи их в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных документов.

Аналитический учёт кассовых операций осуществляется кассиром в кассовой книге. Листы этой книги пронумеровываются, прошнуровываются и скрепляются сургучной печатью. Кассовая книга ведется в двух экземплярах. Второй экземпляр этой книги служит отчетом кассира и сдается им в бухгалтерию. Записи в кассовой книге делают после приема или выдачи денег на основе приходных или расходных ордеров.

По окончании дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег на следующее число и сдает в бухгалтерию отчет вместе с приходными и расходными кассовыми документами.

В кассовых документах не допускаются подчистки, помарки и исправления.

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации. Не менее одного раза в месяц производится инвентаризация кассы. Она осуществляется внезапно комиссией, назначенной приказом руководителя организации, в присутствии кассира. Результаты инвентаризации оформляются актом. Выявленные недостачи наличных денежных средств или денежных документов взыскиваются с кассира, а излишки приходуются и зачисляются в прибыль организации.

Учёт наличных денежных средств в кассе ведется на основании кассовых документов на счёте 50 «Касса». По дебету счета 50 отражается поступление денежных средств и денежных документов в кассу, а по кредиту − выдача их из кассы организации.

При необходимости к счёту 50 организация может открыть субсчета:

- 50-1 - для учёта наличия и движения российской валюты, а также для каждой используемой иностранной валюты;

- 50-2 - для учёта наличных денежных средств в операционных кассах (кассах, открываемых в подразделениях организации);

- 50-3 - для учёта денежных документов (почтовых и вексельных марок, марок государственной пошлины, оплаченных путевок в дома отдыха, акций акционерных обществ, оплаченных билетов для командируемых сотрудников, талонов на бензин, телефонных и интернет-карт и т.п.).

Кассовые операции отражаются в учётных регистрах на основании отчетов кассира.

Основные операции, отражаемые по дебету счета 50 «Касса»:

Наличные денежные расчёты с организациями или физическими лицами за приобретенные товары, выполненные работы, оказанные услуги должны производиться с использованием средств контрольно-кассовой техники (ККТ).

ККТ не применяют, если прием наличных денежных средств не связан с расчетами за товары (работы, услуги), например, при осуществлении расчётов по договору займа, при получении (возврате) залога, при получении неустойки (штрафа, пени) в связи с нарушением контрагентом условий договора, при внутрихозяйственных расчетах и прочих случаях. Документом для оприходования в этом случае денежных средств в кассе является приходный кассовый ордер.

Одним из важных элементов контроля кассовых операций является проверка соблюдения предельного уровня расчётов наличными деньгами между юридическими лицами (не более 100000 руб. по одной сделке). Ограничение распространяется также на расчёты наличными между организациями и индивидуальными предпринимателями.

Учёт безналичных расчётов.Расчёты в безналичной форме регулируются Положением Банка России от 03.10.2002 № 2-П «О безналичных расчетах в Российской Федерации». Они производятся путем перевода денежных средств с банковских счётов плательщика на счета получателя на основании расчётных документов.

Банки открывают в валюте Российской Федерации и иностранных валютах: текущие, расчётные, специальные банковские счета, счета по вкладам (депозитам) и другие.

Текущие счета открываются физическим лицам для совершения расчётных операций, не связанных с предпринимательской деятельностью или частной практикой.

Расчётные счета открываются юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям для совершения расчётов, связанных с предпринимательской деятельностью.

Специальные счета предназначены для учёта денежных средств, находящихся на аккредитивах, чековых книжках и иных платежных документах (кроме векселей), а также для движения средств целевого финансирования.

Счета по вкладам (депозитам) открываются физическим и юридическим лицам для учёта денежных средств, размещаемых в кредитных организациях с целью получения доходов в виде процентов, начисляемых на сумму размещенных денежных средств.

Самое широкое использование из указанных счётов имеют расчётные счета.

Для открытия расчётного счета юридическому лицу в банк представляются:

- заявление на открытие счета установленной формы;

- свидетельство о государственной регистрации юридического лица или нотариально заверенную копию;

- копии Устава и учредительного договора, заверенные нотариально;

- лицензии (разрешения), выданные юридическому лицу на право осуществления деятельности, подлежащей лицензированию;

- карточка с образцами подписей и оттиска печати. Право первой подписи принадлежит руководителю и его заместителю, второй – главному бухгалтеру и его заместителю; подписи фиксируются только в присутствии нотариуса;

- документы, подтверждающие полномочия лиц, указанных в карточке, на распоряжение денежными средствами, находящимися на банковском счёте;

- свидетельство о постановке на учёт в налоговом органе.

Каждая организация имеет право открывать несколько расчётных счётов в разных банках.

На расчётном счёте сосредотачиваются свободные денежные средства и поступления за реализованную продукцию, выполненные работы и услуги, краткосрочные и долгосрочные ссуды, получаемые от банка, и прочие зачисления.

С расчётного счета производятся почти все платежи организации: оплата поставщикам за материалы, работы, услуги, погашение задолженности бюджету, внебюджетным фондам, получение наличными денег в кассу для выдачи заработной платы, материальной помощи, премий и т. п. Выдача денег, а также безналичные перечисления с этого счета банком осуществляются, как правило, на основании приказа организации-владельца расчётного счета или с его согласия (акцепта).

В особых случаях банк принудительно списывает денежные средства с расчётного счета по документам других организаций. Например, по приказам финансовых органов перечисляются суммы просроченных налогов и сборов, по исполнительным листам и т. п. Банк, кроме того, может списывать денежные средства с расчётного счета организации без ее приказа, по собственной инициативе (например, проценты за пользование ссудами, суммы по просроченным ссудам и др.).

При расчетах между организациями, банками и государством применяется календарная система расчётов. Это означает, что все платежи с расчётного счета, включая отчисления в бюджет и выплату заработной платы, производятся в порядке календарной очередности, т. е. в порядке их поступления в банк, если остаток средств достаточен для всех платежей. В иных случаях существует очередность платежей.

Прием и выдача денег или безналичные перечисления производятся банком на основании документов:

- объявление на взнос наличными, которое выписывается при взносе наличных денег на расчётный счёт.

- чек − ценная бумага, содержащая распоряжение чекодателя банку произвести платеж указанной суммы чекодателю;

- платежное поручение – поручение организации банку о перечислении соответствующей суммы с ее расчётного счета на расчётный счёт получателя. Такими получателями могут быть поставщики, вышестоящие организации, финансовые органы, страховые и другие организации.

- аккредитив − обязательство, принимаемое банком по поручению плательщика, произвести платежи в пользу получателя средств по предъявлении последним документов, соответствующих условиям аккредитива, или предоставить полномочия другому банку произвести такие платежи;

- платежное требование и инкассовое поручение − документы для осуществления расчётов по инкассо (банковская операция, посредством которой банк по поручению и за счёт клиента осуществляет действия по получению платежа от плательщика).

Банки как кредитные организации не вмешиваются в договорные отношения своих клиентов при выборе ими форм расчётов.

Организации при совершении данных операций необходимо руководствоваться Положением о безналичных расчетах в Российской Федерации, утвержденным Центральным банком Российской Федерации от 12 .04. 2001 г. № 2-П.

В случаях, предусмотренных договором банковского счета, клиент оплачивает услуги банка по совершению операций с денежными средствами. В то же время банк может начислять проценты за пользование денежными средствами, находящимися на счёте клиента. Срок зачисления и размер процентов устанавливаются согласно договору банковского счета.

Для учёта безналичных денежных средств и контроля за их поступлением и использованием применяется группа счётов бухгалтерского учёта: 51 «Расчётные счета», 52 «Валютные счета», 55 «Специальные счета в банках», 57 «Переводы в пути». По дебету этих счётов отражается поступление денежных средств, а по кредиту - их выбытие (перечисление, снятие).

Основанием для отражения операций по счёту 51 являются выписки с этого счета, которые банк выдает организации ежедневно (или периодически в установленные им сроки). К выписке банка прилагаются документы, подтверждающие выполнение финансовых операций, нашедших в ней отражение. Выписка является копией (вторым экземпляром) лицевого счета, который банк ведет по расчётному счёту организации.

Бухгалтерские записи по учёту средств на расчётном счёте:

Осуществление валютных операций в Российской Федерации регулируется положениями Федерального закона от 10.12.2003 № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле».

Для осуществления таких операций, связанных, главным образом, с внешнеэкономической деятельностью, российские организации приобретают иностранную валюту на внутреннем валютном рынке, получают ее в виде экспортной валютной выручки, валютных кредитов и займов. Поступление иностранной валюты производится только через валютные счета в уполномоченных банках, порядок открытия и ведения которых устанавливается Центральным банком Российской Федерации.

Под термином «валютный счёт» подразумевается тот же расчётный счёт, но только открываемый не в российских рублях, а в иностранной валюте (на каждый вид валюты – отдельный счёт). Такие счета открываются организациям в том же порядке, что и расчётные счета в рублях.

В банк необходимо представить заявление на открытие счета; два экземпляра карточки с образцами подписей директора и главного бухгалтера, а также оттиском печати организации; нотариально заверенные копии учредительных документов и свидетельства о государственной регистрации; копию свидетельства о постановке организации на налоговый учёт; копию справки из Госкомстата. К этим документам следует добавить также справку о том, что у организации уже открыт расчётный счёт.

Для учёта денежных средств в иностранных валютах на валютных счетах организации, открытых в банках на территории РФ и за ее пределами, предназначен счёт 52 «Валютные счета».

По дебету счета 52 отражается поступление денежных средств на валютные счета организации, по кредиту − списание денежных средств с этих счётов.

Отражение в бухгалтерском учёте организации указанных операций производится на основании выписок уполномоченного банка и приложенных к ним денежно-расчётных документов.

В соответствии с Инструкцией по применению Плана счётов бухгалтерского учёта к счёту 52 «Валютные счета» могут быть открыты субсчета:

- 52-1 «Валютные счета внутри страны»,

- 52-2 «Валютные счета за рубежом».

Аналитический учёт по счёту 52 ведется по каждому счёту, открытому организацией на территории Российской Федерации и за ее пределами одновременно в иностранной валюте и в рублях.

Организации необходима также наличная иностранная валюта для оплаты командировочных расходов при направлении сотрудников в командировки за пределы РФ. Организация снимает эти средства с валютного счета в кассу и расходует строго по назначению.

Особенности бухгалтерского учёта операций в иностранной валюте установлены Положением по бухгалтерскому учёту 3/2006 «Учёт активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте».

Особенности эти связаны с пересчётом стоимости имущества и обязательств в валюту РФ – рубли, так как отражение в бухгалтерском учёте и отчетности объектов, стоимость которых выражена в иностранной валюте, производится организацией в рублях.

В соответствии с положениями ПБУ 3/2006 «Учёт активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» денежные средства в иностранных валютах и операции с ними подлежат учёту в рублях в суммах, определяемых путем пересчета иностранной валюты по курсу Центрального банка РФ в установленном порядке. Порядок пересчета в рубли денежных знаков в кассе организации и средств на банковских счетах, выраженных в иностранной валюте, также регламентируется ПБУ 3/2006. В нем говорится, что такой пересчёт производится на дату совершения операции, а также на отчетную дату.

Даты совершения отдельных операций в иностранной валюте для целей бухгалтерского учёта приведены в Приложении к ПБУ 3/2006. По операциям с денежными средствами в нем определены две даты:

- момент поступления иностранной валюты на банковский счёт (в кассу) организации;

- момент списания с банковского счёта (выдачи из кассы) иностранной валюты.

Дата зачисления денежных средств или их списания с валютного счёта определяется согласно выписке кредитной организации, в которой открыт валютный счёт.

Дата оприходования денежных средств в кассу или выдачи из кассы определяется по дате приходного или расходного кассового ордера.

Отчетной датой согласно ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации» считается последний календарный день отчетного периода, то есть денежные знаки в кассе организации и средства на банковских счетах, выраженные в иностранной валюте, необходимо пересчитывать на последнюю дату каждого месяца.

В соответствии с ПБУ 3/2006 пересчёт в рубли иностранной валюты в кассе или на банковском счёте можно производить также на дату изменения курса иностранной валюты по отношению к рублю. Принятие такого порядка пересчета следует зафиксировать в учётной политике по бухгалтерскому учёту.

В связи с изменением курса иностранных валют пересчёт наличной валюты в кассе организации и средств на валютных счетах приводит к возникновению курсовых разниц.

В бухгалтерском учёте курсовые разницы (кроме разницы, возникающей при перечислении задолженности по взносам в уставный капитал) признаются либо прочими доходами (положительная курсовая разница), либо прочими расходами (отрицательная курсовая разница).

При повышении курса иностранной валюты по отношению к рублю на дату переоценки денежных средств составляется запись: отражена положительная курсовая разница Д 50, 52 К 91-1, при снижении курса − отражена отрицательная курсовая разница Д 91-2 К 50, 52.

Пример. 25 августа 2009 г. организация получила в банке 2000 евро для оплаты командировочных расходов.

Официальный курс евро составил:

- на день оприходования валюты в кассу – 34,9344 руб./EUR;

- на дату составления отчетности (31.08.2009) − 35,0114 руб./EUR.

Бухгалтерские записи на 25.08.2009 г.:

Бухгалтерские записи на 31.08.2009 г.:

Пример. 28 августа 2009 г. организация получила в банке 2000 евро для оплаты командировочных расходов.

Официальный курс евро составил:

- на день оприходования валюты в кассу – 35,0773 руб./EUR;

- на дату составления отчетности (31.08.2009) − 35,0114 руб./EUR.

Бухгалтерские записи на 25.08.2009 г.:

Бухгалтерские записи на 31.08.2009 г.:

Учёт операций на специальных счетах в банках.Наряду с расчётным и валютным счетами организация может иметь специальные счета для учёта денежных средств, находящихся на аккредитивах, чековых книжках и иных платежных документах (кроме векселей). Учёт данных средств ведется на счёте 55 «Специальные счета в банках» в порядке, установленном для учёта операций на расчётном счёте. К счёту 55 могут быть открыты следующие субсчета:

- 55-1 «Аккредитивы»;

- 55-2 «Чековые книжки»;

- 55-3 «Депозитные счета» и др.

Аккредитив − это письменное поручение одного банка другому о выплате определенной суммы физическому или юридическому лицу при выполнении указанных в аккредитиве условий.

Выпуск и обращение аккредитивов в Российской Федерации регулируются ГК РФ и Положением Банка России от 03.10.2002 № 2-П «О безналичных расчетах в Российской Федерации».

Платеж по аккредитиву производится в безналичном порядке путем перечисления суммы аккредитива на счёт получателя средств.

Банками могут открываться покрытые и непокрытые аккредитивы. При открытии покрытого аккредитива банк-эмитент перечисляет за счёт средств плательщика сумму аккредитива в распоряжение исполняющего банка на весь срок действия аккредитива. При открытии непокрытого аккредитива банк-эмитент предоставляет исполняющему банку право списывать средства с ведущегося у него корреспондентского счета банка-эмитента в пределах суммы аккредитива.

Каждый аккредитив открывается для расчётов только с одним поставщиком. Операции с аккредитивами отражаются в учёте следующими проводками:

На субсчёте 55-2 «Чековые книжки» учитывается движение средств, находящихся в чековых книжках. Чек – это ценная бумага, содержащая ничем не обусловленное распоряжение чекодателя банку произвести платеж указанной в нем суммы чекодержателю. Чекодателем является юридическое лицо, имеющее денежные средства в банке, которыми он вправе распоряжаться путем выставления чеков.

Операции с чеками отражаются в учёте следующими проводками:

Планом счётов на субсчёте 55-3 «Депозитные счета» предусмотрен учёт движения денежных средств, вложенных организацией в банковские и другие вклады, однако согласно ПБУ 19/02 «Учёт финансовых вложений» депозитные вклады в кредитных организациях учитываются в составе финансовых вложений.