Загальні особливості автоматизованих інформаційних систем

Автоматизована інформаційна система — система, що реалізує IT у сфері управління за спільної роботи управлінського персоналу і комплексу технічних засобів. Вона призначена для автоматизованого збирання, реєстрації, збереження, пошуку, оброблення та видачі інформації за запитами користувачів (управлінської» персоналу).

Це відбувається на основі використання економіко-математичних методів, моделей, ЕОМ і засобів комунікації. АІС реалізує принципово нову платформу управління, що ґрунтується на інтеграції управлінської інформації за допомогою механізму загального інформаційного зв'язку даних, які включають в оброблення з метою здобуття інформації для управління.

Автоматизована ІC має забезпечувати:

— постійне спостереження за поточним станом об'єкта Управління та його характеристик;

— адаптації, тобто пристосування до прийнятої практики бізнесу та модифікації, якщо така практика змінюється;

— підтримку професійної діяльності управлінських працівників;

— взаємодію я управлінським персоналом;

— здійснення збирання та аналізу даних для управління й автоматичного виконання програмних засобів при настанні заданого часу з формуванням необхідної звітності;

— реалізацію системи підказок і рекомендацій для користувачів;

— ефективне збереження даних у БД і можливість доступу до них будь-якого кінцевого користувача зі свого робочого місця;

— взаємодію користувачів між собою на основі безпаперової технології

Автоматизована ІC є людино-машинного системою, вона дає змогу підвиїцяти якість управління завдяки оптимальному розподілу праці між людиною тя ЕОМ на всіх стадіях управління. Вся сукупність операцій оброблення інформації, що включає збирання, введення, запис, реєстрацію, перетворення, зчитування, збереження, знищення, коригування, обмін по каналах зв'язку, в АІС здійснюється за допомогою технічних і програмних засобів (схема 8).

Поряд із застосуванням технічних та програмних засобів створюється інформаційне забезпечення АІС, що передбачає організацію її інформаційної бази, регламентацію інформаційних зв’язків. визначення складу і змісту всієї системи інформаційного відображення. При цьому визначальним є принцип орієнтації розробленого технічного, програмного, інформаційного забезпечення на потреби конкретних користувачів — управлінський персонал який с учасником управлінського процесу.

Автоматизована 1C здійснює інформаційне обслуговування покладених на управлінський персонал організаційних, контрольних, аналітичних, інформаційних функцій Одержана після автоматизованого оброблення управлінська інформація завжди має цільове призначення і містить керуючі команди (директиви) або відомості про стан керованої системи і зовнішнього середовища,

Управлінський персонал в АІС здійснює постановку та коригування цілей і критеріїв управління, вносить творчий елемент у пошук найкращих способів досягнення цілей, робить остаточний вибір вироблюваних системою рішень та надання їм юридичної чинності.

На будь-якому підприємстві, в організації циркулюють, величезні інформаційні потоки. Однак не всю інформацію можна обробити за допомогою комп'ютера. Причиною цього є складність структуризації інформації та формалізації процесів її оброблення. Тому в системі управління циркулює також інформація, яку не можна формалізувати (неформалізована) й оброблення якої поки що залишається справою людини.

Процес управління характеризується ієрархією рівнів управління і багатофункціональністю.

Відповідно до ієрархії в управлінні виділяють вищий, середній та оперативний рівні. Вищий рівень (вище управління) приймає стратегічні рішення; визначає цілі управління, зовнішню політику, обсяги матеріальних, трудових та фінансових ресурсів, розробляє довгострокові плани і стратегію їх виконання. АІС для вищого рівня управління має дати інформацію стосовно аналізу ринку, конкуренції, кон'юнктури, а також інформацію для пошуку альтернативних стратегій розвитку підприємства на випадок виявлення загрозливих тенденцій у сфері його інтересів.

На середньому рівні приймаються тактичні рішення, пов'язані зі складанням тактичних планів, контролем за їх виконанням, спостереженням за обсягами всіх ресурсів, розробленням управлінських рішень для виведення підприємства на необхідний рівень, передбачений планами. Для середнього рівня управління АІС має розв'язувати задачі з розрахунку планових показників, контролю за їх виконанням.

На оперативному рівні приймаються оперативні рішення, пов'язані з реалізацією планів. Основне завдання оперативного управління полягає в узгодженні всіх елементів виробничого процесу в часі та просторі з необхідним ступенем деталізації. На цьому рівні формуються дані про хід виконання планів і складаються звіти. Відповідно АІС має обробляти фактичні дані в реальному масштабі часу в міру їх виникнення.

На кожному з рівнів виконуються роботи, що в комплексі забезпечують управління. Ці роботи називають функціями.

Саме функції трансформуються в АІС у комп'ютерні програми. А метою розв'язання задач управління в АІС є автоматизація цих функцій. Залежно від цілей виділяють такі типові функції:

— прогнозування,

— планування,

— обліку,

— контролю,

— аналізу,

— регулювання.

Прогнозування — функція, за допомогою якої здійснюються формування й обґрунтування наукових передумов перспективи розвитку об'єкта управління, можливих змін його стану до певного моменту часу в майбутньому. Воно займає значне місце в діяльності вищого управління і служить інструментом для: розроблення економічної політики фірми; орієнтації в найбільш імовірній перспективі конкурентної боротьби; визначення можливостей збуту з обліком тенденцій на тому або іншому товарному ринку; розроблення інвестиційних планів; вибору оптимального рішення з можливих варіантів плану; оцінювання майбутніх тенденцій розвитку фірми. За допомогою АІС розв'язують комплекси задач із прогнозування різних ТЕПів діяльності об'єкта управління. При розв'язуванні цих задач застосовують методи прогнозування, диференційовані за точністю та горизонтом прогнозування й орієнтовані на конкретний об'єкт.

Планування — функція, за допомогою якої в ідеальній формі реалізується мета управління. На вищому рівні управління планування орієнтовано на тривалий термін, на середньому — на більш короткий термін, при цьому план вищого рівня деталізується. Оперативне управління припускає саме детальне опрацювання плану середнього рівня за тимчасовими періодами, об'єктами планування і робочими місцями. Використання АІС є достатньо ефективним і на етапі вироблення оптимальних планів випуску продукції.

Облік — функція, спрямована на одержання інформації на оперативному та середньому рівнях. Здобуті результати передаються на вищий рівень. АІС має здійснювати збирання фактичних даних у міру виконання господарських операцій та обробляти ці дані з мінімально допустимою затримкою, щоб у виробництві не відбулися необоротні процеси.

Контроль — зіставлення фактичних показників із плановими і нормативними, визначення відхилень, що виходять за межі допустимих значень. Виконується на всіх трьох рівнях управління.

Аналіз — установлення причин відхилень, виявлення резервів, знаходження способів усунення неузгодженостей між фактичними показниками і запланованими. Виконується на середньому та вищому рівнях управління.

Регулювання — коригування ходу роботи об'єкта управління, прийняття рішень для виправлення ситуації, що утворилася, і виведення об'єкта управління на заплановані показники. Виконується на середньому та вищому рівнях управління. Сучасні АІС здатні обробляти інформацію за всіма функціями управління і передавати її на всі рівні управління. Для обміну інформацією між рівнями управління застосовуються засоби комунікації та мережні технології.

Особливо ефективно в АІС реалізуються функції контролю, аналізу і регулювання, тому що всю вхідну інформацію для розв'язання цих функціональних задач підготовлено під час розв'язування задач планування й обліку і знаходиться вона в БД. Для аналізу та регулювання в АІС використовуються бази моделей, які містять фонд моделей з оцінювання економічних та виробничих ситуацій. Для пошуку шляхів виходу із ситуації, що утворилася, призначені EC. Для розв'язання слабоформалізованих за-Дач управління, які виникають внаслідок високого рівня Різного роду невизначеностей ринкового середовища, в АІС застосовуються системи підтримки прийняття рішень (СППР).

Різноманітність економічних об'єктів у ринковій системі породжує різноманітність АІС. За сферою використання виділяють АІС промислових підприємств, АІС банківських установ, АІС фінансово-кредитних установ, АІС страхових організацій, АІС податкових адміністрацій, АІС фондових бірж. Кожна з них відображає особливості структури управління об'єктом, схеми декомпозиції цілей управління, предметних технологій. Специфіку ПС кожного економічного об'єкта, для якого розробляється АІС, характеризують ТЕПи його діяльності. Проте незалежно від ПС всі розвинені АІС мають виконувати безліч різнопланових функцій, починаючи з традиційних задач БО і закінчуючи такими, як оцінювання комерційного ризику з використанням систем штучного інтелекту, моделювання інвестиційно-кредитного механізму розвитку виробництва на основі СППР. Загалом АІС має забезпечити оперативний контроль стану об'єкта управління й оперативне прийняття обгрунтованих (якісних) рішень.

Автоматизовані ІC можуть бути класифіковані за типом підтримки, яку вони забезпечують організації. Системи першого класу (системи забезпечення операцій) обробляють інформацію, що генерується та використовується в ділових операціях. Вони поділяються на три групи:

— системи оброблення операцій, які реєструють та обробляють дані, одержані внаслідок ділових операцій, таких, як продаж, закупівля або зміни у матеріально-виробничих запасах. Воно може проводитись або способом пакетного оброблення даних, або в масштабі реального часу;

— автоматизовані системи управління технологічними процесами (АСУТП), що приймають рішення з типових питань, таких, як управління виробничим процесом;

— системи співробітництва на підприємстві, які використовують комп'ютерні мережі для забезпечення зв'язку, координації та співробітництва відділів і робочих груп, що беруть участь у процесі (схема 9).

Системи другого класу (системи забезпечення менеджменту) надають допомогу менеджерам у прийнятті рішень. Такі системи поділяють на види:

— інформаційні менеджерські системи — системи забезпечення менеджменту, що виробляють заздалегідь визначені звіти, подають відображення даних і результати вжитих заходів на періодичній чи винятковій основі або за запитом;

— системи підтримки прийняття рішень — 1C, які використовують моделі прийняття рішень, БД й особисті міркування особи в кожному конкретному випадку для здійснення діалогового аналітичного процесу моделювання з тим, щоб ця особа прийняла певне рішення;

— управлінські 1C — це 1C з додатковими можливостями для управління, такими, як аналіз даних, використанням засобів підтримки прийняття рішень, ЕП та інструментарію підвищення особистої продуктивності.