Засоби копіювання, переносу, пошуку, заміни та автоматичного коригування тексту

Операції копіювання та переміщення фрагментів тексту використовують спеціальну область пам’яті, яку називають буфером обміну . Позначений фрагмент спочатку копіюють, виконуючи команду РЕДАГУВАННЯ ] КОПІЮВАННЯ або правою клавішею мишки клацають позначений фрагмент і вибирають команду COPY . Фрагмент копіюється в буфер обміну. Потім його вставляють із буфера в потрібне місце документу, виконуючи команду РЕДАГУВАННЯ ] ВСТАВИТИ або правою клавішею мишки клацаємо в потрібному місці документу і вибираємо команду ВСТАВИТИ. Переміщення фрагменту документу відбувається аналогічно , тільки замість команди COPY використовується команда ВИРІЗАТИ. Таким чином можна переміщувати або копіювати фрагменти тексту як у межах одного документу, так і з одного документу Word в інший. Для перенесення і копіювання позначеного фрагменту тексту при натисканні правої клавіші мишки переносимо текст у потрібне місце і з конкретного меню вибираємо потрібну команду СКОПІЮВАТИ СЮДИ, ПЕРЕНЕСТИ СЮДИ.

Щоб відмінити останню операцію редагування , потрібно виконати команду редагування ] відміна. Щоб відмінити кілька попередніх операцій, потрібно клацнути на палітрі інструментів на символі розкриття списку клавіші UNDO . Висвітлюється список виконаних операцій, починаючи з останньої. Протягнути стрілку мишки при натиснутій лівій клавіші вздовж декількох останніх дій, які потрібно відмінити. Щоб повторно виконати операцію, відмінено командою UNDO , слід клацнути на клавіші ПОВТОРИТИ на палітрі інструментів. Якщо потрібно повторити виконання декількох операцій, можна використати клавішу розкриття списку клавіші повторити.

При виконанні команд РЕДАГУВАННЯ ] ЗНАЙТИ, РЕДАГУВАННЯ ] ЗАМІНИТИ і РЕДАГУВАННЯ ] ПЕРЕЙТИ відкривається вікно FIND AND REPLACE з вкладками FIND, REPLACE GO TO .

Вкладка FIND використовується для пошуку фрагменту тексту , який введений у рядку ЗНАЙТИ ЩО. У вкладці REPLACE відбувається пошук і заміна символів, які введені у рядку ЗНАЙТИ ЩО на символі , які введені у рядку ЗАМІНА НА. Пошук і заміну можна здійснювати без врахування формату, використовуючи клавішу WITH NO FORMATTING, яка є активна з врахуванням формату , використовуючи клавішу FORMAT. Якщо в діалоговому вікні не видно клавіші ФОРМАТ, клацаємо на клавіші БІЛЬШЕ. Можна вибрати формат фрагменту , який хочемо знайти з заданим шрифтом (FONT), стилем (STYLE), мовою (LANGUAGE), кадром (FRAME), позначеним лаштуванням абзацу (PARAGRAPH). Аналогічно можна встановити формат тексту , на який заміняємо. У вікні попереднього перегляду висвітлюється результат. З допомогою клавіші SPECIAL можна знайти спеціальний символ, наприклад, символ абзац PARAGRAPH MARK, TAB CHARACTER, коментар COMMENT MARK, довільний символ (ANY CHARACTER), розрив розділу (SECTION BREAK), м’який перенос (OPTIONAL HYPHEN), нерозривний пропуск (NONBEARING SPACE), розривання сторінки (MANUAL PAGE BREAK), тощо.

У рядку НАПРЯМОК можна вибрати напрямок пошуку: ВСЮДИ – у всьому документі; НАЗАД – вище від розташування курсор; ВПЕРЕД – нижче від розташування курсор.

Якщо зробити активними наступні опції , то отримаємо результат : З ВРАХУВАННЯМ РЕГІСТРУ – пошук ведеться з врахуванням малих і великих букв; ТІЛЬКИ ЦІЛЕ СЛОВО – пошук ведеться тільки цілих слів; ВИКОРИСТАННЯ ШАБЛОНІВ – для пошуку можна використовувати маски шаблонів; ПОДІБНЕ ЗА ЗВУЧАННЯМ – пошук близьких за звучанням слів, лише для англійської мови; ЗНАЙТИ ВСІ ФОРМИ СЛОВА.

Для пошуку і зміни форматів вибираємо вкладки ЗНАЙТИ або ЗАМІНИТИ цього ж діалогового вікна. Поле ЗНАЙТИ ЩО залишаємо пустим , якщо потрібно знайти відповідне форматування. Клацаємо на клавіші ФОРМАТ і вибираємо команду ШРИФТ. У діалоговому вікні , яке з’являється , вибираємо параметри форматування , які шукаємо. Клацаємо на клавіші OK. Для заміни клацаємо у рядку ЗАМІНИТИ НА, потім на клавіші ФОРМАТ і вибираємо команду FONT. Вказуємо параметри форматування, на які потрібно замінити. Аналогічно відбувається пошук і заміна стилів, мов, форматування абзаців, тощо.

Для пошуку потрібно клацнути на клавіші ЗНАЙТИ ДАЛІ. Для зміни - ЗАМІНИТИ або ЗАМІНИТИ ВСЕ. Якщо всі заміни і пошук здійснено, клацаємо на клавіші ЗАКРИТИ. У випадку відміни ПОШУКУ/ЗАМІНИ клацаємо на клавіші ВІДМІНА.

Вкладка GO TO використовується для переходу до конкретної сторінки, розділу, коментар, закладки . У рядку ПЕРЕЙТИ КУДИ вибираємо об’єкт переходу , а рядку ВВЕСТИ НОМЕР СТОРІНКИ з клавіатури вводимо номер об’єкта.

Авто заміна дозволяє зберігати і швидко вставляти в документ текст і графіку. Щоб вставити елемент спуску авто заміни, достатньо ввести його ім’я а потім будь - який розділовий знак або пропуск . Позначаємо фрагмент документу , який хочемо зберегти у вигляді елементу списку авто – заміни. Виконуємо команду СЕРВІС ] АВТО-ЗАМІНА. Вибираємо вкладку АВТО - ЗАМІНА. Активізуємо опцію ЗАМІНЮВАТИ ПРИ ВВЕДЕННІ для того , щоб авто заміна працювала автоматично. Для зберігання тексту без вихідного форматування потрібно активізувати опцію ЗВИЧАЙНИЙ ТЕКСТ. Для зберігання тексту разом із вихідним форматуванням потрібно активізувати опцію ВІДФОРМОТОВАНИЙ ТЕКСТ. Натискаємо на клавіші ДОДАТИ і на клавішу OK. Можна встановити додаткові параметри, активізувавши наступні опції: ВИПРАВИТИ ДВІ ВЕЛИКІ БУКВИ ... – друга велика буква у слові буде замінена на малу, якщо у слові в подальшому є малі букви ; РОБИТИ ПЕРШІ БУКВИ РЕЧЕНЬ ВЕЛИКИМИ – перша буква у першому слові речення заміняється великою . Ознакою початку речення є крапка попереднього речення; РОБИТИ ІМЕНА ДНІВ ВЕЛИКИМИ; УСУВАТИ НАСЛІДКИ ВИПАДКОВОГО ... – міняється регістр букв, які були введені як великі в результаті натиснення клавіші CAPS LOCK; ЗАМІНЮВАТИ ПРИ ВВЕДЕННІ для того, щоб автозаміна працювала автоматично. Якщо клацнути на клавіші ВИКЛЮЧЕННЯ і вибрати вкладку ПЕРША БУКВА, то в рядку НЕ ЗБІЛЬШУВАТИ ПІСЛЯ можна вказати після якої комбінації букв не потрібно збільшувати перші букви речення. Це є виключення з правил опції РОБИТИ ПЕРШІ БУКВИ РЕЧЕНЬ ВЕЛИКИМИ. Вкладка INITIAL CAPS робить виключення з правил опції ВИПРАВИТИ ДВІ ВЕЛИКІ БУКВИ .... Для вилучення елементу авто – заміни потрібно позначити його і клацнути на клавіші DELETE. Для заміни елементу списку авто заміни знаходимо потрібну авто заміну , клацнувши на ній лівою клавішею мишки і вводимо нове значення в поле НА. Клацаємо на клавіші ЗАМІНИТИ, а потім на OK . Якщо потрібно змінити елемент списку авто заміни, що містить великий фрагмент тексту, малюнок або форматування, потрібно вставити його в документ, внести необхідні зміни, позначити змінений елемент і виконати команду сервіс ] авто-заміна, ввести ім’я елементу в поле ЗАМІНИТИ, а потім клацнути на клавіші ЗАМІНИТИ.

Елемент авто тексту дозволяє зберігати і швидко вставляти фрагмент тексту, який часто вставляють в документ з врахуванням форматування. Наприклад, якщо потрібно часто вводити назву фірми, то можна використати елемент авто тексту.

Авто текст може зберігати не тільки текст, але й графічні об’єкти. Щоб створити текстовий або графічний елемент авто тексту, позначаємо в документі фрагмент документу і виконуємо команду ВСТАВКА ] АВТО ТЕКСТ ] АВТО ТЕКСТ. З’явиться діалогове вікно у рядку ВВЕСТИ ТЕКСТ ..., якого вводимо коротке скорочення. У вікні ПОПЕРЕДНІЙ ВИГЛЯД висвітлюється позначений фрагмент тексту. Клацаємо на ДОДАТИ. Для вставки елемента авто тексту розташовуємо курсор у потрібне місце , вводимо імена елемента авто тексту і натискаємо клавішу F3 або клацаємо на клавіші AUTO TEXT на палітрі інструментів . Для витирання авто тексту вибираємо потрібні імена авто тексту і клацаємо на клавіші ВИТЕРТИ.

Використання скарбнички: скарбничка – це спеціальний елемент автотексту, який дозволяє позбирати позначені фрагменти з різних місць документу і всі відразу поставити в нове місце документу. Щоб додати текст у скарбничку, потрібно позначити текст, який додається до скарбнички і натиснути комбінацію клавіш CTRL+F3 . Позначений фрагмент тексту буде вирізаний і доданий в кінець скарбнички. Так можна поступати потрібну кількість разів. Після того як перший раз буде добавлений фрагмент тексту в скарбничку, в списку елементів автоформату діалогового вікна AUTO TEXT з’явиться елемент з іменем СКАРБНИЧКА. Щоб вставити вміст скарбнички в потрібне місце документу, потрібно розташувати курсор у тому місці і натиснути комбінацію клавіш SHRIFT+CTRL+F3. Після цього скарбничка стане порожньою. Для того щоб вставити вміст скарбнички у потрібне місце і вона не стала порожньою, потрібно за місцем розташування вмісту скарбнички з клавіатури набрати слово СКАРБНИЧКА і натиснути клавішу F3 . Можна також виконати команду вставити ] автотекст ] автотекст, у списку вибрати елемент СКАРБНИЧКА і клацнути на клавіші ВСТАВИТИ. Щоб витерти вміст скарбнички потрібно виконати команду ВСТАВИТИ ] АВТО ТЕКСТ ] АВТОТЕКСТ, у списку вибрати елемент СКАРБНИЧКА і клацнути на клавіші ВИТЕРТИ, а потім на клавіші ЗАКРИТИ.

Розмітка документа за допомогою закладок: закладка – це аналог іменованого діапазону чарунок на робочому листі електронної таблиці. Закладки використовуються для швидкого переміщення до певного місця в документі, позначення фрагменту тексту для копіювання, перенесення, індексації і перехресних посилань. Закладки потрібні для створення макросів. Вони використовуються при обчисленнях . Щоб створити закладку, позначаємо фрагмент документу, якому потрібно дати імена. Виконуємо команду ВСТАВКА ] ЗАКЛАДКА або натискаємо комбінацію клавіш CTRL+SHRIFT+F5. З’явиться діалогове вікно ЗАКЛАДКА, з допомогою якого можна створити нову закладку, ім’я якої вводиться у рядку BOOKMARK NAME. Воно може містити до 40 символів і повинне починатися з букви. Закладки можна зробити видимими на екрані. Для цього виконуємо команду СЕРВІС ] ПАРАМЕТРИ і вибираємо вкладку ВИГЛЯД. Активізуємо опцію ЗАКЛАДКА. Закладки, які містять фрагмент тексту, беруться в квадратні дужки. Щоб перейти до фрагменту тексту, який має закладку, виконують команду ВСТАВКА ] ЗАКЛАДКА. Позначаємо імена потрібної закладки і клацаємо на клавіші ПЕРЕЙТИ. Можна також виконати команду РЕДАГУВАННЯ ] ПЕРЕЙТИ. У рядку ПЕРЕЙТИ КУДИ вибираємо ЗАКЛАДКА, зі списку ВВЕСТИ ІМ. ЗАКЛАДКИ вибираємо ім. потрібної закладки і клацаємо на клавіші ПЕРЕЙТИ. Переходимо до фрагменту тексту , який має ім. ЗАКЛАДКИ. Цей текст буде позначений. Щоб витерти закладку, виконуємо команду ВСТАВКА ] ЗАКЛАДКА. Позначаємо ім’я потрібної закладки і клацаємо на клавіш ВИТЕРТИ, а потім на клавіші ЗАКРИТИ. Текст не буде витертим. Можна витерти весь текст разом із закладкою, позначивши цей текст і натиснувши клавішу ВИТЕРТИ.