Лекционный материал

Документированность – каждый факт хозяйственной жизни должен быть оформлен документом, вне документов нет хозяйственного процесса, нет бухгалтерии. Несоблюдение этого принципа разрушает информационную структуру предприятия.

Пьетро д’Альвизе

Вопрос. 1. Понятие регистров бухгалтерского учета. В процессе деятельности организаций производится множество хозяйственных операций, которые оформляются первичными документами. Информация, содержащаяся в этих первичных учетных документах, требует дальнейшей регистрации и группировки. Продвинутый этап учетной работы осуществляется в учетных регистрах.

Учетные регистры – это носители упорядоченной информации, в которых признаки и показатели хозяйственных операций группируются определенным образом для различных целей управления организацией. Они представляют собой таблицы специальной формы, предназначенные для учетных записей, обеспечивающие одновременно контроль и наглядность отраженных в них данных.

Учетные регистры должны предусматривать всю совокупность возможных хозяйственных операций, характерных для данной организации. В практике учетной работы возможно использование учетных регистров самой разнообразной формы, что подкрепляется содержанием статьи 10 «Регистры бухгалтерского учета» Федерального закона «О бухгалтерском учете»: «регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности».

Содержание регистров бухгалтерского учета является коммерческой тайной, а в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, – государственной тайной. Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета, обязаны хранить коммерческую и государственную тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

Коммерческой тайной является такая информация, которая имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность. О такой ценности можно говорить в том случае, если владелец информации, используя ее, может получать коммерческую выгоду (прибыль). Поэтому первостепенное значение имеет то, насколько прочно эта информация защищена от несанкционированного доступа – коммерческой ценностью она обладает до тех пор, пока не известна посторонним лицам.

Любая организация имеет свои экономические и производственные секреты, которые не должны распространяться не только за пределы этой организации, но и среди ее сотрудников. Утечка или разглашение коммерческой тайны может обернуться для организации убытками. К тому же может привести и распространение сведений, составляющих налоговую тайну. Отнесение сведений к коммерческой тайне и установление запрета на ее разглашение должно быть оговорено в должностных инструкциях работников бухгалтерской службы, трудовом договоре (контракте) и т.д.

Статус коммерческой тайны нельзя присваивать учредительным документам организации, а также документам, дающим право заниматься предпринимательской деятельностью, подтверждающим уплату налогов и сборов и другие подобные сведения. Полный перечень таких сведений утвержден Постановлением Правительства Российской Федерации от 05 декабря 1991 г. № 35.

На практике различают понятия «коммерческая тайна», «сведения конфиденциального характера» и «конфиденциальная информация». Так, в понятие сведения конфиденциального характера входит не только коммерческая тайна, но и персональные данные гражданина, профессиональные характеристики, служебные сведения, тайна переписки и т.д. Определение сведений конфиденциального характера дано в Указе Президента Российской Федерации «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера» от 06 марта 1997 г. № 188. Понятие конфиденциальная информация определяет Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ. Согласно этому закону конфиденциальной может быть признана лишь такая информация, которая документально защищена.

Вопрос 2. Классификация учетных регистров. Для оптимального выбора бухгалтерских регистров с целью использования в учетной практике организации необходимо рассмотреть их научную классификацию. В качестве основных классификационных признаков, прежде всего, выделяют:

1) материальность регистра;

2) внешний вид регистра;

3) назначение регистра;

4) содержание регистра;

5) структуру регистра.

1. По материальности регистры подразделяются на регистры, созданные на бумажной основе, и виртуальные, созданные с помощью визуального ряда компьютерных систем.

2. По внешнему виду учетных регистров различают бухгалтерские книги, карточки и крупноформатные листы.

Бухгалтерские книги представляют собой сброшюрованные бланки учетных регистров различного графления в обложке, пронумерованные, скрепленные печатью организации и соответствующими подписями.

Книги в качестве учетных регистров широко применяются с конца XIII века. Изначально они имели двустороннее строение: одна из сторон отводится для дебетовых, другая – для кредитовых записей. Достоинство книг состоит в обеспечении сохранности учетных регистров. Недостаток – в неудобстве для разделения труда между отдельными работниками, так как запись в книге одновременно может производить только один бухгалтер. Много времени затрачивается также на перелистывание страниц, отыскание нужных мест при составлении различных выборок.

Примером книг, как учетных регистров, являются Главная книга – регистр синтетического учета, Кассовая книга, Книга остатков материалов на складе – регистры аналитического учета. В настоящее время в практике учета употребление книг ограничено, поскольку они не приспособлены к ведению учета в условиях автоматизации учетного процесса. Книги используются, как правило, для учета массовых операций, например, по счету 50 «Касса».

Карточки представляют собой бланки таблиц, изготовленных типографским способом на отдельных разрозненных листах плотной бумаги формата А-5, что дает возможность организовывать картотеки и хранить их в специальных запирающихся ящиках.

Картотека разбивается на разделы картонными разделителями, к которым прикрепляются пластиковые или металлические указатели (индикаторы) разных цветов и размеров, что обеспечивает быстроту нахождения нужной карточки в массиве картотеки. Карточки регистрируются в особом реестре, где фиксируется номер карточки, наименование аналитического счета и дата его открытия.

В карточках ведут аналитический учет. Они очень удобны для копирования записей и проведения всякого рода выборок. В зависимости от формы и назначения карточки бывают:

а) контокоррентные;

б) монографные;

в) инвентарные;

г) количественно-суммового учета;

д) складского учета.

Контокоррентные карточки [ит. conto corrente ‘текущий счет’] используются для учета по счетам расчетов, денежных средств и ведутся только в стоимостном выражении. Они предназначены для раздельного отражения дебетовых и кредитовых оборотов по различным операциям.

Карточки монографной формы используются для аналитического учета затрат в постатейном разрезе, связанных с выпуском продукции, выполнением конкретных видов работ или оказанием услуг. Поэтому строение такого типа карточек предусматривает необходимость получения данных по каждой статье калькуляции.

Инвентарные карточки используются для ведения аналитического учета объектов длительного пользования (например, для учета объектов основных средств).

Наибольшее распространение получили карточки количественно-суммового учета из-за простоты и широких возможностей их использования. Они предназначены для учета товарно-материальных ценностей по их количеству и сумме. В них указываются: дата и номер бухгалтерской проводки, содержание записи, приход, расход и остаток по количеству и по сумме.

Карточки складского (количественного) учета используются для учета товарно-материальных ценностей на складе, и только в количественном выражении. Они заполняются материально ответственным лицом на основании первичных документов по движению конкретного наименования материалов.

Переход от бухгалтерских книг к карточным регистрам – результат совершенствования техники бухгалтерского учета. Несомненным достоинством карточек является возможность широкого разделения обязанностей между счетными работниками и обеспечение значительного роста производительности их труда. Применение карточек также содействует широкому внедрению автоматизации в учетный процесс.

Недостаток карточных регистров заключается в том, что при желании их легко изъять из массива картотеки и заменить другими. Возможна также утеря карточек. Поэтому на тех участках, где требуется особо строгий контроль, целесообразно использовать книжные учетные регистры. Так, например, учет денежных средств в кассе организации ведется не на карточках, а в Кассовой книге.

Крупноформатные (свободные) листы представляют собой учетные регистры бóльшего формата (А-4, А-3) и с бóльшим количеством сведений, чем карточки. Отличие крупноформатных листов от карточек состоит также в способе их хранения: карточки хранят в картотеках, а листы в специальных папках (скоросшивателях), куда их помещают в строго определенном порядке. В любой момент каждый отдельный лист может быть извлечен из регистратора для осуществления записей, выборки или подсчетов.

Свободные листы используются одновременно для синтетического и аналитического учета и играют роль комбинированных регистров. Каждый лист имеет соответствующее название (журнал-ордер, ведомость и т.п.) и указание периода их действия (месяц, квартал).

Крупноформатные листы являются самым распространенным видом учетных регистров и составляют основу современного учета.

Машинограммы – это те же регистры, изготовленные с применением ЭВМ и распечатанные на устройстве вывода информации.

3. По назначению учетные регистры подразделяются на хронологические, систематические и комбинированные регистры.

Хронологические регистры предназначены для регистрации хозяйственных операций в порядке их совершения, по мере поступления документов в бухгалтерию. Хронологическая запись производится в специальных регистрационных журналах и реестрах. Никакой группировки регистрируемых данных в них не осуществляется. Целью регистрации является обеспечение контроля сохранности документов, поступающих в бухгалтерию. Примером регистра такого рода является Кассовая книга, отражающая движение денежных средств в кассе по мере их получения и выдачи.

Систематические регистры предназначены для регистрации хозяйственных операций, сгруппированных по однородным экономическим признакам. Эта группировка осуществляется в разрезе как синтетических, так и аналитических счетов. Например, в Главной книге записи осуществляются с целью группировки хозяйственных операций по синтетическим счетам. К синтетическим регистрам также относятся карточки, ведомости и машинограммы по синтетическим и аналитическим счетам бухгалтерского учета.

Комбинированные регистры используются для совмещения хронологических и систематических записей. Например, в журналах-ордерах систематизируются операции по конкретному счету в хронологическом порядке. Применение комбинированных регистров позволяет совместить хронологические и систематические записи в один рабочий прием, что сокращает объем работы по учетной регистрации. В этом очевидное достоинство комбинированных регистров. В настоящее время они получают все более широкое распространение, что повышает достоверность и экономичность учета.

4. По содержаниюпроизводимых записей учетные регистры подразделяются на регистры синтетического и аналитического учета, а также комбинированные. Это подразделение вытекает из деления бухгалтерских счетов на синтетические и аналитические.

В регистрах синтетического учетазаписи делаются в обобщенном виде в разрезе синтетических счетов. Синтетические регистры по видам записей могут быть хронологическими, систематическими и комбинированными. Структура синтетических регистров зависит от формы бухгалтерского учета и особенностей учитываемых в них объектов. Примерами синтетических регистров могут служить Главная книга, оборотная ведомость по синтетическим счетам, машинограммы по счетам синтетического учета.

В регистрах аналитического учета записи ведутся в разрезе отдельных аналитических счетов или одного синтетического счета. Аналитические регистры (карточки складского учета материалов, карточки пообъектного учета основных средств, Кассовая книга и др.) служат для контроля за наличием и движением каждого отдельного вида материально-производственных запасов, за состоянием расчета с каждым конкретным поставщиком, покупателем, подотчетным лицом и т.д.

Регистры аналитического учета в зависимости от вида записей в них могут быть хронологическими и систематическими. Примером хронологического регистра аналитического учета служит Кассовая книга, в которую записывается каждая кассовая операция в порядке последовательности кассовых ордеров. Кассовая книга ведется кассиром, который ежедневно выводит в ней остаток наличных денег в кассе на начало и на конец рабочего дня.

Систематическими регистрами аналитического учета являются аналитические карточки, открываемые по синтетическим счетам, служащим для учета материалов, товаров, подотчетных лиц, расходов и т.д. Эти карточки бывают различной формы в зависимости от характера отражаемых операций. Многие аналитические карточки имеют типовую форму, разработанную и утвержденную Госкомстатом России (с 2004 года Росстатом).

Записи в хронологических и систематических регистрах ведут параллельно, что дает возможность путем сверки итогов этих регистров контролировать правильность учета. Однако с целью обеспечения более детального наблюдения за произведенными операциями записи в регистрах аналитического учета более подробны, чем в синтетических регистрах. Для этого в регистрах аналитического учета даются пояснительные тексты, в которых излагается суть произведенных хозяйственных операций.

5. По структуре построения выделяют табличные, линейно-позиционные и шахматные бухгалтерские регистры.

Регистры табличной формы в подлежащем содержат числовые характеристики по дебету и кредиту отражаемых счетов, а в сказуемом – сведения о характере и содержании хозяйственных операций и расчетных показателей (например, бланки бухгалтерского баланса и отчета о прибылях и убытках).

В регистрах линейно-позиционной формы сумма операции по кредиту счета отражается на той же строке, где записана соответствующая ей сумма по дебету этого же счета. Линейно-позиционная запись делается при расчетах с поставщиками и покупателями, подотчетными лицами, разными дебиторами и кредиторами. В этих регистрах, как правило, совмещаются аналитический и синтетический учет (например, контокоррентные карточки).

В регистрах шахматной формы каждая клетка таблицы одновременно показывает название дебетуемого и кредитуемого счетов. Сумма хозяйственной операции записывается только один раз. Применение шахматного принципа в учетных регистрах не только ведет к сокращению бухгалтерских записей, но и обеспечивает возможность видеть оба счета, корреспондирующих по данной операции.

Кроме того, имеются особые регистры, занимающие промежуточное положение между первичными документами и учетными регистрами – накопительные и группировочные ведомости.

Накопительные ведомостииспользуются для накопления в течение месяца частных сумм из первичных документов по однородным хозяйственным операциям или объектам бухгалтерского учета.

Группировочные ведомостиприменяются для предварительной группировки и последующего распределения затрат по объектам учета. В отличие от накопительных группировочные ведомости отражают лишь месячные итоги по всей совокупности оправдательных документов.

Вопрос. 3. Способы выявления и исправления ошибок в учетных записях. Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их. При этом записи в учетных регистрах должны осуществляться аккуратно, четко, без помарок и подчисток. Все суммы, записанные в учетных регистрах, периодически подсчитывают. Цель этих подсчетов состоит в том, чтобы выявить общие суммы оборотов и суммы остатков по всем счетам, на которых осуществлялись записи. Кроме того, подсчет итогов в учетных регистрах необходим для их сверки и выявления ошибок.

Если при сверке итогов учетных регистров, которые должны быть равны между собой, обнаруживается их несоответствие, то это указывает на ошибку, допущенную в учетных записях. Такую ошибку необходимо сначала выявить, а затем исправить. Характер ошибок разнообразен:

а) неправильный текст или неверная сумма;

б) ошибки в подсчетах количественных или суммовых итогов;

в) неправильно указанные корреспондирующие счета в бухгалтерских проводках;

г) отражение хозяйственных операций не в тех учетных регистрах, которые предусмотрены содержанием бухгалтерской проводки.

Для выявления ошибок в счетных записях применяют выборочный и последовательный способы обнаружения.

Выборочный способ нахождения ошибки заключается в нахождении разности между итогами оборотов, которые в соответствии с принципом двойной записи должны быть равны между собой, но в действительности не сошлись. Разность этих итогов нередко показывает, что какая-либо операция не записана или записана дважды по дебету или по кредиту счета. Зная сумму этой операции, можно быстро найти участок учета, где была допущена ошибка.

Последовательный способ заключается в сплошной сверке (пунктировке) записей с их первоисточниками. Сплошная сверка состоит в том, что все записи в учетных регистрах, в которых обнаружена ошибка, последовательно сверяются с первичными документами или другими учетными регистрами, в которых отражены те же операции. Перед каждой проверенной суммой ставится специальный значок (√ – крыжик) для того, чтобы видеть, какие суммы проверены, а какие – нет. Это наиболее верный и надежный способ отыскания ошибки. К последовательному способу прибегают в тех случаях, когда выборочный способ отыскания ошибки не дал положительных результатов.

Для сверки записей по счетам расчетов с дебиторами и кредиторами используются получаемые от них выписки из лицевых счетов. Сличением данных бухгалтерского учета с записями оперативного учета материально ответственных лиц, а также с содержанием инвентаризационных описей осуществляется проверка записей по счетам материально-производственных запасов. Возможна также проверка записей путем сверки итогов в учетных регистрах с итогами, полученными в результате подсчета отраженных в учете данных первичных документов.

Все выявленные в учетных записях ошибки должны быть своевременно исправлены. В зависимости от характера допущенной ошибки выделяют три способа их исправления:

1) корректурный способ;

2) способ дополнительной записи;

3) способ «красное сторно» (сторнирование).

Корректурный способ применяется для исправления ошибок в документах (кроме кассовых и банковских), допущенных в результате описок, неправильного подсчета итогов, а также записи операции не в тот учетный регистр, который указан в бухгалтерской проводке. Этот способ исправления ошибок может быть использован только до подведения итогов в учетных документах.

Корректурный способ предназначен для исправления локальных ошибок, то есть ошибок, не затрагивающих корреспонденцию счетов. В противном случае следует вносить исправления во все учетные регистры, по которым сделана неправильная запись, которая называется транзитной ошибкой.

Сущность этого способа заключается в том, что ошибочная сумма или неправильный текст зачеркиваются тонкой сплошной чертой так, чтобы можно было прочесть написанное; после чего над зачеркнутым или на полях документа пишется правильная сумма или текст. При этом следует помнить, что зачеркивается все число или запись, даже если допущена ошибка только в одной цифре (или в одном слове). Например, если вместо суммы 1 056 руб. 36 коп. следовало написать 1 056 руб. 06 коп., то, при исправлении, зачеркивают все цифры и на полях документа или сверху пишут правильную сумму, и подтверждают исправление надписью «исправленному верить» за подписью главного бухгалтера или лица, внесшего исправление с указанием даты исправления.

Если же ошибка связана с неправильной корреспонденцией счетов, то применяют способ дополнительной записи или способ «красного сторно».

Способ дополнительной записи применяется в ситуации, когда в бухгалтерской проводке и в учетных регистрах указана правильная корреспонденция счетов, но преуменьшена сумма операции.

Схема № 7

Способ исправления ошибок способом дополнительной записи

Для исправления такой ошибки на установленную разницу делается повторная запись в той же корреспонденции. Например, на нужды основного производства израсходовано материалов на сумму 40 000 руб. 00 коп., но по счетам в результате ошибки расход был записан только в сумме 30 000 руб. 00 коп.

Дебет счета 20 «Основное производство» – 40 000 руб. 00 коп.

Кредит счета 10 «Материалы» – 40 000 руб. 00 коп.

Исправление делается путем дополнительной проводки на сумму 10 000 руб. 00 коп. – на разницу между указанными показателями.

Дебет счета 20 «Основное производство» – 10 000 руб. 00 коп.

Кредит счета 10 «Материалы» – 10 000 руб. 00 коп.

Для наглядности эти операции отразим на счетах (см. схему № 7).

Способ «красное сторно» применяется тогда, когда ошибка обнаружена после подведения итогов в учетных регистрах и возникает необходимость частично или полностью исправить ее.

Этот способ основан на правилах алгебраического сложения. Ошибочная запись повторяется красными чернилами, обводится квадратом или берется в квадратные скобки в той же корреспонденции, в какой была составлена первоначальная запись. Наличие указанной символики при подсчете итогов в регистрах означает вычитание. Таким образом, сторнировать записьозначает ‘аннулировать ее’.

Частичное устранение ошибочной записи способом «красное сторно» осуществляется в тех случаях, когда запись сделана в правильной корреспонденции счетов, но в большей сумме. Например, на нужды основного производства израсходовано материалов на сумму 40 000 руб. 00 коп., но по счетам в результате ошибки расход был записан в сумме 60 000 руб. 00 коп.

Исправление делается способом «красное сторно» на сумму 20 000 руб. 00 коп. – на разницу между упомянутыми показателями (см. схему № 8).

Схема № 8

Первый вариант применения способа «красное сторно»

Полное устранение ошибочной записи способом «красное сторно» осуществляется в тех случаях, когда запись сделана в неправильной корреспонденции счетов. Например, на нужды вспомогательного производства израсходовано материалов на сумму 40 000 руб. 00 коп., но расход в этой сумме был ошибочно отнесен на расходы основного производства.

Исправление делается способом «красное сторно» в той же корреспонденции счетов, что и неправильная запись. Затем расход материалов отражается в правильной корреспонденции (см. схему № 9.

Схема № 9

Второй вариант применения способа «красное сторно»

Вопрос. 4. Порядок и сроки хранения бухгалтерских документов. Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты, балансы и прочие документы подлежат обязательному хранению в соответствии с установленным порядком и сроками. Согласно Положению по ведению бухгалтерского учета и отчетности в Российской Федерации, утвержденному приказом Министерства финансов Российской Федерации от 28 июля 1998 г. № 43-н на главного бухгалтера возлагается ответственность за обеспечение сохранности первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов в период работы с ними и за своевременную передачу их в архив.

Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и переплетаются.

Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться непереплетенными, но подшитыми в скоросшивателях во избежание их утери или злоупотреблений.

Порядок хранения первичных и выходных документов на машиночитаемых носителях определен в соответствующих нормативных документах, регламентирующих ведение бухгалтерского учета в условиях его механизации (автоматизации).

Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии и из архива работникам других структурных подразделений организации, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера или руководителя организации.

Сроки хранения документов бухгалтерского учета установлены в пунктах 1 и 2 статьи 17 Федерального закона «О бухгалтерском учете: «Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз».

Сроки хранения первичных документов и прочей бухгалтерской документации регламентируются Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Федеральной архивной службой России 06 октября 2000 г. (Росархивом).

Срок 1 год установлен для хранения переписки о сроках предоставления бухгалтерской и финансовой отчетности.

5 лет хранятся квартальные балансы и отчеты организаций с объяснительными записками, протоколы заседаний по рассмотрению и утверждению квартальных балансов и отчетов, Главная книга, журналы, ведомости, вспомогательные книги и картотеки системного и внесистемного учета, шахматные журналы, Кассовые книги, книги и картотеки подотчетных лиц, оборотные и накопительные ведомости по аналитическим и синтетическим счетам, кассовые оправдательные документы, акты документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности организаций и материалы к ним, а также первичные документы к ним.

10 лет хранятся годовые балансы и отчеты организаций с объяснительными записками, передаточные и разделительные балансы, ликвидационные балансы с приложениями и объяснительными записками, протоколы заседаний комиссий по рассмотрению и утверждению годовых бухгалтерских балансов и отчетов, инвентарные описи, сличительные ведомости, протоколы заседаний инвентаризационных комиссий по рассмотрению сличительных ведомостей и другие материалы.

75 лет хранятся лицевые счета рабочих и служащих. При отсутствии лицевых счетов расчетные ведомости на выдачу заработной платы должны храниться тоже в течение 75 лет.

Паспорта зданий, сооружений и оборудования хранят до списания с баланса. При прекращении деятельности организации документы, связанные с начислением и выплатой заработной платы персоналу, подлежат обязательной передаче в государственные архивы.

Рабочий план счетов бухгалтерского учета, документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Сроки хранения первичных документов для налогового учета определены в Налоговом кодексе Российской Федерации. В соответствии с подпунктом 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ «налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов».

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Желательно, чтобы помещение, в котором хранятся документы, было изолировано от других помещений. Оно должно быть сухим, безопасным в пожарном отношении и гарантировано от затопления. Окна первого этажа следует заделать металлическими решетками, никаких печей и дымоходов в помещении не должно быть. Освещение допускается только электрическое. Распределительные щитки, предохранительные пробки и рубильники устанавливать в архивном помещении не следует.

Высота стеллажа для хранения документов не должна превышать 2,2 м. Стеллажи следует устанавливать на расстоянии 10-15 см от стен. Расстояние от пола до нижней полки должно быть не менее 10-15 см. Ширина главных проходов между стеллажами может быть 1-1,2 м, остальных проходов – не менее 70-80 см. В архивном помещении рекомендуется поддерживать постоянную температуру в пределах 14-20°С, а относительную влажность воздуха – 50-65%.

Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.

Вопрос. 5. Порядок изъятия бухгалтерских документов. Изъятие первичных документов у организации в соответствии с пунктом 8 статьи 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» может производиться «только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и органами внутренних дел на основании их постановлений в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации».

Изъятие первичных документов, регистров бухгалтерского учета, документов, свидетельствующих о финансово-хозяйственной деятельности организации и о предполагаемом совершении преступления, производится с участием понятых и, как правило, в присутствии законного представителя организации. Для того чтобы работа организации после изъятия документов не была затруднена, главный бухгалтер или другое должностное лицо вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, снять копии с изымаемых документов, с указанием основания и даты их изъятия.

Изъятию подлежат копии документов, которые подписываются представителем бухгалтерии и заверяются печатью организации. О производстве изъятия документов составляется акт, в котором перечисляются изъятые документы, или к акту прилагается опись с точным указанием наименования, количества и индивидуальных признаков документов. Все изымаемые документы предъявляются понятым и представителю организации, у которой произведено изъятие, о чем делается запись в акте. Акт подписывается сотрудником органов, производящих изъятие документов, понятыми и представителем организации, у которой произведено изъятие. Копия акта об изъятии вручается организации, у которой произведено изъятие, под расписку.

В тех случаях, когда имеются достаточные основания полагать, что подлинники документов будут уничтожены, сокрыты, исправлены или заменены, может производиться изъятие подлинных документов. При изъятии указанных документов с них изготавливаются копии, которые передаются организации, у которой они изымаются.

Если изымаются недооформленные тома документов (неподшитые, непронумерованные и т.д.), то с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица организации могут дооформить эти тома (сделать опись, пронумеровать листы, прошнуровать, опечатать, заверить своей подписью, печатью).

При отказе представителя организации, у которой произведено изъятие, от подписи или заверения печатью копий изымаемых документов и получения копии акта об изъятии документов (копий) об этом производится запись в акте изъятия или составляется отдельный акт, удостоверяемый подписями должностных лиц, производящих изъятие документов, и понятыми.

В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель организации приказом назначает комиссию по расследованию причин их пропажи или гибели. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители прокуратуры, следственных органов, а также пожарной инспекции в зависимости от сложившейся ситуации. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем организации.

Ответственность за утрату органами дознания, следствия, суда подлинников документов наступает в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

Тест-контроль

Тест 1. Что представляют собой регистры бухгалтерского учета? Дайте наиболее точное определение. Варианты ответа:

а) носители упорядоченной информации, в которых признаки и показатели хозяйственных операций группируются определенным образом для различных целей управления организацией;

б) разграфленные таблицы, в которых производятся учетные записи;

в) журналы-орд<