С точки зрения юридической силы документы подразделяются на подлинные и подложные.

Подлинные документы выдаются уполномоченными работниками предприятия с соблюдением всех правил документооборота, а в подложных документах, содержание или реквизиты не соответствуют действительности. Подлинные документы, составленные по установленной форме, могут быть действительными, то есть имеющими в данное время и в данном месте юридическую силу, и недействительными, то есть утратившими по какой-либо причине юридическую силу (например, договор, срок действия которого истек).

Вопрос. 4. Реквизиты документов и правила документооборота. Первичные документы являются основным источником информации о хозяйственных операциях, совершаемых в организации.

Первичный учетный документ – это письменное свидетельство о выполнении хозяйственной операции или праве на ее совершение, устанавливающее ответственность исполнителей за совершение операции, придающее юридическую силу учетным данным и не требующее дальнейших пояснений и детализации.

Первичный документ должен в обязательном порядке содержать все необходимые данные, в полной мере характеризующие хозяйственную операцию. Эти данные называются реквизитами (от лат. requisītum ‘требуемое, необходимое’), они подразделяются на реквизиты-признаки и реквизиты основания. Первые включают заголовки документа, таблиц, граф, строк; вторые предназначены для количественной и стоимостной характеристики хозяйственной операции.

Состав и количество реквизитов зависит от характера отражаемой в учете хозяйственной операции. В соответствии с пунктом 2 статьи 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете», реквизиты, содержащиеся в документе, подразделяются на обязательные и дополнительные.

Обязательныереквизиты обеспечивают документам юридическую силу. К ним относятся:

1) наименование документа, отражающее финансово-экономическое содержание хозяйственной операции;

2) код формы (шифр по системе Госкомстата России);

3) дата составления документа;

4) наименование организации, от имени которой составлен документ;

5) содержание хозяйственной операции;

6) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

7) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

8) личные подписи указанных лиц и их расшифровка.

Отсутствие какого-либо обязательного реквизита лишает документ юридической силы, и его показатели не могут быть включены в систему бухгалтерского учета. Другие реквизиты носят переменный характер и используются при необходимости с учетом особенностей хозяйственной операции, ее правомерности и других условий. Например, наличие печати организации на документе обусловливается характером операции. Совокупность реквизитов документа определяет его форму.

Таким образом, в зависимости от характера операций и технологии обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены и дополнительные реквизиты, такие как: Государственный герб Российской Федерации, эмблема организации, наименование вышестоящей организации, номер документа, расчетные счета организации, основание для совершения хозяйственной операции, индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, e-mail, ссылка на индекс и дату входящего документа, гриф ограничения доступа к документу, резолюция, отметка о контроле, визы, печать, фамилия исполнителя и номер его телефона, отметка о переносе данных на машинный носитель и другие по усмотрению организации.

Записи в первичных документах должны производиться средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве (чернилами, пастой шариковых, гелевых или капиллярных авторучек, при помощи пишущих машинок и компьютерных принтеров). Категорически запрещается использовать для записей простой карандаш. Свободные строки в первичных документах подлежат обязательному прочерку.

Поступающие в бухгалтерию документы проверяются и обрабатываются. Проверка может быть формальной, арифметической и по существу, и осуществляется в три этапа.

К формальной проверке относится проверка наличия и подлинности подписей ответственных лиц, соответствия правилам оформления документа, а также наличия приложений, перечисленных в документе.

Арифметической называется проверка правильности подсчета, таксировки, выведения итогов и других арифметических действий.

Проверка документов по существу заключается в выяснении соответствия хозяйственных операций, оформленных первичными документами, действующему законодательству, правилам выполнения этих операций, установленным нормам, сметам или плановым заданиям, а также их хозяйственной целесообразности.

Если при проверке документа обнаруживают ошибки, то его возвращают составителям для исправления или нового составления. Таким образом, каждый документ, прежде чем его данные будут записаны в счетах, должен быть тщательно проверен. После тщательной и всесторонней проверки документов приступают к их бухгалтерской обработке.

Обработка документов состоит из их сортировки по признаку однородности, гашения документов, составления сводных документов и бухгалтерской проводки. Кроме того, в процессе бухгалтерской обработки некоторые из документов подлежат таксировке. Таксировка (расценка) предусматривает перевод натуральных и трудовых измерителей в обобщающий денежный измеритель. Как правило, эта процедура осуществляется в самом первичном документе путем умножения соответствующего количества в натуре (м, кг и пр.) на цену за единицу. Например, лимитно-заборные карты поступают в бухгалтерию с указанием только отпущенного количества материалов. Если в документе указан трудовой измеритель, выраженный в единицах времени – рабочих днях, часах, минутах, то его величина умножается на стоимость единицы данного времени.

Группировка представляет собой следующий этап учетной обработки документов. Последние подбираются в пачки, однородные по экономическому содержанию зафиксированных в них хозяйственных операций. Характер группировки обусловлен перечнем представленных протаксированных документов. Цель группировки – подготовить сводные данные по движению отдельных видов имущества и обязательств за отчетный период. Тем самым упрощается ведение первичного учета.

Контировка – указание в первичном документе бухгалтерской записи, то есть корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа. Этот этап представляет собой более высокий уровень работы с документами. Поэтому данная процедура выполняется, как правило, бухгалтером, занятым на самостоятельном отдельном участке учетного процесса. Для представления бухгалтерской записи в первичном документе предусмотрено определенное место. Если имеет место сводный документ, то указанная запись фиксируется в конце документа.

В процессе прохождения документа по инстанциям он используется, прежде всего, для оперативной работы. Например, на основании требования на отпуск материалов кладовщик отпускает в цех материалы. Этот документ служит средством распорядительных и исполнительных действий. На основании этого же документа в бухгалтерии отражают в системе учета уменьшение материальных ценностей на складах и увеличение затрат на производство.

В конечном итоге все документы попадают в архив, где должны храниться в течение установленного для них времени. Таким образом, маршрут и время прохождения документов по всем инстанциям от момента составления или получения от других организаций до сдачи в архив называется документооборотом.

Документооборот по каждому виду документов может представляться в виде инструкций, таблиц, графиков (см. таблицу № 25). В разрабатываемом и утверждаемом главным бухгалтером графике документооборота определяется создание первичных документов, порядок и сроки их передачи для отражения в бухгалтерском учете. Ответственность за своевременное составление документов, правильность их оформления, достоверность содержащейся в них информации несут составившие и подписавшие их лица.

Таблица № 25

График документооборота авансового отчета

Пояснение к таблице № 25: Схема документооборота авансового отчета изображается в виде таблицы. В ее подлежащем (по горизонтали) перечисляют, какие работы должны быть выполнены для отражения в учете данной операции. В сказуемом (по вертикали) таблицы обозначают, кто из работников выполняет эти работы.

Задача правильной организации документооборота состоит в том, чтобы обеспечить нормальное движение документов. В каждой инстанции должен находиться строго определенный срок. Для этого в организациях необходимо установить маршрут прохождения документа, срок его нахождения у каждого исполнителя. Таким образом, основными этапами документооборота являются:

1) составление документов в оперативной работе;

2) прием документов бухгалтерией;

3) отражение документов в системе учетных записей;

4) передача документов в архив.

До передачи в архив организации документы хранятся в бухгалтерии в специальных помещениях или в запирающихся шкафах под ответственностью главного бухгалтера или лиц, им уполномоченных.

Переданные в архив организации документы бухгалтерского учета хранятся в течение срока, устанавливаемого в соответствии с правилами организации государственного архивного дела. В текущем бухгалтерском архиве документы подлежат хранению в течение одного года. По истечении годичного срока документы передаются в постоянный архив. Сроки хранения документов в нем зависят от их вида и устанавливаются Правительством Российской Федерации.

Для большинства документов сроки хранения составляют не менее 5 лет. Ответственность за архивацию документов бухгалтерского учета несет руководитель организации.

Тест-контроль

Тест 1. Укажите наиболее точное определение бухгалтерского документа. Варианты ответа:

а) документ бухгалтерского учета – это надлежащим образом оформленная деловая бумага, в которой письменно зафиксированы признаки и показатели одной или нескольких хозяйственных операций для отражения их в учете;

б) документ бухгалтерского учета – это деловая бумага, в которой письменно зафиксированы признаки и показатели одной или нескольких хозяйственных операций для отражения их в учете;

в) документ бухгалтерского учета – это деловая бумага, в которой письменно зафиксированы некоторые показатели;

г) документ бухгалтерского учета – это материальное (на бумажных и на машинных носителях информации) свидетельство действительного совершения хозяйственной операции или дающее право на ее совершение.

Тест 2. Для чего используются документы бухгалтерского оформления? Варианты ответа:

а) для записей на счетах бухгалтерского учета;

б) для осуществления бухгалтерских записей;

в) для сокращения объема первичной документации;

г) для подготовки информации с целью отражения ее в учетных регистрах, закрытия счетов, исправления ошибок, допущенных в учетных регистрах.

Тест 3. Какой из перечисленных реквизитов относится к реквизитам-основаниям? Варианты ответа:

а) наименование документа;

б) содержание хозяйственной операции;

в) печать организации;

г) подпись ответственного лица и ее расшифровка.

Тест 4. Укажите наиболее точное определение документооборота. Варианты ответа:

а) документооборот – это маршрут и время прохождения документов с момента их возникновения до сдачи в бухгалтерию;

б) документооборот – это маршрут и время прохождения документов по всем инстанциям организации с момента составления и до сдачи в архив;

в) документооборот – это маршрут и время прохождения документов с момента их возникновения до отражения в учетных регистрах;

г) документооборот – это таблица, в которой приводится описание всех используемых в учете документов.

Тест 5. Какой из перечисленных ниже реквизитов относится к обязательным реквизитам? Варианты ответа:

а) наименование документа;

б) печать организации;

в) виза руководителя;

г) герб страны.

Тест 6. К какому виду проверки относится проверка соответствия хозяйственной операции, оформленной документом, действующему законодательству? Варианты ответа:

а) к арифметической проверке;

б) к проверке по существу;

в) к аудиторской проверке;

г) к формальной проверке.

Лекция № 19