Первичное наблюдение в учете. Носители первичной учетной информации.

Первичное наблюдение в бухгалтерском учете организуется с целью последующей переработки данных о наблюдаемых фактах хозяйственной жизни в информационные показатели. В процессе наблюдения:

а) описываются факты хозяйственной жизни;

б) фиксируются данные о них на материальных носителях;

в) сохраняются и передаются данные для дальнейшей обработки в системе учета.

Первичное наблюдение представляет собой информационное обеспечение бухгалтерского учета. Как свидетельствует практика, одни хозяйственные операции быстротечны и завершаются в течение одного дня или даже быстрее, а другие занимают продолжительный период времени. В бухгалтерском учете получают отражение, как правило, завершенные хозяйственные операции.

Хозяйственные операции представляют собой целенаправленные действия, для достижения определенных результатов. Однако они отражают не все совершившиеся события и явления. Например, такие явления хозяйственной жизни, как потери от стихийных бедствий, износ основных средств, недостача материальных ценностей и другие, не могут быть отнесены к хозяйственным операциям, хотя и оказывают влияние на имущественное состояние хозяйствующего субъекта. В связи с этим вводится понятие «факт хозяйственной жизни», которое охватывает без исключения все объекты первичного бухгалтерского наблюдения.

Все факты хозяйственной жизни делятся на факты состояния, действия и события. Факты состояния – это констатация того, что есть, факты действия – это обычная работа фирмы, а факты события возникают вследствие форс-мажорных обстоятельств. Различие между действиями и событиями легко понять на следующих примерах: привезли в магазин товары – действие, товары сгорели – событие.

Первичная единица бухгалтерского наблюдения – факт хозяйственной жизни, который приводит к изменению характеристик средств организации их источников, возникновению, изменению или прекращению хозяйственно-правовых отношений.

Информационные сообщения о фактах хозяйственной жизни поступают в бухгалтерию в виде:

1) первичных и вторичных (сводных) бухгалтерских документов;

2) сигналов регистрационных приборов и датчиков;

3) телеграфных, телефонных и других сообщений;

4) различных машинных носителей информации, заполняемых людьми или автоматически при помощи специальных регистрирующих аппаратов и пр.

Материальный носитель данных – это любой материальный предмет или способ, при помощи которого зафиксированы данные, содержащиеся в информационном сообщении.

Материальные носители данных служат формой существования информационных сообщений. В бухгалтерском учете к информационным сообщениям о первичном наблюдении фактов хозяйственной жизни предъявляются особые требования. Способ их отражения в материальных носителях данных должен обеспечить юридическую доказательность и достоверность каждого информационного сообщения.

Все записи в бухгалтерском учете ведутся на основании первичных документов, информация из них переносится в учетные регистры, там она систематизируется, то есть записывается на бухгалтерских счетах. В конце отчетного периода по данным учетных регистров заполняется отчетность организации.

Таким образом, бухгалтерский учет является документальным учетом. Правило, гласящее, что без документа не может быть записи на счетах, нарушаться не должно. Первичная документация дает начало движению учетной информации, обеспечивает бухгалтерский учет данными, необходимыми для сплошного и непрерывного отражения хозяйственной жизни организации.

Вопрос 2. Понятие о бухгалтерской документации. Документация – это элемент метода бухгалтерского учета. Все хозяйственные операции, совершаемые в организации, оформляются документами. Они также используются для руководства и управления хозяйственной деятельностью, с их помощью осуществляется передача распоряжений от распорядителей к исполнителям. Именно поэтому бухгалтерский учет носит сплошной и непрерывный характер, а документы являются основным источником первичной информации и средством обоснования последующих учетных записей.

Бухгалтерская документация является частью управленческой документации. Она состоит:

1) из первичной учетной документации (первичных документов);

2) из учетных регистров;

3) из отчетной документации (бухгалтерской отчетности).

Все записи в бухгалтерском учете ведутся на основании первичных документов, информация из которых переносится в учетные регистры, где она систематизируется. В конце отчетного периода по данным учетных регистров заполняется бухгалтерская финансовая отчетность организации.

Первичные документы должны составляться ответственными лицами в момент совершения хозяйственной операции. Если это не представляется возможным, то документирование должно осуществляться сразу по ее окончании. Документы бухгалтерского учета могут составляться ответственными лицами как на бумажных, так и на машинных носителях информации. В последнем случае должна быть предусмотрена возможность их вывода на бумажные носители информации для копирования. При этом выписка первичных документов осуществляется на русском языке. Первичные документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык.

Таким образом, документы содержат в себе как экономическую, так и юридическую информацию. Носителями экономической информации они становятся в силу того, что посредством документов осуществляется первичное наблюдение фактов хозяйственной жизни с дальнейшей группировкой и обобщением их показателей. Документы считаются носителями юридической информации потому, что они содержат сведения об ответственных лицах, совершающих ту или иную хозяйственную операцию, и тем самым обеспечивают свою доказательную силу.

Вопрос 3. Классификация бухгалтерских документов. Для того чтобы правильно обработать и эффективно использовать все поступающие в бухгалтерию документы, необходима их научно обоснованная классификация. Все многообразие документов классифицируется по ряду основных признаков. Такими признаками являются:

1) место составления;

2) назначение;

3) количество отражаемых операций;

4) содержание хозяйственных операций;

5) объем информации;

6) форма документа;

7) сроки хранения документов;

8) подлинность воспроизведения информации;

9) юридическая сила.

1. По месту составления первичные учетные документы подразделяются на внешние и внутренние.

Внутренние документы составляются и применяются внутри организации. К ним относятся: накладные на внутреннее перемещение товарно-материальных ценностей, расчетно-платежные и платежные ведомости на выдачу заработной платы, авансовые отчеты подотчетных лиц, расходные и приходные кассовые ордера и др. Например, расходный кассовый ордер составляется кассиром для отражения выдачи денежных средств и остается в кассе в качестве подтверждения осуществленной операции.

Внешние документы возникают вне данной организации и характеризуют ее взаимоотношения по внешним хозяйственным операциям (с государственными органами, банками, налоговой службой, поставщиками, покупателями и прочими контрагентами) или направляются из данной организации в другие организации. Это – товарно-транспортные накладные, доверенности, платежные поручения, выписки банков с расчетных и валютных счетов, счета-фактуры на поступившие от поставщиков товары и пр. Счет-фактура поставщика составляется отправителем товара и поступает в организацию извне.

2. По назначению первичные документы можно разделить на распорядительные, оправдательные (исполнительные), комбинированные и документы бухгалтерского оформления.

Распорядительные документы содержат разрешение на выполнение какой-либо хозяйственной операции, то есть отражают вопросы руководства деятельностью организации. К ним относятся: приказы, распоряжения руководителей организации и уполномоченных ими лиц на совершение хозяйственных операций (например, приказ на командировку, на проведение инвентаризации, платежные поручения, банковские чеки и др.). Например, банковский чек является документом, представляющим собой приказ о получении денежных средств в банке.

Распорядительные документы не подтверждают факта совершения хозяйственной операции и поэтому не являются основанием для их отражения в системном бухгалтерском учете: информация из них не заносится в учетные регистры. Распорядительные документы требуют составления оправдательных документов для того, чтобы факт хозяйственной деятельности получил отражение в учете.

Оправдательные (исполнительные) документы удостоверяют факт совершения хозяйственной операции; они составляются в момент совершения операции, отражают ее исполнение и представляют собой источник первичной учетной информации. К ним относятся: акты приемки материалов, акты приема-передачи или выбытия основных средств, акты на списание материально-вещественных ценностей и др. Например, приходный ордер склада является документом, подтверждающим исполнение операции о получении ценностей и, одновременно, оправдывающим материально-ответственное лицо. Информация, которая содержится в нем, заносится в соответствующие учетные регистры.

Документы бухгалтерского оформления не содержат фактов, подтверждающих совершение хозяйственных операций. Они составляются для подготовки информации с целью отражения ее в учетных регистрах, закрытия счетов, исправления ошибок, допущенных в учетных регистрах. Самостоятельного значения они не имеют, а являются лишь техническим средством ведения учета. К этой группе документов относятся: ведомости амортизационных отчислений, ведомости распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов, калькуляции фактической себестоимости, мемориальные ордера (используемые для отражения корреспонденции счетов по совершенным хозяйственным операциям), справка бухгалтерии на сторнирование ошибочно сделанных записей и др. Так, например, калькуляционный лист систематизирует записи распорядительных и исполнительных документов и, соответственно, содержит в себе элементы обеих разновидностей этих документов.

Комбинированные документы – документы, сочетающие распорядительный и оправдательный характер, и преследующие цель максимального сокращения количества документов. К ним относятся: расходные кассовые ордера, авансовые отчеты подотчетных (командированных) лиц, расчетно-платежные ведомости на выдачу заработной платы, требования на отпуск материалов со склада и др. Например, авансовый отчет подотчетного лица знаменует собой исполнение операции, под осуществление которой выдавался аванс. Подпись руководителя на нем означает распоряжение принять к учету показатели совершенной операции. Корреспонденция счетов, составленная бухгалтером, свидетельствует о бухгалтерском оформлении. Применение этого вида документов в учете удобно, так как упрощает их обработку, делает ее более наглядной, приводит к уменьшению ошибок в них, сокращает общее количество документов и расходы на бланки.

При этом необходимо учитывать, что один и тот же документ выполняет функции различных по назначению документов. Так, например, расходный кассовый ордер, выписанный бухгалтерией и переданный для исполнения кассиру, является распорядительным документом. В то же время после того, как кассир выдаст деньги и получатель распишется на ордере в их получении, этот документ становится исполнительным. И, наконец, когда бухгалтер на ордере укажет корреспондирующий счет, расходный кассовый ордер выполняет функции бухгалтерского оформления. Следовательно, такой документ является комбинированным. На практике, как правило, стремятся максимально использовать комбинированные документы, что весомо сокращает их количество в документообороте.