Основы работы с папками документов

Окно поиска Папки (см. рис. 3.10). Используется, когда требуется обратиться к документам, ранее сохраненным в личные папки, либо уточнить список документов, содержащихся в папке, по каким-либо реквизитам. Переход к окну «Папки» осуществляется с помощью кнопки Панели быстрого доступа.

Для перехода к списку документов достаточно дважды щёлкнуть мышью по названию папки либо, установив курсор на названии папки, нажать на кнопку ПОСТРОИТЬ СПИСОК ДОКУМЕНТОВ. Также из данного окна вы можете переходить к списку поставленных на контроль документов и к списку документов на контроле, в которых произошли изменения . Выбрав (с помощью клавиши Insert) две или более папки, можно провести с ними Операции объединения, пересечения и вычитания.

Рис. 3.10. Вид окна поиска Папки

Структура хранения папок. Папки хранятся по принципу файловой системы. Для хранения папок используются ГРУППЫ ПАПОК – это аналог директории; и собственно «Папки документов» – аналоги файла. Группой папок верхнего уровня является группа «Папки пользователя». Максимальное количество уровней вложенности папок – 10. После названия каждой папки в скобках отображается общее количество документов. Если курсор установлен на какой-либо папке, то в нижней части вкладки «Папки» отображается информация о том, к каким информационным банкам относятся документы в папке и об их количестве.

Переименование папок и групп папок. Если необходимо внести изменения в название ранее созданной папки или группы папок, то нужно установить курсор на названии папки (группы) и нажать на кнопку (ПЕРЕИМЕНОВАТЬ). После этого название становится доступным для редактирования.

Удаление папок и групп папок. Если необходимо удалить папку или группу папок, то нужно установить курсор на названии этой папки (группы) и нажать на кнопку . Система запросит подтверждения вашего выбора, и, в случае утвердительного ответа, папка (группа) будет удалена. При этом группы папок верхнего уровня («Документы на контроле», «Последние изменения в документах на контроле», «Папки пользователя») переименовать и удалить нельзя.

Занесение документов в папку.Данная операция позволяет, находясь в дереве-списке документов, занести в папку Выделенные документы конкретного информационного банка или все документы из всех разделов и информационных банков дерева-списка. Существует два варианта выполнения операции:

а) Занесение в папку выбранных документов конкретного информационного банка – операция занесения осуществляется с помощью кнопки пиктографического меню или пункта «Документ /Занести выбранные в папку» главного меню.

Перед началом выполнения операции в левой части дерева-списка найденных документов требуется указать информационный банк, документы которого требуется занести в папку. Затем документы следует пометить, например, клавишей Insert. Если требуется занести в папку весь список документов конкретного информационного банка, его можно пометить одним из действий: выбрав пункт «Пометить все» контекстного меню или выбрав пункт «Правка /Пометить все» главного меню.

Если ни один документ в списке не помечен, то в папку будет занесен тот документ, на котором стоит курсор. После того как помечены нужные документы, нажмите кнопку В папку пиктографического меню (либо выбрать любой способ, описанный выше).

б) Занесение в папку всех документов – операция осуществляется с помощью кнопки пиктографического меню или пункта «Документ/ Занести все в папку» главного меню. При этом никаких документов в списке помечать не надо. После выбора одного из указанных в таблице действий по занесению документов в папку появится диалоговое окно «Добавление документа в папку» (см. рис. 3.11).

Рис. 3.11. Добавление документов в папку

Установите в нем курсор на название нужной папки и нажмите кнопку ОК. Документы будут занесены в указанную папку.

Если требуется занести документы в новую папку, необходимо сначала нажать кнопку , ввести с клавиатуры её название, а затем нажать кнопку ОК. Можно сначала создать Группу папок, в которой затем сформировать новые папки.

Чтобы создать группу папок, следует нажать кнопку «Создать группу папок» , затем ввести с клавиатуры название группы. После этого, поставив курсор на указанной группе, можно создавать в ней папки.

Удаление документа из папки. Для удалениядокумента из папкинеобходимо её открыть из окна «Папки», то есть получить список документов. Затем следует отметить клавишей Insert ненужные документы и нажать клавишу Delete или выбрать пункт «Правка/Убрать из этого списка» главного меню или выбрать пункт «Удалить из этого списка» контекстного меню. Чтобы удалить документ из папки, её следует открыть через окно «Папки».

Пример 1(занесение в папку документов конкретного информационного банка) Требуется сформировать папки, содержащие нормативные акты о составлении завещания и последующем получении наследства по завещанию.

Решение:

1. Составляем список актов, касающихся наследования по завещанию:

а) В поле «Тематика» Карточки поиска выбираем рубрику «Наследование по завещанию». В поле «Поиск по статусу» выбираем значение ВСЕ АКТЫ, КРОМЕ УТРАТИВШИХ СИЛУ И НЕ ВСТУПИВШИХ В СИЛУ.

б) В нижней части Карточки поиска оставляем только информационный банк «Версия Проф» раздела «Законодательство» (убираем галочки с остальных разделов).

в) В Карточке поиска нажимаем кнопку ПОСТРОИТЬ СПИСОК ДОКУМЕНТОВ (F9) и получаем искомую подборку документов.

2. Помечаем с помощью клавиши InsertГражданский кодекс РФ, Жилищный кодекс РФ, приказ Минюста РФ и постановление Правительства РФ и заносим их в папку:

а) С помощью кнопки В папку пиктографического меню открываем диалоговое окно «Добавление документа в папку».

б) Устанавливаем курсор на строке «Папки пользователя», нажимаем кнопку «Создать группу папок» и задаём имя группы, например, ЗАВЕЩАНИЕ.

в) Убедившись, что курсор стоит на строке с названием группы папок ЗАВЕЩАНИЕ, нажимаем кнопку Создать папку и задаём имя папки, например, НАСЛЕДОВАНИЕ.

г) Затем нажимаем кнопку ОК. Выделенные документы помещаются в созданную папку. Возвращаемся в дерево-список и закроем его.

3. Теперь подготавливаем список НПА, касающихся составления завещания:

а) Поскольку в интересующих документах должна идти речь о составлении завещания, то в тексте документов должны встречаться эти слова. Необходимо также иметь в виду, что помимо термина «составление завещания» может быть употреблен термин «написание завещания». Поэтому в поле «Текст документа» набираем: (СОСТАВЛЕНИЕ ИЛИ НАПИСАНИЕ) ЗАВЕЩАНИЯ.

В поле «Поиск по статусу» выбираем значение ВСЕ АКТЫ, КРОМЕ УТРАТИВШИХ СИЛУ И НЕ ВСТУПИВШИХ В СИЛУ.

б) В Карточке поиска нажимаем кнопку Построить список документов (F9)и получаем искомую подборку документов.

4. Заносим полученные документы в новую папку:

а) Для этого выделяем все документы информационного банка «Версия Проф» из списка, щёлкнув правой кнопкой мыши по списку документов и выбрав в появившемся контекстном меню пункт «Пометить все».

б) С помощью кнопки В папку пиктографического меню открываем диалоговое окно «Добавление документа в папку».

в) Устанавливаем курсор на строку с названием ранее созданной группы папок ЗАВЕЩАНИЕ, затем нажимаем кнопку Создать папку. Задаём имя папки «СОСТАВЛЕНИЕ ЗАВЕЩАНИЯ».

г) Затем нажимаем кнопку ОК. Выделенные нами документы помещаются в созданную папку; возвращаемся в дерево-список.

5. В дальнейшем для обращения к созданным папкам следует выбирать окно «Папки».

Пример 2 (занесение в папку всех документов из всех разделов дерева-списка). Требуется сформировать папку, содержащую НПА, материалы судебной практики и комментарии к нормативным актам о наследовании по завещанию.

Решение:

1. Составляем поисковый запрос:

а) Для этого в поле «Тематика» Карточки поиска выбираем рубрику «Наследование по завещанию». В поле «Поиск по статусу» выбираем значение ВСЕ АКТЫ, КРОМЕ УТРАТИВШИХ СИЛУ И НЕ ВСТУПИВШИХ В СИЛУ.

б) Помимо раздела «Законодательство» подключаем в нижнем окне Карточки поиска разделы «Судебная практика» и «Комментарии законодательства» (устанавливаем галочки у названий).

в) Нажимаем кнопку Построить список документов (F9) и получаем искомую подборку документов в виде дерева-списка.

2. Заносим все полученные документы в папку:

а) Для этого щёлкаем мышью по кнопке пиктографического меню и выбираем вариант «Занести в папку все документы». Появляется диалоговое окно «Добавление документа в папку».

б) Устанавливаем курсор на строке «Папки пользователя», нажимаем кнопку Создать папку и задаём имя папки, например, НАСЛЕДОВАНИЕ.

в) Затем нажимаем кнопку ОК. Все полученные по нашему запросу документы (из всех разделов и информационных банков) заносятся в созданную папку, а мы возвращаемся в дерево-список.

3. Чтобы теперь обратиться к нашей папке, нажимаем кнопку Панели быстрого доступа. Появляется окно со списком всех папок. Находим папку «Наследование», устанавливаем на неё курсор. В правой части окна появляется информация о структуре и количестве документов в папке. Нажав кнопку Построить список документов (F9), получаем дерево-список документов из этой папки.

4. Изучая список документов в созданной папке «Наследование», можем обнаружить в ней, например, Гражданский кодекс РСФСР, в котором раздел «Наследственное право» утратил силу. Поэтому удаляем его. Для этого во вкладке «Папки» Окна поиска открываем папку НАСЛЕДОВАНИЕ, в полученном списке документов устанавливаем курсор на названии данного кодекса и нажимаем на клавиатуре клавишу Delete.