Внедрение информационных систем: этапы, методы и управление рисками проекта

Внедрение информационных систем представляет собой комплекс специфических задач, выполнение которых обеспечивает переход к реальной эксплуатации программного решения в организации. По своей сути, этот процесс является практической реализацией управленческих изменений, которые были рассмотрены ранее. В общем случае процедура внедрения состоит из последовательности организационных действий, подготовительных работ технического и административного плана, а также тестовой и промышленной эксплуатации. Каждая из этих составляющих требует детального планирования и координации усилий всех участников проекта для минимизации рисков и обеспечения бесперебойной работы бизнес-процессов.

Особенности внедрения. Стадия внедрения по праву считается самым ответственным моментом во всем проекте замены информационной системы. Это обусловлено несколькими фундаментальными причинами. Во-первых, как уже отмечалось в контексте управления изменениями, это наиболее сложная составляющая работы, требующая интеграции технических и организационных решений. Во-вторых, даже идеально спроектированная система не имеет практической ценности до момента ее успешного ввода в эксплуатацию. В-третьих, внедрение — это не экзамен, а живой процесс, где даже блестяще протестированные системы могут столкнуться с непредвиденными проблемами, а все ранее нерешенные конфликты и недоработки проявляются одновременно.

Организационные действия. Успех внедрения часто зависит от грамотных организационных действий, направленных на минимизацию сопротивления и недопонимания. Ключевой задачей является выявление и снятие противоречий и конфликтов среди сотрудников организации и подрядчиков. Руководитель проекта должен проактивно выявлять скрытые центры сопротивления, которые могут находиться на любом уровне организационной иерархии. Не менее важной является работа по прояснению недопониманий и выработке согласованных подходов среди всех участников процесса, что достигается через открытое обсуждение и формальное закрепление договоренностей.

Важным элементом организационной подготовки является прояснение формальной (юридической) позиции всех сторон, что позволяет исключить дополнительные риски, связанные с договорными отношениями. Во время непосредственного внедрения критически важен онлайн-менеджмент и контроль, подразумевающий приоритетное взаимодействие команды проекта с высшим менеджментом и регулярные оперативные совещания. Параллельно ведется оперативный анализ рисков, обычно в форме простого и понятного реестра проблем, где фиксируется суть проблемы, ответственный исполнитель и статус ее решения.

Мотивация персонала на достижение результата является, возможно, главным фактором успеха. Широкое и прозрачное информирование всех заинтересованных сторон о ходе и статусе работ позволяет подавить слухи и заручиться поддержкой организации. Завершает комплекс организационных действий качественное и детальное планирование, а также обеспечение проекта необходимыми ресурсами, включая их оперативный резерв для решения внезапно возникающих задач.

Подготовка к внедрению. Существенная часть временных затрат приходится на подготовительные работы технического и административного характера. Этот этап включает доработку программного обеспечения и его окончательное тестирование, подготовку компьютерной техники в соответствии с техническими требованиями, а также обучение пользователей и администраторов системы. Обязательными являются разработка и тестирование конверторов данных для переноса информации из legacy-систем, создание руководств для пользователей и инструкций на случай технологических сбоев.

Окончанием подготовительного периода служит тестовая эксплуатация системы с участием конечных пользователей. В крупных организациях, где параллельное ведение старой и новой системы слишком затратно, применяется поэтапное тестирование отдельных функциональных блоков. По результатам опытной эксплуатации составляется акт, фиксирующий все выявленные недоработки и сроки их устранения. Для критичных ошибок проводится обязательное повторное тестирование, после чего до начала промышленной эксплуатации вводится мораторий на внесение изменений в систему.

Начало рабочей эксплуатации. Начало промышленной эксплуатации является самым критическим моментом проекта, и его успешный старт на протяжении нескольких дней обычно означает общий успех проекта. Решение об отказе от поддержки старой системы не может быть основано лишь на желании; малейший сбой, ведущий к срыву ключевых бизнес-процессов, неминуемо приводит к откату. В зависимости от масштаба организации применяются одна из двух стратегий перехода.

Для организаций с численностью сотрудников до 100 человек, как правило, применяется стратегия тотального перехода (Big Bang), когда в определенный день все пользователи начинают работу в новой системе. Для крупных предприятий с более чем 100 пользователями и сложной функциональностью обязателен поэтапный переход. Он может осуществляться в последовательности, начинающейся с запуска интерфейсов с внешними системами и формирования отчетности, с постепенным подключением более сложных модулей, таких как учет кредитов и внутренних операций.

Завершение проектов. Формальным окончанием внедрения считается подписание акта о выполненных работах, однако взаимодействие с разработчиками переходит в стадию сопровождения системы. Не следует требовать немедленного устранения всех недочетов; пользователям необходимо дать время для адаптации и формирования квалифицированных предложений. На основе их обращений составляется план устранения наиболее важных недоработок, что позволяет системе постепенно выйти на полную мощность и реализовать те бизнес-цели, которые были заложены в проект изначально.

Сведения об авторах и источниках:

Авторы: Тютюнник А.В., Шевелев А.С.

Источник: Информационные технологии в банке

Публикации предназначены для ИТ-руководителей и топ-менеджеров коммерческих банков, а также для менеджеров компаний-разработчиков и консультантов. Материалы помогут профессионалам в организации и оптимизации управления информационными системами на всех этапах их жизненного цикла.