Опроса руководителей (специалистов)

Основные понятия системы управления

Система управления – это система, в которой реализуются функции управления.

К функциям управления относятся: планирование, учет, анализ, регулирование.

В системе управления выделяют две подсистемы:

- управляющую;

- управляемую.

Управляющая система осуществляет функции управления .

Управляемая система является его объектом.

Между управляющей и управляемой системами необходимы каналы связи.

Простейшая схема управления с обратной связью представлена на рис.6.1.

Рис. 6.1. Простейшая схема управления с обратной связью

E – среда системы управления

D – канал передачи информации о состоянии объекта управления

F – канал передачи управляющей информации

I - воздействия среды на объект управления

A- выход объекта управления

Вопрос 2. Содержание и задачи управления производством

Для машиностроительного предприятия содержанием управления производством является управление ресурсами предприятия с учетом применения ERP систем и CALS – технологий.

Укрупненная структура корпоративной системы управления предприятием представлена на рис. 6.2.

Исходя из этой структуры видно, что основными задачами автоматизированного управления производством являются:

1) создание производственной и организационной структур предприятия;

2) создание и эксплуатация системы принятия управленческих решений на предприятии;

3) создание и эксплуатация системы информационной поддержки принятия управленческих решений на предприятии на основе ERP системы;

4) формирование корпоративной вычислительной сети предприятия;

5) организация создания и эксплуатации CALS- технологий и увязка их с ERP системой.

6) создание и эксплуатация внутрицеховой системы управления (система мониторинга)

Рис. 6.2. Укрупненная структура корпоративной системы управления предприятием

Вопрос 3. Методы разработки и принятия управленческих решений

3.1. Методы построения процессной модели предприятия

Переход на международный стандарт качества ИСО 9002 предполагает создание и ведение процессной модели предприятия. Такая модель формируется в результате проведения предпроектных исследовательских работ и представляет собой описание предприятия как целостной системы со всеми взаимосвязанными в ней бизнес – процессами, структурными подразделениями, производственными и управленческими функциями. Она является основой для реструктуризации предприятия.

Системный подход реструктуризации предприятия заключается в строгом использовании жизненного цикла ресурсов предприятия, фрагмент которого представлен на рис. 6.3.

На фрагменте жизненного цикла ресурсов предприятия представлены элементы ресурсов и производственных процессов первого (укрупненного) уровня. Наличие всех ресурсов и

сопутствующих им производственных процессов позволяет утверждать, что в первом приближении представлен состав бизнес - процессов, отражающих всю маркетинговую, производственно – хозяйственную, техническую и финансовую деятельность предприятия.

Процессы   Ресурсы		1 Приобретение	…	8 Выбытие
Материальные ресурсы		1-1	…	1-8
…	…	…	…	…
Финансовые ресурсы		8-1	…	8-8

Рис. 6.3. Фрагмент жизненного цикла ресурсов предприятия

Встает вопрос о дифференцировании ресурсов и закрепленных за ними дифференцированных производственных процессов для предприятия, а также закрепления за структурными подразделениями (СП) предприятия бизнес – процессов и основных функций в разрезе каждого бизнес – процесса. Решение данного вопроса позволяет во взаимной увязке определить основные производственные и управленческие функции в разрезе всех ресурсов и СП предприятия. Эти функции должны отражать замкнутость контура управления по каждому бизнес – процессу. Замкнутый контур управления по бизнес – процессу представлен на рис. 6.4.

Рис. 6.4. Замкнутый контур управления по бизнес - процессу

В общем виде бизнес – процесс может исполняться и управляться (планирование, учет, анализ, регулирование) различными структурными подразделениями.

С целью проведения работ по реструктуризации предприятия необходимо решить следующие вопросы:

- организация работ;

- разработка системы классификации и кодирования, используемой при реорганизации предприятия

- предварительное определение бизнес – процессов, закрепленных за структурными подразделениями;

- сбор исходных данных в формализованном виде и построение существующей процессной модели предприятия;

- проведение анализа существующей процессной модели предприятия, согласование со СП и утверждение руководством предприятия результатов проведенного анализа;

- создание, хранение и использование в электронном виде бизнес – процессов и основных функций по СП на Web – сайте предприятия.

Предварительное определение бизнес – процессов, закрепленных за СП, предполагает выдачу следующих документов: матрицы жизненного цикла (ЖЦ) дифференцированных ресурсов предприятия и матрицу закрепления дифференцированных бизнес – процессов за СП.

После построения матрицы ЖЦ определяются пары “ресурс – производственный процесс”, характерные для исследуемого предприятия. Выделенная пара называется бизнес – процессом.

Матрица закрепления дифференцированных бизнес – процессов за СП формируется предварительно на основании матрицы жизненного цикла дифференцированных ресурсов предприятия и существующей организационной структуры. Фрагмент такой матрицы отражен на рис. 6.5.

Рис. 6.5. Фрагмент матрицы закрепления дифференцированных бизнес – процессов за СП

Сбор исходных данных в формализованном виде и построение существующей процессной модели предприятия осуществляется в следующем порядке

- на основании матрицы закрепления бизнес – процессов за СП в автоматизированном виде формируются заготовки таблиц производственных и управленческих функций в разрезе ресурсов по каждому СП;

- через отдел организации труда и заработной латы эти заготовки с сопроводительным документом направляются во все СП, собираются и передаются в группу обследования;

-
осуществляется построение существующей процессной модели (как есть).

Фрагмент таблицы производственных и управленческих функций в разрезе ресурсов по каждому СП дан на рис. 6.6.

Рис. 6.6. Фрагмент формы 1 производственных и управленческих функций.

На основании заполненных форм 1 группа обследования формирует существующую процессную модель (как есть) в виде матрицы, представленной в электронном виде. Таким образом, имеются все функции, закрепленные за СП.

Далее осуществляется анализ существующей процессной модели на выполнение следующих требований:

- любая функция должна выполняться только одним СП, то есть не должно быть дублирования функций;

- каждая функция должна быть закреплена за СП, то есть не должно быть “повисших” функций.

После такого анализа процессной модели предприятия разработчиком делаются в ней необходимые корректировки и распечатываются формы 1 по СП для согласования с ними проведенных изменений. При разногласии между СП и разработчиком окончательное решение принимает руководитель предприятия и утверждает все формы 1.

На основании утвержденных форм 1 разработчик корректирует существующую процессную модель предприятия и получает эталонную процессную модель предприятия, которую размещает на Web- сервере предприятия. Эта модель становится единым электронным документом по основным функциям для всех СП и является для них доступным по системе Intranet.

Структура основных показателей процессной модели для среднего машиностроительного предприятия представлена на рис. 6.7.

Рис.6.7. Структура основных показателей процессной модели для среднего машиностроительного предприятия

3.2. Методы предпроектного обследования предприятия с целью совершенствования системы управления (Анализ и синтез систем управления)

Понятие и содержание системного анализа и синтеза

Систем управления

Системный анализ – это научный всесторонний подход к принятию решений. Для наглядности поясним на примере из области медицины. Прежде, чем лечить пациента, проводят диагностический анализ человека, определяют вид и источники заболевания и лишь, потом начинают его лечить. В экономических и производственных системах также необходимо провести системный анализ, найти “узкие” места, недостатки в управлении, а затем предлагать проектные решения по “расшиванию” этих “узких” мест и устранению недостатков. Все проблемы решаются системно. Определяются цели функционирования объекта автоматизации, строится дерево целей.

Под целью понимается выражение желаемых выходов системы. Цели, как правило, отражены в Уставе предприятия и в главных задачах, прописанных в положениях о структурных подразделениях. Кроме того, цели могут быть отражены в “Бизнес - плане” предприятия. Надо отметить, что средства достижения цели на более низком уровне превращаются в самостоятельные цели на этом уровне. Таким образом, строится дерево целей предприятия.

Далее строится совокупная функция предприятия.

Под совокупной функцией понимаются – фактические функции, выполняемые всеми структурными подразделениями предприятия.

Производится наложение дерева целей на совокупную функцию предприятия. Устраняется расхождение, при этом дорабатываются цели или совокупная функция.

Строится процессная модель предприятия.

Накладывается совокупная функция предприятия на процессную модель. Экспертным путем корректируются модель и совокупная функция предприятия.

Определяются функции, подлежащие автоматизации.

Далее осуществляется синтез новой системы.

По выявленным функциям строятся системные модели, включающие в себя: информационные характеристики задач (табличный метод), функциональные, информационные и динамические модели с использованием принципов построения АСУ.

Методика предпроектного обследования

Введение.

Изложенный материал содержит методику обследования организационной, функциональной структур, информационных потоков, с целью создания информационно – управляющей системы (ИУС) предприятия.

Настоящая методика отражает последовательность исследований - анализа управленческих систем.

Под управленческо - технической системой понимается предприятие. В ходе анализа управленческой системы определяются точные числовые характеристики взаимодействующих элементов системы, выявляются диспропорции и неувязки, "узкие места", "пиковые нагрузки", устарелые методы и формы организации работ, несоответствующие условиям ИУС.

Приведенная ниже методика предназначена для получения в формализованном виде исходных данных, используемых в дальнейшем при разработке технического задания на создание ИУС.

Сбор данных осуществляется путем:

- непосредственного получения обследовательской группой данных о состоянии и развитии обследуемых объектов;

- бесед с работниками;

- заполнения установленных форм;

- составление альбомов форм документов, циркулирующих на предприятии.

Организация обследования.

Обследование объектов предприятия проводится на основании приказа генерального директора предприятия о проведении работ по предпроектной стадии создания ИУС предприятия в соответствии с настоящей методикой и план -графиком проведения обследования.

План - график обследования отражает :

1) объекты обследования в соответствии с организационной структурой предприятия;

2) перечень вопросов и сроки проведения обследования;

3) формы завершения каждого этапа работ;

4) обсуждение и согласование материалов обследования.

Обследование проводится Разработчиком с привлечением работников структурных подразделений предприятия.

Обследование проводится в следующем порядке :

1) обследование руководителей структурных подразделений предприятия;

2) обследование специалистов структурных подразделений предприятия.

Обследование заканчивается каждым исполнителем выдачей текстового материала, заполненных форм и компьютерных баз данных, альбома форм документов, согласованных предварительно с соответствующими руководителями функциональных подразделений предприятия.

Обследование организационной структуры

Предприятия

В процессе обследования организационно-технической структуры собирается следующая информация :

Составляется детальный перечень структурных подразделений предприятия, состав групп и специалистов внутри каждого подразделения, структура каждого структурного подразделения ; указывается подчинение каждого структурного подразделения генеральному директору или его заместителям, или другому должностному лицу.

Для всех подразделений, групп и сотрудников, начиная от генерального директора предприятия и его заместителей и кончая исполнителями - конкретными должностными лицами - указать организационное подчинение. Данные привести в виде схем отдельно между структурными подразделениями предприятия и внутри каждого подразделения.

Собираются существующие на предприятии материалы, документы, на основании которых действует данная структура (Положение о предприятии», положения о структурных подразделениях, должностные инструкции, штатные расписания).

Осуществляется кодировка всех структурных подразделений и должностных лиц в соответствии с "Системой классификации и кодирования, используемой при обследовании предприятия .

Заполняются следующие формы :

Форма 2. Подразделения предприятия.

Форма 12. Классификатор должностных лиц предприятия .

Обследование функциональной структуры

Предприятия

На данном этапе обследования осуществляется сбор сведений о функционально-информационных потребностях предприятия, отражающих существующую технологию его функциональной деятельности, то есть строится дерево целей и совокупная функция управления.

Под целью понимается желаемые выхода системы. Они записаны в Уставе о предприятии, положениях о структурных подразделениях предприятия, в виде главной задачи подразделения. Заполняются анкеты по форме 1. Опрос ведется у руководителей предприятия, начиная с генерального директора предприятия и заканчивается исполнителями подразделений.

Под функцией понимается всё, что делается подразделением или должностным лицом. Функции записаны в положениях о структурных подразделениях предприятия, в должностных инструкциях.

Необходимо провести анализ функциональной деятельности предприятия.

Он состоит из следующих этапов :

- сбор нормативных документов, определяющих функционирование структурных подразделений предприятия;

- построение модели типа область – процесс - функция.

Под областью понимается функциональная подсистема, состоящая из процессов и функций. Для каждой функциональной области определяются процессы.

Под процессом понимается комплекс функциональных задач, состоящий из функций. Для каждого процесса определяются функции.

При идентификации процесса определяются следующие показатели :

- наименование процесса;

- принадлежность к функциональной области;

- перечень входных документов;

- перечень выходных документов;

- перечень нормативных документов, определяющих выполнение данного процесса;

- структурное подразделение - исполнитель данного процесса;

- структурное подразделение - контролирующее данный процесс;

- информационная система, обеспечивающая выполнение процесса.

При идентификации функции определяются следующие показатели:

- наименование функции;

- принадлежность к процессу;

- перечень входных документов;

- перечень выходных документов;

- должностное лицо - исполнитель данной функции;

- должностное лицо - контролирующее данную функцию;

- периодичность выполнения;

- заданное время выполнения;

- трудоёмкость выполнения функции.

Осуществляется кодировка всех областей деятельности, процессов деятельности и функций деятельности в соответствии с "Системой классификации и кодирования, используемой при обследовании предприятия.

Заполняются формы:

- форма 8. Области деятельности (подсистемы) предприятия;

- форма 9. Процессы деятельности (комплексы задач) предприятия;

- форма 10. Функции деятельности (задачи) предприятия;

- форма 11. Структурно- функциональные связи предприятия;

Осуществляется обследование и анализ внутреннего документооборота предприятия в следующем порядке :

- проводится классификация и идентификация документов;

- для каждого документа определяются все значимые реквизиты;

- каждое структурное подразделение предприятия составляет перечень входных, выходных документов и должностных лиц, являющихся исполнителем и контролером по документам;

Форма 3. Справочник документов предприятия;

Форма 5. Документооборот подразделений предприятия;

- формируется компьютерная база данных "Документооборот подразделений".

Осуществляется обследование и анализ внешнего документооборота предприятия в следующем порядке:

- составляется перечень внешних организаций, являющихся источником или потребителем информации;

- определяются документы, поступающие и направляющиеся во внешние организации;

- заполняются формы:

Форма 6. Справочник организаций ;

Форма 7. Внешний документооборот предприятия;

- формируется компьютерная база данных "Внешний документооборот предприятия»;

Дополнительно заполняется форма 13 "Информационная характеристика задачи". Данная форма информационно увязана со всеми предыдущими формами и является контрольной. По ней делается вывод о качестве проведенного обследования предприятия;

Кроме того, формируются:

альбом форм, альбом положений структурных подразделений предприятия, - альбом должностных инструкций управленческих и инженерных работников предприятия.

Приложения.

Форма 1.

Анкета

опроса руководителей (специалистов)

Предприятия

Вопросы.

1. Каковы ваши обязанности, отличные от тех, которые приведены в Положении о структурном подразделении?

2. Каковы перспективы подразделения?

3. В чем выражается неудовлетворительная работа подразделения?

4. Что нужно сделать для улучшения работы подразделения?

5. Что препятствует улучшению работы и что должно быть устранено?

6. Что недостает для улучшения работы и что должно быть создано? (мероприятия)

7. Во что обойдется улучшение? (временные затраты, финансы, людские затраты)

8. Что дает улучшение работы?

9. Есть ли у Вас какие-либо дополнительные замечания?

Ответы.

(Поставьте номер вопроса и дайте на него ответ)

1.

Форма 2.