Порядок внесения изменений

Перед внесением изменений с подлинника документа или отдельных его листов должны быть изготовлены архивные копии, на которых проставляют штамп «Архивный экземпляр» (рис. 6.3).

В архивную копию изменения вносить не допускается. Архивную копию следует хранить отдельно от подлинников.

При аннулировании или замене документа все аннулированные и замененные листы подлинника крестообразно перечеркивают сплошными линиями и проставляют штамп, приведенный на рис. 6.4.

Рис. 6.3

В графах штампа указывают:

в графе 1 - порядковый номер очередного изменения документа, в соответствии с которым лист аннулирован (заменен), например: «Изм. 3». При аннулировании листа слово «Заменен» в штампе зачеркивают;

вграфах 2 - 5 - должность, фамилию, подпись лица, ответственного за внесение изменений, и дату подписания.

Содержание вносимых в подлинник изменений должно соответствовать разрешению на внесение изменений.

Изменяемые размеры, слова, знаки, надписи и т.п. зачеркивают сплошными тонкими линиями, а рядом с зачеркнутым проставляют новые данные (рис. 6.5).

Если в подлиннике документа невозможно исправить отдельные места сложных графических изображений зачеркиванием, а выпускать новый подлинник нецелесообразно, то допускается изменяемые изображения, размеры, слова, знаки, надписи и т.д. удалять подчисткой (смывкой) с нанесением на этом же месте новых данных. При этом не допускается вырезать, заливать тушью или удалять (заклеивать) сведения каким-либо другим способом, нарушающим физическое состояние, внешний вид документа или отдельного его листа.

Рис. 6.4

Рис. 6.5

При изменении изображения (части изображения) его следует обвести сплошной тонкой линией, образующей замкнутый контур и крестообразно перечеркнуть сплошными тонкими линиями.

Измененный участок должен быть изображен на свободном поле листа как можно ближе к изменяемому участку. При недостатке места на данном листе измененный участок может быть выполнен на другом листе. Новое изображение участка должно быть выполнено в прежнем масштабе и без поворотов.

При внесении изменений изображения, буквы, цифры, знаки, слова и т.д. должны быть четкими, толщина линий, величина просветов и т.п. должны соответствовать требованиям, изложенным в соответствующих разделах настоящего пособия и быть пригодными для микрофильмирования.

Если на листе документа необходимо внести изменения в несколько участков изображения (изображений), то этим участкам следует присваивать порядковые номера в пределах данного изменения и листа.

Если в документе недостаточно места для внесения изменений, нарушается четкость изображения при исправлении или невозможно выполнить требования к микрофильмированию, то изготавливают новый подлинник с учетом вносимых в него изменений. При этом обозначение вновь изготовленного документа должно быть сохранено без изменений. Вновь изготовленному документу должен быть присвоен новый инвентарный номер, зарегистрированный в инвентарной книге, и соответственно должны быть заполнены дополнительные графы к основной надписи на всех его листах.

При внесении изменений могут быть заменены или исключены отдельные листы, а также разработаны дополнительные листы документа.

На замененном листе (разработанном вместо аннулированного) должен быть сохранен номер листа, взамен которого он выполнен.

Вновь разработанному (дополнительному) листу следует присваивать очередной порядковый номер листа документа.

На замененных или добавленных вновь листах следует сохранить прежние обозначение и инвентарный номер.

При осуществлении авторского надзора допускается вносить изменения в копии документов по правилам, установленным для подлинников документов с последующим оформлением «Разрешения на внесение изменений» и переносом в кратчайший срок всех изменений в подлинник документа.

Изменения документа, выполненного автоматизированным способом, осуществляют заменой документа в целом или отдельных его листов. В случае нецелесообразности замены документа или отдельных его листов, допускается вносить изменения вручную. При этом должны быть внесены изменения в данные, хранящиеся в составе информационного обеспечения САПР и предназначенные для получения изменяемого документа.

Изменяемым, аннулируемым и дополнительным участкам изображения присваивают обозначение, состоящее из порядкового номера очередного изменения документа и через точку порядкового номера изменяемого (аннулируемого, дополнительного) участка изображения в пределах данного листа.

Около каждого изменения, в том числе около изменения, исправленного подчисткой (смывкой), за пределами изображения или текста наносят обозначение изменения в параллелограмме в соответствии с рис. 6.6.

Рис. 6.6

От параллелограмма проводят сплошную линию к изменяемому участку.

Близко расположенные друг от друга измененные размеры, слова, знаки, надписи и т.д. обводят сплошной тонкой линией, образующей замкнутый контур, без перечеркивания. Этим изменениям следует присваивать одно обозначение (см. рис. 6.5).

Если новое изображение (часть изображения) размешают на другом листе, то у замененного изображения дополнительно указывают номер листа, на котором приведено новое изображение.

Новому участку изображения, размещенному на другом листе сохраняют обозначение, присвоенное измененному участку. Перенесенный на другой лист участок изображения не учитывают в таблице изменений этого листа.

Над новым изображением (частью изображения) должен быть помещен номер изменения в параллелограмме и указано «Взамен перечеркнутого» или «Взамен перечеркнутого на листе...» (рис. 6.7 и 6.8).

Если при замене изображения (части изображения) новое изображение помещают около заменяемого, то их допускается соединять линиями-выносками с общим обозначением изменения (рис. 6.9).

Рис. 6.7

Рис. 6.8

Над дополнительным изображением должно быть помещено в параллелограмме обозначение изменения с надписью «Дополнение». Дополнительному изображению следует присваивать очередной порядковый номер участка на листе в пределах данного изменения (рис. 6.10).

Изменения, внесенные в листы основного комплекта рабочих чертежей, должны быть отражены в ведомости рабочих чертежей на листах общих данных этого комплекта в графе «Примечание».

При внесении первого изменения в графе следует указать «Изм. 1», при внесении последующих изменений - дополнительно очередные номера изменений, отделяя от предшествующих точкой с запятой, т.е. «Изм. 1; 2; 3».

На замененных листах номер изменения следует дополнять записью «(Зам.)», например: Изм. 1 (Зам.); на аннулированных листах при номере изменения - «Аннулирован», например: Изм. 1 (Аннулирован); на дополнительных листах при номере изменения - (Нов.), например: Изм. 1 (Нов.).

Дополнительные листы следует записывать в ведомость рабочих чертежей основного комплекта. При недостатке места в ведомости рабочих чертежей для записи дополнительных листов продолжение ведомости следует перенести на первый из дополнительных листов.

Рис. 6.9

Рис. 6.10

При этом в конце ведомости должна быть запись: «Продолжение ведомости см. на листе... (номер листа)», а над ведомостью на дополнительном листе следует поместить заголовок: «Ведомость рабочих чертежей основного комплекта (продолжение)».

Номера и наименования аннулированных листов в ведомости рабочих чертежей основного комплекта должны быть зачеркнуты.

При изменении наименований листов следует внести соответствующие изменения в графу «Наименование» ведомости рабочих чертежей основного комплекта.

При изменении общего количества листов документа на его первом листе в основной надписи следует внести соответствующее изменение в графу «Листов».

Пример оформления изменений в ведомости рабочих чертежей основного комплекта приведен на рис. 6.11.

ПРИМЕР ВНЕСЕНИЯ ИЗМЕНЕНИЙ В ВЕДОМОСТЬ РАБОЧИХ ЧЕРТЕЖЕЙ

Рис. 6.11

При внесении изменений в листы прилагаемых документов следует внести соответствующие изменения в ведомость ссылочных и прилагаемых документов в том же порядке, какой установлен для ведомости рабочих чертежей основного комплекта (рис. 6.12).

При выполнении дополнительных и аннулировании ранее выполненных основных комплектов рабочих чертежей следует внести исправления в ведомость основных комплектов соответствующей марки.

Изменения, внесенные в подлинник документа, должны быть указаны в таблице изменений, помещаемой в основной надписи (подразд. 1.4).

Допускается таблицу изменений помещать вне основной надписи (над или слева от нее) по той же форме.

В графах таблицы изменений указывают:

в графе «Изм.» - порядковый номер изменения, вносимого в документ;

в графе «Кол. уч.» - количество изменяемых участков изображения на данном листе в пределах очередного изменения;

в графе «Лист» - на замененных листах (выпущенных вместо аннулированных) - «Зам.»; на листах добавленных вновь - «Нов.». При замене всех листов (разработке нового подлинника документа) на первом листе указывают «Все». В этом случае таблицу изменений на других листах не заполняют.

На измененных листах в графе «Лист» ставят прочерк;

в графе «№ док.» - обозначение разрешения;

в графе «Подп.» - подпись лица, ответственного за внесение изменений. Подпись специалиста, ответственного за нормоконтроль, следует помещать только на поле для подшивки листа;

в графе «Дата» - дату внесения изменений.

Изменения, внесенные в ведомость рабочих чертежей основного комплекта, в ведомость ссылочных и прилагаемых документов, в ведомость основных комплектов рабочих чертежей, в ведомость спецификаций и в графу «Листов» основной надписи в связи с внесением изменений в листы основного комплекта и прилагаемых к нему документов, в таблице изменений не учитывают и изменения им не присваивают.

Значительные изменения в текстовых документах следует вносить либо заменой всех или отдельных листов документа, либо путем выпуска новых дополнительных листов.

При изменении подлинников текстовых документов допускается при добавлении нового листа присваивать ему номер предыдущего листа с добавлением очередной арабской цифры, отделяя ее от предыдущей точкой, например: 3.1.

ПРИМЕР ВНЕСЕНИЯ ИЗМЕНЕНИЙ В ВЕДОМОСТЬ ССЫЛОЧНЫХ И ПРИЛАГАЕМЫХ ДОКУМЕНТОВ

Рис. 6.12

В этом случае на первом листе должно быть внесено изменение в общее количество листов.

В текстовых документах, содержащих в основном сплошной текст (например, технические условия, общие указания, технические требования), допускается при добавлении нового пункта присваивать ему номер предыдущего пункта с добавлением очередной строчной буквы русского алфавита, например: 3а; при аннулировании пункта - сохранять номера последующих пунктов.

В текстовых документах рекомендуется предусматривать таблицу регистрации изменений (ТР) и размещать ее на титульном листе. Форма ТР приведена на рис. 6.13.

В графах таблицы регистрации изменений должно быть указано:

в графах «Изм.», «№ докум.», «Подп.» и «Дата» - аналогично заполнению соответствующих граф таблицы изменений;

в графах «Номера листов (страниц): измененных, замененных, новых, аннулированных» - номера листов (страниц) соответственно измененных, замененных, добавленных и аннулированных по данному разрешению.

ФОРМА ТАБЛИЦЫ РЕГИСТРАЦИИ ИЗМЕНЕНИЙ

Рис. 6.13

При замене всего документа в графе «Номера листов (страниц) замененных» следует указывать «Все»;

в графе «Всего листов (страниц) в докум.» - количество листов (страниц) в документе. Графа должна заполняться в случае заполнения граф «Номера листов (страниц), новых» и (или) «Номера листов (страниц), аннулированных».

После внесения изменений копии измененных, замененных и дополнительных листов направляют организациям, которым ранее были направлены копии документов, совместно с копиями уточненных общих данных соответствующих основных комплектов рабочих чертежей и копиями титульных листов текстовых документов с нанесенной на них таблицей регистрации изменений.

Копии документов или отдельных листов, в которые внесены изменения, ранее высланные заказчику и подрядчику, должны быть ими аннулированы.