Сортировка строк таблиц

Для удобства представления информации выполняется сортировка строк таблицы. Последовательность действий.

1. Курсор устанавливается в любую ячейку таблицы.

2. Выполняется команда меню Таблица → Сортировка.

3. В диалоговом окне Сортировка указать:

· состав ключей сортировки;

· направление сортировки – по возрастанию или убаванию.

Для этого выбираются имена столбцов, определяется порядок их сортировки по возрастанию/убыванию (рис. 8). Максимальное число ключей сортировки таблиц – 3. Результат сортировки таблицы записывается на место исходной таблицы.

Рис. 8. Настройка сортировки таблицы

Если столбец содержит текст, сортировка по возрастанию означает определенный порядок:

· специальные знаки (!, #, $, % и &);

· слова, начинающиеся с цифр;

· слова, начинающиеся с букв.

Если столбец содержит числа, все прочие символы, кроме цифр, игнорируются. Если столбец таблицы содержит даты, учитывается разделитель компонентов даты. Сортировка предполагает последовательное сравнение символов слева направо.

Задание №3.

1. Создайте таблицу по образцу:

2. Сделайте две копии таблицы, пронумеровав их.

3. Отсортируйте строки второй таблицы по убыванию окладов.

4. Отсортируйте строки таблицы по должностям и для одинаковых должностей по возрастанию окладов.

Вычисления в таблицах

В таблицах Microsoft Word можно выполнять вычисления. Стандартная таблица – совокупность ячеек, адреса которых состоят из имени столбца – буква латинского алфавита и номера строки – цифра. Например, адрес А2 соответствует ячейке в первом столбце и второй строке, адрес С10 соответствует ячейке в третьем столбце и десятой строке и т. д.

Формула для вычисления результата вводится в ячейку таблицы с помощью команды меню Таблица → Формула. В диалоговом окне Формула вводится формула, указывается формат числа. Формула в ячейке таблицы содержит:

· встроенные функции (табл. 1);

· ссылки на адреса ячеек таблицы;

· имена закладок;

· константы;

· знаки математических операций.

Таблица 1.

Встроенные функции для вычислений в таблице Microsoft Word

Аргументы функций – числа, формулы или закладки, адреса ячеек, диапазоны адресов смежных ячеек. Диапазон адресов для смежных ячеек записывается через крайние ячейки, разделенные знаком двоеточия, например:

· А1:С2 – диапазон ячеек, включающий ячейки A1, A2, C1, C2;

· 1:1 – все ячейки строки 1;

· А:А – все ячейки столбца А.

Для ссылки на несмежные ячейки используется разделитель – точка с запятой. Кроме явного указания ссылок на ячейки в формулах используются ключевые слова:

· ABOVE – ячейки текущего столбца, расположенные выше ячейки;

· BELOW – ячейки текущего столбца, расположенные ниже ячейки;

· RIGHT – ячейки текущей строки, расположенные справа от ячейки;

· LEFT – ячейки текущей строки, расположенные слева от ячейки.

Можно ссылаться и на ячейки из другой таблицы. Для таблицы, на которую делается ссылка, создается закладка. Обращение к ячейкам этой таблицы выполняется с указанием имени закладки.

Ссылки на ячейки другой таблицы в формулах допустимы только для функций: AVERAGE(), COUNT(), MAX(), MIN(), PRODUCT() и SUM().

Следует помнить, что формула в таблице является полем, которое имеет код поля и значение. Для просмотра кода поля следует нажать клавиши Alt+F9. При изменении значений ячеек, на которые имеются ссылки в формулах, следует установить курсор в ячейку таблицы, с помощью команды меню Таблица → Выделить → Таблицу выделить всю таблицу, нажать клавишу F9 для автоматического пересчета всех формул.

Если ячейка, например В1, содержит несколько абзацев чисел, формула вида =В1 или = SUM(Bl) автоматически вычисляет сумму чисел всех абзацев ячейки В1. Если наряду с числами в ячейке имеется текст перед или после чисел, при вычислении он игнорируется.

Задание №4.

Создайте таблицу по образцу:

Таблица 2.

Исходные данные

1. В ячейки таблицы ввести формулы:

· формула ячейки В5 (Итого): =Sum(Above);

· формула ячейки С2: =С5/В5*В2;

· формула ячейки СЗ: =С5/В5*ВЗ;

· формула ячейки С4: =С5/В5*В4;

· формула ячейки D2: =D5/B5*B2;

· формула ячейки D3: =D5/B5*B3;

· формула ячейки D4: =D5/B5*B4.

2. Выделить таблицу с помощью команды меню Таблица→Выделить → Таблицу. Создать закладку для таблицы. Имя закладки – Таble1. Команда меню для создания закладки – Вставка → Закладка.

3. Создать новую таблицу в вашем документе. Выполнить команду меню Таблица → Добавить → Таблицу, указать число столбцов – 2, число строк – 5. Заполнить ячейки таблицы (табл. 3).

4. Ввести формулы в ячейки:

· формула ячейки В2: = SUM (Table1 c2:d2)/SUM(Table1 c5:d5)*100. Выбрать формат числа – 0,00%;

· формула ячейки ВЗ: = SUM (Table1 с3:d3)/SUM(Table1 c5:d5)*100. Выбрать формат числа – 0,00%;

· формула ячейки В4: = SUM (Table1 c4:d4)/SUM(Table1 c5:d5)*100. Выбрать формат числа – 0,00%;

· формула ячейки В5: = SUM(ABOVE)*100. Выбрать формат числа – 0,00%.

Списки

Команда меню ФорматàСписок служит для построения списков перечисления. Различают маркированные, нумерованные и многоуровневые списки.

Для изменения уровня иерархии элемента многоуровневого списка используются клавиши Ctrl + Alt + à для понижения и Ctrl + Alt + ß для повышения уровня иерархии элемента списка либо кнопки панели инструментов Форматирование: Увеличить/Уменьшить отступ.

Ввод очередного абзаца за последним элементом списка воспринимается как его продолжение. Для прерывания списка следует установить курсор в конец абза­ца последнего элемента списка и дважды нажать клавишу Enter. Для возобновления нумерации курсор устанавливается в новый элемент списка, выполняется команда меню Формат à Список, Продолжить. Кнопки Нумерация и Маркеры панели инструментов Форматирование создают списки со стандартными настройками.

Рис. 3. Диалоговое окно многоуровневых списков

Задание №5.

Набрать текст в виде последовательности абзацев и скопировать его ниже три раза. Преобразовать первую копию в простой нумерованный список. Второй фрагмент преобразовать в иерархический список и изме­нить его по образцу. Третью копию преобразовать в маркированный список с маркером в виде звездочки.