Создание базы данных.

Создание и работа с БД упрощается, если использовать встроенную форму данных для того, чтобы вводить, удалять или редактировать записи в БД.

Чтобы создать форму данных для новой базы следует ввести сначала строку с именами полей (заголовками столбцов) и поместить в следующей строке запись – образец заполнения базы.

После этого надо выделить обе строки и выбрать команду Данные-Форма. На экране появится форма данных, в которой слева перечислены все имена полей, справа в окнах – элементы первой записи.

После создания формы данных можно ее использовать для ввода в БД последующих записей, щелкнув на кнопке Добавить. В окне появится чистая форма данных, которую необходимо заполнить очередной записью. Перемещение по полям формы производится клавишей TAB. По завершении ввода записей щелкнуть по кнопке Закрыть.

После того как БД сформирована, можно с помощью формы данных найти нужную запись по заданному критерию, отредактировать ее поля или удалить.

Поиск записей.

Для того чтобы найти нужную запись в БД, надо воспользоваться кнопкой Критерии в форме данных. В очищенные поля формы записываются критерии поиска. При их задании допускается использование операций сравнения = > < >= <= <>. Задав критерии, нажать кнопку Далее. В полях основной формы выведутся данные из первой найденной записи, отвечающей заданным условиям. Снова нажимая кнопку Далее, можно просматривать каждую следующую запись, попадающую под условия отбора. Вернуться в основную форму можно, нажав кнопку Правка.

Сортировка записей.

Каждая база данных, которую создает пользователь, должна иметь некоторый предпочтительный порядок просмотра записей. В зависимости от целей можно, например, расположить записи по алфавиту фамилий клиентов, или в порядке возрастания их кодов, или в порядке убывания сумм их покупок и т. д.

Для сортировки записей необходимо в меню Данные выбрать команду Сортировка. При этом открывается диалоговое окно, в котором следует указать ключи сортировки (названия полей, определяющие новый порядок) и тип упорядочения (возрастание или убывание). Если есть повторяющиеся значения в поле ключа, то можно определить более одного ключа сортировки (до трех полей). Такая сортировка называется многоуровневой.

Фильтры.

Фильтры – средства, позволяющие просматривать только данные, которые удовлетворяют определенным условиям. Различают:

а) автофильтр;

б) расширенный фильтр.

Перед активизацией фильтра надо отметить область рабочего листа с данными, включая заголовки полей.

Автофильтр.

Автофильтр вызывается из меню Данные командой Фильтр-Автофильтр. При этом к каждой клетке с именем поля в строке заголовков добавляется раскрывающийся список. В списке строка Условие открывает диалог «Пользовательский автофильтр», в котором можно указать соединение нескольких критериев поиска.