Средства руководства

Руководитель располагаетцелым рядом средств воздействия на подчиненных. Помимо традиционных средств которыми являются позитивные и негативные экономические и административные санкции, поощрение и наказание, существуют такие как: информирование; индивидуальная беседа; обсуждение; конференция, переговоры и жалобы; признание и похвала; критика, порицание и участие.

Информирование представляет собой передачу сотруднику целенаправленных сведений, относящихся к его заданию, к связанным с ним лицам или к рабочему месту и воздействующих на его поведение. Информирование часто проходит в форме индивидуальной беседы – разговора с глазу на глаз- между руководителем и подчиненным, в ходе которого могут быть использованы различные средства воздействия, когда в беседе участвуют несколько сотрудников, она приобретает характер обсуждения.

Беседы и обсуждения используются в процессе руководства особенно часто, поэтому при их проведении целесообразно знать правила их организации:

1) При подготовке беседы или обсуждения необходимо обратить внимание на: спокойное место для разговора; планирование беседы в рабочее время; достаточное время для беседы; своевременное уведомление сотрудника.

2) При построении беседы или обсуждении должны быть определены: последовательность узловых моментов разговора; начало разговора. Оно не должно отбивать у сотрудника желание продолжать беседу; завершение разговора. Оно должно быть по возможности оптимистичным и не оказывать демотивирующего влияния на сотрудника.

3) При проведении беседы или обсуждения необходимо обратить внимание на: проведение беседы в форме диалога, двусторонний характер беседы; готовность выслушать партнера; готовность к совместному решению проблем; понятный, однозначный язык; открытость разговора; спокойное ведение беседы; деловой характер разговора.

Виды бесед – товарищеская, служебная, аттестационное собеседование. Конференция – деловая встреча, на которой многие участники обмениваются информацией, необходимой для реализации определенных целей. Обычно конференции проводятся в крупных организациях.

Для достижения согласия между сотрудниками, в том числе и руководителями, преследующими как общие так и конфликтные цели, используются переговоры, означающие попытку многих участников достичь заранее определенных целей.

Эффективным и приятным средством руководства для сотрудников является признание и похвала. Они служат повышению мотивации сотрудников.

Устранение различного рода недостатков невозможно без использования таких средств руководства, как критика и порицание. К ним уместно прибегать при низких трудовых показателях и разного рода нарушениях порядка, существующего в организации.

Используя критику, важно учитывать следующие рекомендации специалистов по повышению ее эффективности:

- прежде чем критиковать, уточните, имеете ли вы на это право, чего вы собираетесь ею достичь, целесообразна ли критика;

- не начинайте разговор в присутствии других лиц;

- прежде чем давать обвинительную оценку выслушайте подчиненного;

- критикуйте неправильные действия, а не самого человека, его способности;

- помогите найти конструктивные пути решения проблемы, укажите пути выхода из ситуации;

- заканчивайте разговор на оптимистической ноте, выразите уверенность в способности подчиненного исправить свои ошибки.

Модели руководства

Средства руководства обычно зависят не только от техники, но и от модели руководства. Наиболее общей категорией, отражающей различные стороны процесса управления, является понятие “модель руководства”. Модель руководства представляет собой системное единство целей, техники и средств руководства. Наиболее известная гарбургская модель руководства, призванная активизировать не используемые мотивы сотрудников и поддержать их в стремлении к самостоятельным действиям.

Гарцбургская модель базируется на следующих принципах:

- производственные решения должны приниматься на тех уровнях, на которых возникает необходимость в них и на которых они реализуются;

- производственные решения должны приниматься не отдельными высшими или средними в должностной иерархии руководителям, а многим сотрудникам;

- вместо отдельных поручений каждому сотруднику следует предоставлять четко очерченное поле деятельности, в рамках которого он может самостоятельно принимать решения;

- ответственность не должна концентрироваться у высшего руководства ее часть должна делегироваться на места;

- разделение задач должно следовать не сверху вниз, а снизу вверх по принципу передачи на верхний уровень лишь тех решений, которые не могут компетентно приниматься на нижнем уровне;

- принципы взаимоотношений руководителей и сотрудников должны быть четко определены и оформлены в специальном документе по руководству предприятием.

Гарцбургская модель включает в себя следующие элементы:

- Точное, независимое от конкретных людей описание рабочих мест, которое отражает в форме специальных формуляров все существенные черты рабочего места.

- Инструкция по руководству. Она содержит обязательные и для руководителя, и для подчиненных принципы их взаимоотношений.

Ограничение ответственности руководителя. Руководитель несет ответственность лишь за те ошибки которые связаны с его управленческой деятельностью (неясное делегирование, нечеткие инструкции, неудовлетворительная информация, неправильный контроль).

Гарцбургская модель не является единственной, также достаточно известна модель “Рост – развитие – прибыль”.

Если модели, средства, техника и стили руководства характеризуют структуру, способы реализации управленческого процесса, то его главная задача и содержание состоят в формировании организационной мотивации сотрудников.