SECTION I. BUSINESS LETTER LAYOUT

Exhibit 1. Business Letter Layout

Письма по-прежнему играют существенную роль в бизнесе. Это и оферты, и сопроводительные письма, уведомления и подтверждения, поздравления и соболезнования и пр. Письма могут пересылаться традиционно по почте или с использованием новых телекоммуникационных средств (факсы, e-mail).

Деловые и коммерческие письма могут иметь разную форму, стиль и содержание, но в любом из них можно выделить общие структурные звенья.

¨ Заголовок бланка (letterhead). Письма чаще всего пишутся на бланках (blank form). Отличительная черта любого бланка - его заголовок, который содержит информацию о фирме или организации: наименование, адрес, номера телефона и факса. Содержание определяется, во-первых, действующим законодательством и, во-вторых, национальной практикой.

¨ Ссылки (references). Под заголовком бланка в отдельных случаях располагаются канцелярские реквизиты, указывающие входящий и исходящий номера:

¨ Дата (date). Возможны различные варианты написания даты:

Не рекомендуется использовать форму, принятую в России, где месяц обозначается цифрой, поскольку 02.10.2000 в США будет означать 10 февраля 2000 года, и это может привести к недоразумению.

¨ Адрес получателя (inside address). Следует обратить внимание на порядок написания адреса. Вначале следует имя адресата, затем номер дома, названия улицы, города, штата. графства (в Великобритании, если город небольшой, а в США при названии любого города). Затем пишется номер почтового индекса (post code в Великобритании и zip code в США). На последней строке - название страны, если письмо адресовано за границу.

Однако не стоит следовать вышеприведенному порядку при написании адреса на другом (не английском) языке, меняя порядок реквизитов в присланном вам адресе. Результатом может стать то, что письмо никогда не достигнет адресата. Поэтому, если вы пишите российский адрес латинскими буквами, то вы должны соблюдать правила написания адреса в русском языке, можно только вынести название страны на последнюю строку, написав его по-английски. Тем более, что английские или американские почтальоны будут обращать внимание только на эту строчку.

¨ Обращение (opening salutation). Если имя адресата вам неизвестно, то следует использовать нейтральную форму - Dear Sir(s)/ Dear Madam. Она по стилю аналогична русской фразе Уважаемые господа!

Обратите внимание: в английском языке после обращения никогда не ставится восклицательный знак (exclamation mark), а только запятая (comma) или же пунктуационный знак отсутствует.

Если вы знаете адресата, то можно начать письмо так:

В американском варианте иногда письма начинаются с обращения Gentlemen(:), после которого ставится двоеточие (colon) или знак препинания отсутствует.

¨ Тема письма (letter subject). Если вы хотите, чтобы ваше письмо быстрее нашло адресата, особенно если направляете его в крупную компанию, ведущую обширную переписку, то полезно, чтобы письмо имело заглавие с изложением темы. Как правило, такой подзаголовок пишется в центре или слева и подчеркивается, например:

Contract # 5

¨ Текст письма (letter body). То, что и как вы напишите в письме будет предметом нашего курса, однако стоит сказать несколько слов о том, как в последнее время оформляются и какая пунктуация характерна для деловых писем. В связи с распространением компьютеров стало популярным оформление, когда текст в начале абзаца пишется без отступов, а абзацы отделяются друг от друга пустой строкой. При этом все части письма (ссылки, адрес, дата, вступительная и заключительная формы вежливости, тема письма) начинаются от левого края страницы. Запятые в конце каждой строки адреса, после вступительной и заключительной форм вежливости отсутствуют. Такое оформление получило название full block style.

Следует отметить, что в деловой практике каждой фирмы могут быть свои варианты оформления писем. Это касается и размещения различных частей письма в правой или левой стороне страницы, и пунктуации (наличия или отсутствия запятых в вышеназванных случаях).

¨ Заключительная форма вежливости( closing salutation). В основном в деловой корреспонденции используются следующие выражения. Если письмо начинается со слов Dear Sirs/ Dear Madam, то заканчивать его следует Yours faithfully или Faithfully yours. Если письмо носит менее официальный характер, то начиная со слов Dear Mr Smith/ Dear Mrs Smith или Dear John, закончить его надо Sincerely yours. В американском английском предпочтителен вариант Truly yours.

Обратите внимание: при обращении к женщине кроме традиционных Miss/ Mrs Smith в последнее время используется еще одно обращение - Ms Smith. Изначально оно появилось среди феминисток, а позже стало использоваться в тех случаях, когда вы не знаете семейное положение адресата. Рекомендуем после имени в конце письма в скобках указывать предпочитаемое обращение, например:

¨ Подпись (signature). Под подписью следует дать расшифровку с указанием должности (см. выше).

¨ Приложения (enclosures). В левом нижнем углу указывается количество приложений, если с данным письмом отправляются различные документы. Эта практика может быть полезна, особенно, если письмо адресовано в крупную компанию, где оно будет вскрыто в канцелярии и затем передано в соответствующий отдел. Указывая количество приложений, вы обеспечиваете большую вероятность того, что все посланные вами документы достигнут адресата и не затеряются.

WORKSHOP

Ниже приводятся тексты и реквизиты деловых писем. Ваша задача составить письма, расположив все их части в соответствии с правилами, приведенными выше. Переведите составленные Вами письма на русский язык.

Письмо 1

1. Enclosure

2. Dear Sirs

3. We are sending you our new catalogue. We hope it will be of interest to you.

4. Standard Office Furniture, Ltd.,

Cantley Road,

London SW4

5. Yours faithfully,

J.Smith

6. 15^th September 2000

Письмо 2

1. Dear Sirs,

2. Yours faithfully,

P.J.Morgan

3. The British Engineering Co.,

12 City New Road,

London, EC 3

4. April 10, 2000

5. We have received your letter of the 21^st March and sent it to our clients for their consideration. We will inform you of their decision in a few days.

Письмо 3

1. Enclosure.

2. Dear Sirs,

3. May 4, 2000

4. In accordance with your request we have pleasure in sending you our publications relating to Model A. We hope to hear from you soon.

5. Yours faithfully, B.Grey

SECTION 2. SIMPLE COMMERCIAL LETTERS

BLOCK 1. SIMPLE COMMERCIAL LETTERS-1

LEAD-IN

¨ What is the first step in planning your letter?

¨ Why is it so important to acknowledge receipt of all business letters got?

¨ How long should a letter be? Is it a good idea to send a one-paragraph letter? Why?

¨ Read the following text. What points can you agree with? What not? Why?

Планирование письма

Естественно, что объем, как и стиль письма, полностью определяются его содержанием. Во-первых, приступая к написанию письма, необходимо определить какой объем информации вы хотите передать в нем. Во-вторых, информация должна быть изложена в правильном порядке, следуя определенной логике.

ПЕРВАЯ ЧАСТЬ письма играет важную роль, поскольку задает тон всему письму и создает впечатление об авторе и представляемой им компании. Как правило, в первом абзаце вы благодарите вашего корреспондента за письмо, если вы пишите ответ, и/ или готовите вашего корреспондента к восприятию важной для вас информации.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ: Не стоит в первой же фразе излагать суть письма, в то же время не разумно на фоне общих и ничего не значащих фраз не выделить в должной мере причины, побудившие вас написать письмо.

ПОСЛЕДНЯЯ ЧАСТЬ включает традиционные штампы, при помощи которых вы показываете вашему корреспонденту, что вы с нетерпением и интересом ждете от него ответа на интересующие вас вопросы, которые могут еще раз быть обобщены в самом конце письма.

Между первым и последним абзацами необходимо в последовательной, вежливой и ненавязчивой форме развить основную идею, побудившую вас обратиться к корреспонденту.

FOCUS 1

LETTER 1

Moscow, May 13, 20...

Smith & Co.

36 Brighton Rd

London

Great Britain

Dear Sirs

We thank you for your letter dated May 7. For your information we attach our publications relating to Machines, Models 38, 43 and 43a, and hope they will be of interest to you.

Yours faithfully

D.Smirnov

PR Department

Encl.

LETTER 2

Hull, May 26, 20...

Smith & Co., Ltd.

12 Green Lane

London

Great Britain

Dear Sirs

We have received your letter of May 20 and thank you for the information sent to us. It will be of great help to us. We hope to see you in Hull.

Yours faithfully

Andrew Brown

Sales Manager

LETTER 3

London, 15th September, 20...

Smith & Co., Ltd.

32A White Street

Manchester 3DK

Dear Sirs

We thank you for your letter of the 5th September, 20... sent by air-mail in reply to our fax dated the 20th August. For your information we are sending you our newest Catalogue of Machines and ask you to cable us if you require our further publications. We hope to hear from you soon.

Yours faithfully,

C.Brown

Encl.

LETTER 4

Glasgow, 5th May, 20...

Smith & Brown, Ltd.

12 High Street

London, EC2

UK

Dear Sirs

MV Victoria

In reply to your fax of the 28th April we are glad to inform you that the m.v. Victoria sailed from Glasgow yesterday and will arrive at the port of destination on the 16th May, 20… as stated in Contract No.386.

We enclose herewith copies of the shipping documents which we sent to you under separate cover.

Yours faithfully,

D.Adams

Green & Co., Ltd.

Encl.

LETTER 5

June 3, 20...

The Excelso Company Ltd.

High Wycombe

Bucks B84 1 WE

Dear Sirs

Contract # 386, MV Queen Mary

We acknowledge with thanks receipt of your telegram of today's date informing us of the sailing of the M.V. Queen Mary.

Yours faithfully

D.Jones

Sales Manager

LETTER 6

February 26, 200...

Messrs.W.H.Strong

73 Crimea Road

London SE25 3NF

Dear Sirs

We have received your letter dated February 20th and forwarded it to our Clients for their consideration.

We suggest that you should send your price-lists, catalogues, leaflets and other publications a list of which you find enclosed herewith to the address of our Clients. As soon as we hear from them we will inform you of their decision.

Yours faithfully

K. Morse (Ms)

Sales Department

Encl.

LETTER 7

April 14, 20...

567 Queen Street

London EC 4 8YH

Great Britain

Dear Sirs

With reference to your letter of 3rd April, we have to explain that due to a misunderstanding on our part, we failed to advise you in time. We have revised the arrangements with our operating departments and in future we will do our best to act properly.

We sincerely regret any inconvenience caused to you and thank you for bringing this matter to our attention.

Faithfully yours

M.Todd

M.Todd

Sales Manager

LETTER 8

London, Dec 12, 20...

J.White & Co., Ltd.

254 Smuts Avenue

Cape Town

Dear Sirs

Order # 356

We are obliged for your letter of December 5. We are contacting the manufacturing plant on the questions raised by you during the preliminary talks and will write to you immediately upon receipt of their reply.

As for our arrangement concerning your visit to London we have to inform you that our executive director Mr Brown is away in the USA and is to be back by December 10 at the latest. Please, fax us if the time after December 11 is convenient for you so that we could make all necessary reservations.

We hope to hear from you soon.

Yours faithfully

Daniel McDonald

Sales Manager

LETTER 9

Cologne, April 14, 20...

12 High St.

London

Great Britain

Dear Sirs

Contract # 4325

We are glad to inform you that the goods were shipped yesterday by M.V. Angela. All shipping documents will be faxed to the address of our Clients tomorrow morning.

Yours faithfully

W. Heinz