Механизм функционирования закупочной логистики

Материальное обеспечение производственного процесса обрабатывающих отраслей основано на системе складов предприятий-поставщиков, центральных складов и складов снабжаемых предприятий.

Традиционная система организации материального снабжения основана на принципе хранения запасов. В этом случае требуется оформление документа о получении необходимого для производства материала из запасов собственного склада. На складе подбираются нужные материалы и передаются посредством системы транспортировки получателю либо доставляются прямо на рабочие места.

В случае если требуемый предприятию материал отсутствует на подручном складе, делается запрос в орган закупок. На основе запроса закупочный орган оформляет заказ и посылает его поставщику. Поставщик принимает заказ и обеспечивает отправку товаров. Заказанные грузы по их поступлении принимают на центральном приемном пункте компании. Здесь проверяют качество материалов, их соответствие заявке по количеству и номенклатуре. После оформления соответствующих документов о поступлении товаров они доставляются на отдельные производства.

Главный недостаток традиционной системы закупок выражает потребность в комплексе складов с присущими им административными издержками и затратами труда. Основные статьи издержек по содержанию складов можно сгруппировать следующим образом:

1. Содержание складских помещений:

а) амортизация складских зданий;

б) амортизация складского оборудования;

в) затраты на профилактический ремонт;

г) расходы на отопление, электроэнергию и воду;

д) страхование зданий и земельный налог;

е) арендная плата.

2. Затраты на обслуживающий персонал:

а) заработная плата складских рабочих;

б) расходы на социальные нужды рабочих и служащих.

3. Затраты на транспортные средства:

а) амортизация;

б) расходы на топливо и энергию;

в) расходы на профилактический и текущий ремонт;

г) страхование и налоги на транспортные средства.

4. Убытки от хранения запасов:

а) охрана складов и старение материалов;

б) коррозия и другие потери;

в) расхождения в результатах инвентаризаций (ошибки учета и приемки);

г) кражи;

д) потери вследствие понижения цен;

е) страхование запасов.

К основным статьям издержек по содержанию складов относят также потери процентов на капитал, которые можно было бы получить, если бы не пришлось снимать деньги со счетов банка на финансирование строительства складских помещений и оснащение их соответствующим оборудованием.

В последние десятилетия разработан ряд методов снабжения, ориентированных на конкретную потребность производства:

-метод «Канбан» (разработан в Японии с целью управления поставками в условиях поточного производства; учитывает потребность, которая исходит из конечного монтажа);

-система планирования материальных потребностей, охватывающая планирование на трех уровнях: на первом уровне осуществляется программное планирование, затем – распределение материалов и управление закупками (здесь фактическое отклонение от плана передается через обратную связь на уровень планирования и возникает замкнутая система);

-метод «Точно в срок», с помощью которого в результате частых (дробных) поставок резко сокращаются накопленные запасы;

-система запросов, по которой с поставщиками заключаются типовые контракты на длительный период существования потребностей, а данные по фактической потребности запрашиваются на основе поэтапного уточнения;

-метод прогнозных показателей: спрос на большие партии закупок формируется на определенном уровне, а затем конкретный объем поставок приводится в соответствие со спросом;

-электронно-информационный метод коммуникации клиента и поставщика на основе передачи необходимых данных, когда запрос поступает в виде заказа, а данные о поставке и транспортировке уточняются в прямом межкомпьютерном общении.

Планирование закупок

В процессе планирования закупок необходимо определить:

-какие материалы требуются;

-количество материалов, которые понадобятся для производства продукта;

-время, когда они понадобятся;

-возможности поставщиков, у которых могут быть куплены товары:

-требуемые площади складских помещений;

-издержки на закупки;

-возможности организации производства некоторых деталей на своем предприятии.

Потребность в материалах можно рассчитать, рассматривая определенную программу производства конечного продукта. В этом случае речь идет о зависимом спросе, который рассчитывается при помощи методики MRP-1 (планирование потребности в материалах). Принцип ее прост: исходная точка – это предсказуемый или известный спрос на конечную продукцию. Сборка конечной продукции из закупаемых и производимых самостоятельно материалов закрепляется в списках. При этом должно быть известно время поставок материалов и время производства их на собственном предприятии. Далее, исходя из поставок конечного продукта потребителю, определяют брутто-потребность в поставляемых и производимых самостоятельно материалах.

Брутто-потребность переводится затем в нетто- потребность, при этом учитывают:

-наличный запас;

-плюс уже заказанные материалы и уже запланированное собственное производство;

-минус уже предназначенный для предыдущей серии продукции заказ.

На основании данных расчета определяют время выполнения заказа. Это время с момента подачи заказа до момента поставки продукта.

Преимущество методики планирования потребности в материалах заключается в том, что закупки и производство планируются, исходя из потребностей в конечном продукте.

Если спрос потребителей колеблется, следует пользоваться методом сглаживания таких колебаний.

Применение этого метода целесообразно в случаях регулярно повторяющихся (например, сезонных) колебаний спроса на конечный продукт.

Сглаживание достигается сравнением фактического потребления в предшествующем периоде и прогнозными значениями, рассчитанными для этого же периода.

В логистике используются и другие методы определения потребности в материалах, как-то:

· детерминированный;

· стохастический;

· эвристический.

Выбор поставщика

Процедура получения и оценки предложений от потенциальных поставщиков может быть организована по-разному. Наиболее распространенными и эффективными способами являются:

1. Конкурсные торги.

2. Письменные переговоры между поставщиком и потребителем.

Конкурсные торги)тендеры) проводят в случае, если предполагается закупить сырье, материалы, комплектующие на большую денежную сумму или предполагается наладить долгосрочные связи между поставщиком и потребителем. Конкурсные торги выгодны как поставщику, так и потребителю.

Этапы проведения тендера

I. Реклама.

II. Разработка тендерной документации.

III. Публикация тендерной документации.

IV. Приемка и вскрытие тендерных предложений.

V.Оценка тендерных предложений.

VI. Подтверждение квалификации участников торгов.

VII. Предложение и присуждение контракта.

Функции тендерной документации

· инструктирование участников торгов о процедуре торгов,

· описание закупаемых товаров и услуг,

· установка критериев для оценки предложений,

· определение условий будущего контракта.

Основные правила оценки тендерных предложений

-предварительное назначение членов тендерного комитета, проводящего оценку предложений;

-рассмотрение только тех предложений, которые отвечают требованиям, изложенным в тендерной документации;

-безусловное следование объявленным в тендерной документации процедурам оценки;

-отсутствие каких-либо переговоров с участниками торгов.

Тендерный комитет составляет отчет об оценке тендерных предложений, в котором должно быть показано, как оценивались тендерные предложения, обоснованы причины отклонения предложения и даны рекомендации по присуждения контракта.

Победителем конкурсных торгов признается участник, представивший наиболее выгодное, отвечающее квалификационным требованиям тендерное предложение.

Письменные переговоры между поставщиком и потребителем.В процессе письменных переговоров потребитель получает официальное предложение на поставку товаров от потенциального поставщика. Это может быть организовано двумя способами. Первый – это когда инициатива вступления в переговоры исходит от продавца товара. Он рассылает потенциальным покупателям своей продукции свои предложения (или оферты).

При втором способе организации письменных переговоров между поставщиком и потребителем инициатива вступления в переговоры исходит от покупателя.

Основные требования к выбору поставщика

-стоимость приобретения продукции или услуг;

-качество обслуживания;

-удаленность поставщика от потребителя;

-сроки выполнения текущих и экстренных заказов;

-наличие у поставщика резервных мощностей;

-организация управления качеством продукции у поставщика;

-психологический климат в трудовом коллективе поставщика;

-риск забастовок у поставщика;

-способность поставщика обеспечить поставку запасных частей в течение всего срока службы поставленного оборудования

-кредитоспособность и финансовое положение поставщика и пр.