Форматирование рабочего листа

Изменение внешнего вида таблицы без изменения содержимого называется форматированием. Excel предоставляет такие средства форматирования как применение различных шрифтов, изменение положения данных по вертикали и горизонтали, создание границ, изменение формата числа, использование цветов и узоров для заливки ячейки.

Для задания параметров форматирования необходимо из меню Формат выбрать команду Ячейки или нажать сочетание клавиш <Ctrl+1>. Появится диалоговое окно “Формат ячейки”, представленное на рисунке 6.6.

Рис 6.6. Диалоговое окно Формат ячеек

Форматы числовых данных.Числовые значения, которые вводятся или вычисляются, как правило, не отформатированы (это просто последовательности цифр). Для более наглядного представления результатов вычисления их желательно отформатировать. Форматировать данные в выделенной ячейке можно одним из следующих способов

· С помощью вкладки Число диалогового окна Формат ячеек, которое открывается командой Формат, Ячейки

· Щелчком правой кнопки на ячейке вызвать контекстное меню и выбрать команду Формат ячеек

· Нажатие клавиш Ctrl+1.

· Основные числовые форматы:

· Общий – этот формат принят по умолчанию. Например, число 5257,687. Оно отображается точно так же, как хранится в ячейке. Например, число 00256,3 – ведущие нули исчезнут. Из числа ,34 – 0,34. Число с большим количеством цифр 123456789,123456будет выведено округленным – 123456789,1. Если уменьшить ширину столбца, то число будет выводится в экспоненциальной форме, например 1,23Е+08. Если еще уменьшить ширину столбца, будет выведена строка ###. Это означает, что ширины столбца недостаточно для отображения числа.

· Числовой – этот формат позволяет определить число выводимых знаков после десятичной точки, необходимость использования разделителя групп разрядов и способ вывода отрицательных чисел. Для того чтобы увеличить на единицу число разрядов после десятичной точки, необходимо нажать кнопку

, а чтобы уменьшить – кнопку

Вставка разделителя групп разрядов осуществляется нажатием кнопки

· Денежный – этот формат позволяет определить число выводимых знаков после десятичной точки, необходимость использования знака денежной единицы и способ вывода отрицательных чисел. Для задания этого формата можно нажать кнопку

· Финансовый – этот формат отличается от денежного тем, что числа выравниваются по десятичной точке.

· Дата – эта категория позволяет вывести дату в одном из 12 форматов (07.05.98; 7 мая; Май 7, 1998; 07.05.98 12:00 АМ и т.д.). При работе с датами нужно иметь в виду, что Excel представляет каждую дату как ее порядковый номер в ряду дат, начиная с даты 1 января 1900 года, у которой первый порядковый номер.

· Время – эта категория позволяет вывести время в одном из 8 форматов (12:23; 3:23 РМ; 15:23:00; 3:23:00 РМ и т.д.)

· Процентный – этот формат позволяет вывести число, умноженное на 100, со знаком процента и определить число выводимых знаков после десятичной точки. Для вывода числа в этом формате без десятичной знаков после десятичной точки, нужно нажать кнопку

· Дробный – эта категория позволяет вывести число в одном из 9 форматов. При вводе в ячейку чисел в этом формате нужно отделить целую часть от дробной пробелом.

· Экспоненциальный – этом формате число отображается в виде aEb, где а – мантисса, в- порядок. Запись aEb используется в программировании для представления чисел с плавающей запятой. В этом формате для мантиссы можно определить число выводимых знаков после десятичной точки.

· Текстовый – применение этого формата к числовому значению позволяет Excel рассматривать его как текст.

Задание параметров выравнивания. По умолчанию текст, введенный в ячейку выравнивается по ее левому краю, а числа – по правому краю. Изменить способ выравнивания в ячейке или диапазоне можно с помощью следующих кнопок панели инструментов Форматирование

· Выравнивание по левому краю -

· Выравнивание по центру -

· Выравнивание по правому краю -

При необходимости отцентрировать текст в нескольких столбцах следует выделить нужный диапазон ячеек и нажать кнопку Объединить и поместить в центр -

Специальные текстовые и графические эффекты. Для придания отчету большей наглядности и презентабельности в него рекомендуется добавлять различные графические объекты. В качестве эмблем можно использовать рисунки, созданные в любом графическом редакторе, или уже готовые рисунки из коллекции, например Microsoft ClipArt, которая вызывается командой Вставка, Объект, Картинка Microsoft ClipArt.

Приложение Microsoft WordArt позволяет создавать такие специальные текстовые эффекты, как фигурная ориентация текста, текст с тенью и т.д. кроме того, Excel с помощью панели инструментов Рисование, вызываемой командой Вид, Панели инструментов, позволяет непосредственно на рабочем листе создавать простые рисунки.

Применение стиля. Стиль – набор форматов, таких как размер шрифта, узоры, выравнивание, которые можно создавать и сохранять как единое целое.

Изменение форматов для существующего стиля:

1 Выберите ячейку, содержащую форматы, которые следует использовать для стиля.

2 В меню Формат выберите команду Стиль.

3 В поле Имя стиля введите имя изменяемого стиля.

Необходимо именно ввести имя, а не выбрать его из списка.

4 Нажмите кнопку Добавить.