Документирование процессов

Состав документов по процессам, используемых для их дальнейшего менеджмента (планирование, обеспечение, управление, улучшение), включает два вида документов:

· карта процесса,

· перечень процессов.

Для документирования процессов используется специальный бланк «Карта процесса», который разработан таким образом, что поля, содержащие рабочую информацию о процессе, расположены в верхней части бланка, а поля, содержащие идентификационную информацию, – в нижней части бланка. В средней части бланка расположено поле, в которое заносится описание процесса(в виде графической диаграммы или текста).

Бланк «Карта процесса» приведен на рис. 9.

Рис. 9. Бланк «Карта процесса»

Бланк включает следующие поля:

а) Раздел «Рабочая информация»:

· поле «Автор/Дата/Проект». В этом поле содержится информация об авторе диаграммы, когда она разработана и к какому проекту относится. В поле «Дата» могут содержаться также даты последующих ревизий диаграммы;

· поле «Замечания». В этом поле читатель отмечает замечания, которые он вносит в диаграмму. Каждому замечанию и комментариям к ним присваивается номер от1 до10. Соответствующий номер зачеркивается в поле«Замечания». Эта процедура практически гарантирует, что пользователь и разработчик не пропустят ни одного замечания, сделанного на диаграмме;

· поле «Статус». В этом поле отображаются текущие версии(состояние) документа: «рабочая», «черновая», «рекомендовано», «публикация». Новым диаграммам всегда присваивается «рабочая» версия. Эта версия, как правило, содержит много замечаний. «Черновая» версия – диаграмма по сравнению с предыдущей версией мало изменилась. «Публикация» – это статус версии после рассмотрения и утверждения рабочей группой диаграммы;

· поле «Контекст». В этом поле указывается графическим или иным образом уровень иерархии данной диаграммы в общей структуре описания процесса.

б) Раздел «Идентификационная информация»:

· поле «Вершина». В этом поле содержится код родительского блока, декомпозиция которого представлена на диаграмме;

· поле «Наименование процесса». В этом поле содержится название процесса, представленного на диаграмме;

· поле «Ссылочный номер» («Номер»). В этом поле содержится ссылочный номер процесса, представленного на диаграмме;

· поле «Страница» («Стр.»). В этом поле указывается номер страницы в документе, к которому относится данная диаграмма.

Для документирования перечня процессов используется специальный бланк «Перечень процессов». Бланк содержит набор специальных полей. В поля верхней части бланка заносится информация о разработчике (авторе) документа; о дате его создания; об исправлениях, вносимых в документ; о датах этих изменений и другая информация, необходимая для управления документацией на процессы.

В средней части бланка располагается информация по описанию процессов в организации. Описание процесса представляет собой строку, содержащую следующую информацию:

· поле «Страница» – номер страницы, на которой находится описание процесса,

· поле «Вершина» – номер функционального блока,

· поле «Наименование» – наименование функционального блока, представляющего процесс,

· поле «Ссылочный номер» – идентификационный номер, присвоенный данному процессу,

· поле «Статус» – статус описания процесса(Р– рабочий, Ч– черновой, П– публикация).

Нижняя часть бланка содержит информацию о наименовании перечня процессов, а также ссылочный номер перечня процессов.

Пример заполнения бланка «Перечень процессов» приведен на рис. 10.

Рис. 10. Пример документа«Перечень процессов на производстве»

Порядок проведения работ по определению, классификации и идентификации процессов. Эффективное управление проектом описания процесса представляет собой также процесс, в ходе которого координируется работа разработчиков, экспертов и руководства организации. На рис. 11 приведена модель процесса определения, классификации и идентификации процессов, разработанная по методологииIDEF0.

Модель процесса включает:

§ - сбор информации об исследуемом процессе,

§ - документирование полученной информации,

§ - представление информации в виде модели,

§ - классификацию процесса в рамках модели,

· - уточнение модели посредством итеративного рецензирования.

Рис. 11. Декомпозиция процесса«Определение, классификация и идентификация процессов»

а) Подготовительный этап. На этом этапе производится:

· формулирование цели, точки зрения о представлении будущих моделей процессов и об их предполагаемом использовании в будущем,

· формирование рабочей группы из числа сотрудников организации и привлеченных специалистов,

· согласование планов и сроков по проекту среди всех участников, назначение ответственных исполнителей по проекту, а также составление и утверждение сроков и бюджета по проекту.

б) Порядок создания модели. На этом этапе проводятся следующие работы:

· сбор информации(обзор документов, опросы, анкетирование, наблюдение за работой сотрудников в подразделениях и пр.),

· документирование полученной информации(проводится работа по созданию моделей процессов). Процесс создания модели осуществляется с помощью метода декомпозиции. Для документирования информации о процессе создается диаграмма А–0. Процесс на этой диаграмме представлен одним функциональным блоком, внутри которого разработчик фиксирует название процесса,

· построение диаграмм. Построение диаграмм начинается с вершины А0 (но не А–0).Нижние уровни уточняют структуру и содержание моделируемого процесса, детализируют его, но не расширяя границ. При детализации, декомпозируя каждый блок диаграммы А0, необходимо более подробно отражать то, что представлено на родительском(предыдущем в иерархии) блоке. Имея неструктурированные перечни объектов и процессов, можно приступать к графическому представлению отдельных блоков и соединению их при помощи дуг,

· проверка корректности модели. Построенные модели процессов проходят рецензию. После рецензирования все замечания поступают к разработчику, который их обобщает и вносит изменения.

в) Порядок классификации процессов. Классификация осуществляется в два этапа. На первом этапе разработчик последовательно, диаграмма за диаграммой, осуществляет разметку (маркировку) линий (интерфейсных дуг) в зависимости от категорий объектов. На втором этапе разработчик анализирует функциональные блоки. На основании входов и выходов каждого блока разработчик принимает решение о категории процессов.

г) Порядок идентификации процессов. В процессе создания модели разработчик должен присвоить всем функциональным блокам модели наименования, а также коды вершин и ссылочные номера.

д) Порядок утверждения моделей. Каждая модель создается с определенной целью, которая записана на диаграмме А–0 в названии процесса. Эта цель должна быть достигнута. В процессе моделирования создается рабочая группа специалистов, ответственных за то, что создаваемая модель будет точна и соответствует назначению. Если модель признана рабочей группой применимой, она одобряется и утверждается.