Документирование процессов

Документирование процессов. Основные принципы моделирования бизнес-процессов. Методология функционального моделирования процессов.

Документирование процессов

Документирование является средством закрепления найденных в организации решений по выполнению необходимых действий по идентификации и описания процессов, а также свидетельствами этих действий и достигнутых результатов. Цель документирования процессов заключается в создании нормативной организационной основы для построения, функционирования и постоянного улучшения, как системы менеджмента качества, так и системы управления организацией.

Документирование процессов позволяет организации решать следующие задачи:

· устанавливать требования к осуществлению процессов и деятельности в системе менеджмента качества,

· обеспечивать правильное понимание требований к процессам и деятельности,

· обеспечивать воспроизводимость процессов и деятельности,

· обеспечивать прослеживаемость выполнения процессов, а также оценивание достигнутых результатов,

· предупреждать и разрешать спорные вопросы, возникающие при выполнении процессов и деятельности в условиях неопределенности,

· закреплять лучшие традиции и накапливать опыт для выполнения процессов и отдельных видов деятельности.

Прежде чем проводить документацию процессов, необходимо провести анализ потребности в их документировании. Так как процесс можно рассматривать как объект, то при анализе можно воспользоваться методом структурного анализа и техники проектирования сложных систем SADT (Structured Analysis and Design Technique). Этот метод достаточно сложен, поэтому пользуются его упрощенной модификацией, которая имеет название« Анализ необходимой документации (АНД)».

Подход АНД к анализу потребности в документировании напоминает процессный подход, где на входе «анализа» исходная информация, а на выходе– желательные результаты.

При документировании процессов может возникнуть дилемма: документировать процессы последовательно(шаг за шагом по мере реализации проекта) или документировать все разработанные процессы разом, одновременно.

В первом случае документирование процесса будет первым действием по реализации проекта. Выбор этого варианта документирования зависит от границ процесса и его длительности. Этот вариант больше подходит для малых организаций с ограниченными ресурсами.

При втором варианте придется документировать все или большинство процессов. Очевидно, что сразу все процессы, протекающие в организации, изу-чить и документировать невозможно. Скорее всего, в этом варианте придется документировать только самые важные процессы. Это, как правило, процессы жизненного цикла продукции и отдельные процессы менеджмента.

Так, например, согласно ИСО9001:2001 документация СМК должна содержать шесть обязательных документированных процедур:

· - управление документацией,

· - управление записями,

· - внутренние аудиты,

· - управление несоответствующей продукцией,

· - корректирующие мероприятия,

· - предупреждающие мероприятия.

Документирование процессов жизненного цикла продукции рекомендуется проводить аналогично порядку документирования технологических процессов.

На практике чаще всего необходимость документирования других процессов менеджмента и управления ресурсами определяется самой организацией.

Документация по процессам, используемая для последующего эффективного планирования, обеспечения, управления и улучшения, включает перечень процессов и описания процессов. При этом перечень процессов содержит:

· записи, позволяющие идентифицировать описания процессов,

· информацию, которая идентифицирует место документа «Перечень процессов» в документации более высокого уровня(например, руководство по качеству),

· информацию, позволяющую идентифицировать состояние документа «Перечень процессов» (статус; дату создания документа; дату утверждения; фамилию лица, утвердившего документ; дату изменения; дату сдачи в архив и пр.).

Описание процесса включает:

· информацию, описывающую процесс, включая внутреннюю структуру, т. е. элементы, из которых состоит процесс, и взаимосвязи между ними, а также описание взаимосвязей процесса с другими процессами в организации и пр.,

· глоссарий процесса,

· информацию, которая идентифицирует место документа «Описание процессов» в системе документации более высокого уровня,

· информацию, позволяющую идентифицировать состояние документа « Описание процесса ».

Как показывает обзор литературы, предлагается при документировании сети процессов организации в каждом структурном подразделении выделять до четырех процессов. Дальнейшая их детализация проводится на основе принципа управленческой целесообразности. В исследованиях также предлагается деятельность, которую рассматривают как процесс, учитывать с помощью документа «Регламент выполнения процесса». Типовая структура такого регламента отражена ниже.

Титульный лист

Лист согласования

1. Общие положения

2. Использованные нормативные документы

3. Список терминов и определений

4. Описание процесса

a. Владелец процесса

b. Описание клиентов и выходов процесса

c. Описание поставщиков и входов

d. Описание ресурсов процесса

e. Технология выполнения процесса

f. Матрица ответственности за выполнение операций, входящих в состав процесса

g. Перечень показателей процессов

h. Анализ со стороны владельца процесса

i. Отчетность владельца процесса

j. Анализ со стороны руководства

5. Документация и архивирование

6. Порядок внесения изменений

7. Лист регистрации изменений