Класс 0200000 «Организационно-распорядительная документация». 8 глава

– это круглая печать, содержащая полное фирменное наименование на русском языке, сокращенное фирменное наименование на

русском и английском языках, название места нахождения общества, его логотип и некоторые другие реквизиты.

11.2. Необходимость изготовления штампов с факсимильным воспроизведением подписи президента и вице-президентов общества

определяют соответственно президент и вице-президенты общества. Они также назначают лиц, ответственных за использование и сохранность этих штампов.

Штампы с факсимильным воспроизведением подписи президента и

вице-президентов общества разрешается при необходимости ставить на копиях подписанных ими в установленном порядке документов.

Использование указанных штампов при оформлении подлинников

документов запрещается.

11.3. Заявку на изготовление печатей общества, а также штампов с факсимильным воспроизведением подписи президента и вице-президентов общества подписывает начальник Департамента

управления делами.

Учет печатей и штампов, изготовленных по заявке Департамента управления делами, ведется этим Департаментом.

11.4. В подразделениях аппарата управления общества для обеспечения ведения делопроизводства используют печати (штампы), которые изготавливают по заявке руководителей этих подразделений. Учет таких печатей (штампов) ведется этими подразделениями.

Простая круглая печать подразделения аппарата управления общества содержит наименование общества без логотипа и

наименование соответствующего подразделения.

11.5. Печати (штампы) выдают под расписку работникам, на которых возложена обязанность заверять документы печатями

(штампами) и ответственность за их использование и сохранность. При освобождении от этой обязанности они должны сдать печати (штампы) в подразделение аппарата управления общества, в котором они их получили.

Об утере печати (штампа) работник обязан незамедлительно сообщить руководителю подразделения аппарата управления общества, который должен провести служебное расследование обстоятельств утери.

О результатах расследования руководитель подразделения общества информирует начальника Департамента управления делами, если печать (штамп) находится на учете в этом департаменте.

В случае утери фирменной печати общества начальник Департамента управления делами докладывает президенту общества.

11.6. Пришедшие в негодность или утратившие значение печати (штампы) подлежат возврату в Департамент управления делами, если

они получены в этом Департаменте, где уничтожаются по акту. Печати (штампы), находящиеся на учете в подразделениях аппарата управления общества, уничтожаются по акту в этих подразделениях. В акте должен быть проставлен оттиск уничтожаемых печатей (штампов).

11.7. Учет применяемых в делопроизводстве подразделений аппарата управления общества печатей (штампов) ведется путем

регистрации их в журналах установленной формы. Печати (штампы) хранятся в сейфах или опечатываемых металлических шкафах.

11.8. Контроль за использованием печатей (штампов)

возлагается на руководителей подразделений аппарата управления общества, в которых они используются.

Приложение N 1 (к п. 1.2 Инструкции)

ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 при подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

1. Государственный герб Российской Федерации

ОАО “РЖД” и обособленные структурные подразделения общества не вправе помещать на своих бланках изображение Государственного герба Российской Федерации.

2. Герб субъекта Российской Федерации

ОАО “РЖД” и обособленные структурные подразделения общества на своих бланках не помещают изображение герба субъекта Российской Федерации.

3. Эмблема организации или товарный знак

Уставом ОАО “РЖД”, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 18 сентября 2003 г. N 585, предусмотрено, что общество вправе иметь собственную эмблему и другие средства визуальной идентификации.

На бланках общества, его филиалов, представительств и иных

обособленных структурных подразделений используется логотип открытого акционерного общества “Российские железные дороги”, состоящий из аббревиатуры “РЖД” и эмблемы общества.

4. Код организации

Код ОАО “РЖД” по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) – 00083262.

5. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН)

ОГРН проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

6. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)

ИНН/КПП проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

7. Код формы документа

Код формы документа проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

8. Наименование организации

Уставом общества установлено его полное фирменное наименование – открытое акционерное общество “Российские железные дороги” и сокращенное – ОАО “РЖД”.

В документах общества допускается применять наименование –

ОАО “Российские железные дороги”.

Наименование филиала, представительства, иного структурного подразделения, учреждения общества располагают ниже наименования общества.

9. Справочные данные об организации

Справочные данные об обществе указываются на бланках документов и включают в себя почтовый адрес, номера телефона, факса, другие сведения по усмотрению общества.

10. Наименование вида документа

Виды документов, издаваемых обществом, соответствуют видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).

11. Дата документа

Датой документа является дата его подписания (утверждения) или дата события, которое зафиксировано в документе. Например, датой приказа, распоряжения, поручения, письма является дата их подписания, протокола – дата заседания, акта – дата события. Датой положения, правил, инструкции и других утверждаемых документов является дата их утверждения.

Документ, составленный совместно несколькими организациями,

должен иметь одну (единую) дату. Если организации проставили на

совместном документе разные даты, то датой документа считается самая поздняя дата.

Даты документов оформляют словесно-цифровым и цифровым способами. Словесно-цифровой способ применяют при оформлении даты приказов, распоряжений, положений, правил, инструкций, протоколов, писем, других организационно-распорядительных документов общества (например, 4 октября 2005 г.).

При оформлении даты цифровым способом (даты визирования,

поступления документа или направления его в дело) арабскими цифрами указывают день, месяц и год. День и месяц оформляют

двумя парами цифр, разделенными точкой, год четырьмя цифрами. Например, 4 октября 2005 г. при оформлении цифровым способом будет выглядеть следующим образом – 04.10.2005 (точка после года не ставится).

12. Регистрационный номер документа

Регистрационным номером документа является порядковый номер, присваиваемый издаваемому или отправляемому документу. Порядковый номер может дополняться индексом дела по номенклатуре дел и другими обозначениями.

13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа

Реквизит “Ссылка на регистрационный номер и дату документа” представляет собой регистрационный номер и дату документа, на

“На N документа.

от”, в которой проставляют номер и дату

14. Место составления или издания документа

Место составления или издания документа указывают в случае, когда затруднено его определение по реквизитам “Наименование организации” и “Справочные данные об организации”.

Место составления или издания документа заказывают с учетом

принятого административно-территориального деления (при указании Москвы и Санкт-Петербурга букву “г.” не ставят).

15. Адресат

Адресатом могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

В состав реквизита “Адресат” может при необходимости

входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в следующей установленной Правилами оказания услуг почтовой связи последовательности: название улицы, номер дома, номер квартиры, название населенного пункта, название района, название области, края, автономного округа (области), республики, почтовый индекс.

16. Гриф утверждения документа

Утверждению подлежат нормативные и иные документы общества, в частности положения, правила и инструкции, структура и штатные расписания подразделений аппарата управления общества, акты контрольно-ревизионных проверок, акты приема в эксплуатацию законченных строительством зданий и сооружений, составы комиссий и советов, сметы расходов на содержание аппарата управления, другие документы, приобретающие юридическую силу после утверждения.

Гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования

должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки (инициалы и фамилия), даты утверждения и регистрационного номера, например:

УТВЕРЖДАЮ

И.О.Фамилия

Вице-президент ОАО “РЖД” (личная подпись)

“ ” сентябрь 2005 г. N

Подлежащий утверждению документ (кроме нормативного документа) должен быть подписан руководителем подразделения аппарата управления общества, подготовившего этот документ (с соблюдением правил оформления реквизита “Подпись”).

При утверждении документа несколькими должностными лицами

грифы утверждения располагают рядом, на одном или на нескольких уровнях.

Если требуется осуществить мероприятия, связанные с введением в действие или исполнением утверждаемого документа, то такой документ утверждается приказом или распоряжением, в котором излагаются эти мероприятия.

При утверждении документа приказом или распоряжением гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН, согласованного в роде и числе с наименованием документа (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Например:

ОАО “РЖД”

2005 г. N 750р

УТВЕРЖДЕН

распоряжением от 25 сентября

Каждую составную часть реквизита “Гриф утверждения документа” печатают с новой строки. Начала строк многострочного реквизита выравниваются по вертикали. Допускается центрировать элементы относительно самой длинной строки.

Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу

документа.

При утверждении документа приказом (распоряжением) текст этого документа заканчивается чертой длиной 3 – 4 см, расположенной по центру на расстоянии межстрочного интервала

36 пт от последней строки текста.

17. Резолюция

Резолюция может быть написана на самом документе или на отдельном листе, который прилагается к подлиннику документа. В состав реквизита “Резолюция” входят следующие элементы: фамилия и инициалы исполнителя (исполнителей), которому направляется документ, предписываемое действие (указание о порядке и характере исполнения документа), срок исполнения, личная подпись должностного лица, дата подписания резолюции.

На документе должно быть, как правило, не более одной резолюции. Недопустимо давать по одному и тому же документу противоречащие друг другу указания и поручения.

В резолюции в качестве исполнителей определяют должностных лиц (вице-президентов, руководителей подразделений аппарата

управления или обособленных структурных подразделений общества), в функции (обязанности) которых входит решение поставленных в документе вопросов.

Первым указывают вице-президента общества, который организует исполнение документа, а первым из руководителей подразделений аппарата управления общества – руководителя подразделения, который является ответственным исполнителем. Другие должностные лица являются соисполнителями документа.

Нецелесообразно без надобности предусматривать большое количество исполнителей, особенно в резолюции с пометкой “Срочно”.

Если исполнение документа требует решения нескольких вопросов, то резолюция может состоять из нескольких отдельных пунктов.

В резолюции могут быть указаны должностные лица, которым

данный документ (с резолюцией) должен быть направлен для

сведения (например: + Петрову И.И.).

При оформлении резолюции на отдельном листе указывают номер регистрации документа (из регистрационного штампа), к которому

относится эта резолюция, а также при необходимости должностное лицо (фамилия и инициалы), у которого документ находится на контроле. На оборотной стороне листа проставляется виза лица, подготовившего проект резолюции.

L

(дата исполнения)

Сергееву С.С. Иванову В.С. Полякову И.К. - отв. Миронову П.Я.

К вх. N

Прошу рассмотреть и доложить с проектом ответа В.А. Денисову.

+ Петрову И.И.

И.О. Фамилия

“” октября 2005 г.

НА КОНТРОЛЕ у Фамилия И.О.

Резолюция, написанная на документе, может быть перепечатана на отдельном листе (в этом случае отдел документационного обеспечения заверяет резолюцию печатью).

18. Заголовок к тексту

Заголовок составляют к документам, оформляемым на бланке или

бумаге формата А4 (210 x 297 мм), за исключением ответов на обращения граждан, телефонограмм, телеграмм, извещений, а также документов, оформляемых на бумаге формата А5 (148 x 210 мм).

Заголовок должен быть кратким и точно раскрывать содержание

документа. Заголовок формулируют, как правило, с помощью отглагольных существительных в предложном падеже, отвечая на вопрос “О чем” (“Об отмене...”, “О выделении...”, “Об изменении...”).

Точка в конце заголовка (подзаголовка) не ставится. Заголовок к тексту составляется исполнителем документа.

19. Отметка о контроле

Отметку проставляют на документах, исполнение которых

контролируется. Отметка состоит из слова “Контроль” и проставляется на правом поле первого листа документа на уровне реквизита “Заголовок к тексту”, а в случае недостатка места – на свободном месте этого листа.

20. Текст документа

Текст документа отражает основное смысловое содержание документа – управленческое действие, решение и должен содержать

достоверную и аргументированную информацию, изложенную объективно, кратко и четко, простым языком, без сложных грамматических конструкций. Содержание должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросу документами.

Текст документа состоит, как правило, из двух основных частей. В первой (констатирующей) части излагаются причины, основания, цели создания документа, во второй (заключительной)

– решения, поручения, просьбы, предложения, рекомендации.

В распорядительных документах применяют императивную форму изложения с использованием глаголов неопределенной формы: “провести”, “установить” и т.д. Текст может также излагаться от

первого лица единственного числа (“приказываю”, “обязываю”, “предлагаю”, “прошу”), либо в совместных документах – от первого лица множественного числа (“приказываем”, “решили”).

В документах, устанавливающих обязанности и права подразделений аппарата управления общества и его обособленных структурных подразделений, а также в документах, содержащих описание, оценку фактов или выводы (актах, справках), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа (“департамент осуществляет следующие функции”, “в состав филиала входят”, “комиссия установила”). В текстах документов даты указывают словесно-цифровым способом.

Даты и календарные сроки в документах пишут следующим образом: 7 января

2006 г. (между цифрой и буквой “г” делается неразрывный пробел), в 20-х числах октября 2005 г., в сентябре 2006 г., в 10-дневный срок, в III квартале 2006 г., в первом полугодии 2006 г., но за 10 месяцев 2005 года, в 2006 году, бюджет на 2006 год, с 2004 по 2006 год,

за 80 – 90-е годы, в зимний период 2005/06 года, в 2006 – 2011 годах.

При упоминании в тексте документов должностных лиц сначала указывают их фамилии, затем – инициалы.

Не допускается употребление сокращения “РФ” вместо слов “Российская Федерация”.

Первое слово в наименовании подразделения аппарата управления общества пишут с прописной буквы (например,

Департамент управления перевозками, Правовой департамент, Управление экспертизы проектов и смет, Первое управление).

Наименования отделов (секторов, бюро) в составе

департаментов (управлений) пишут со строчной буквы (например, отдел документационного обеспечения Департамента управления делами).

В текстах приказов, распоряжений, поручений, протоколов, писем (при переписке внутри общества), служебных записок, справок пишут:

наименования должностей и подразделений аппарата управления общества без указания наименования общества (например, первый вице-президент вместо первый вице-президент ОАО “РЖД”, начальник Департамента корпоративных финансов вместо начальник Департамента корпоративных финансов ОАО “РЖД”);

наименования обособленных структурных подразделений

общества – без указания их статуса в обществе (например, Северная железная дорога вместо Северная железная дорога – филиал ОАО “РЖД”;

Росжелдорснаб вместо Росжелдорснаб – филиал ОАО “РЖД”).

Если по содержанию документа требуется указывать полные наименования должностей и подразделений аппарата управления (обособленных структурных подразделений) общества, то применяют их наименования, предусмотренные в соответствующих штатных расписаниях, положениях и учредительных документах.

Однотипные, сходные по содержанию тексты документов рекомендуется унифицировать путем создания типовых и трафаретных текстов, пригодных для многократного использования при составлении документов.

Типовые тексты – тексты-образцы, на основе которых исполнитель составляет текст путем добавления конкретной информации (цифр, фактических данных, фамилий исполнителей, другой информации) с сохранением основной конструкции и формулировок типового образца.

Трафаретные тексты – дословное воспроизведение на бланках

документов (типографским или другим способом) постоянной части текста, повторяющейся в каждом однотипном документе, с пропусками для последующего заполнения конкретными данными, индивидуальными для каждого текста.

21. Отметка о наличии приложения

Приложения к документу могут пояснять (дополнять) содержание этого документа или являться самостоятельными документами, направляемыми с сопроводительным письмом.

Порядок оформления и проставления отметки о приложении к приказу, распоряжению и письму изложен соответственно в пунктах 6.21, 6.36, 6.71 настоящей Инструкции.

22. Подпись

Документы подписываются должностными лицами общества в соответствии с их компетенцией.

Реквизит “Подпись” состоит из наименования должности лица,

подписавшего документ, его личной подписи и ее расшифровки (инициалы, фамилия).

При подписании документа, составленного комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их положение (статус) в составе комиссии, например:

Председатель комиссии (личная подпись) И.О.Фамилия

Заместитель председателя комиссии (личная подпись) И.О.Фамилия

Члены комиссии (личная подпись)

И.О.Фамилия

(в алфавитном порядке) (личная подпись) И.О.Фамилия

И.О.Фамилия

(личная подпись)

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, его замещающее, или его заместитель (например, “И.о.”, “Зам.”), при этом обязательно указываются его инициалы и фамилия.

Не допускается подписание документа с проставлением предлога “за” или косой черты перед наименованием должности.

Документ, издаваемый обществом совместно с другими организациями, подписывают в таком количестве экземпляров, чтобы каждая организация, его подписавшая, имела подлинный экземпляр.

23. Гриф согласования документа

Согласование документа с другими организациями (внешнее согласование) оформляется грифом согласования, письмом согласования или протоколом согласования.

Реквизит “Гриф согласования документа” располагают, как

правило, на последнем листе документа на свободном месте под текстом, а если документ подписан – ниже реквизита “Подпись”. Если документ имеет титульный лист, то гриф согласования располагают в нижней части титульного листа.

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО и наименования должности лица, с которым согласован документ (с указанием наименования организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов и фамилии) и даты согласования либо названия документа, которым произведено согласование, его даты и регистрационного номера, например:

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

Заместитель председателя Письмо ЗАО “Металлургтранс”

правления ОАО “Энергомаш” или от 20 декабря 2005 г. N 25

(личная подпись) И.О.Фамилия “ ” декабря 2005 г.

При согласовании документа несколькими должностными лицами грифы согласования располагают рядом, на одном или на нескольких уровнях.

При согласовании документа с несколькими организациями грифы согласования могут размещаться на отдельном листе – листе согласования, о чем на документе (в месте, предусмотренном для размещения грифа согласования) делается отметка “Лист согласования прилагается”.

24. Визы согласования документа

Внутреннее согласование документа оформляется путем проставления должностными лицами общества на проекте основного документа и приложения к нему (при наличии приложения) визы согласования. Согласование производят до представления документа на подпись (утверждение).

Виза включает личную подпись, ее расшифровку (инициалы,

фамилию), должность визирующего и дату визирования.

Если вместо руководителя подразделения документ согласовывает его заместитель или другой уполномоченный руководителем работник, то указывают должность этого работника, его инициалы и фамилию.

25. Оттиск печати

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты,

связанные с финансовыми, материальными средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Оттиск печати на документе следует проставлять таким

образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ, не захватывая подписи должностного лица. Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.

Вице-президент

ОАО “РЖД” (печать) (личная подпись)

И.О.Фамилия

26. Отметка о заверении копии

Копия документа – это документ, полностью воспроизводящий

подлинный документ и все его внешние признаки, не имеющий юридической силы. Для придания копии юридической силы она должна быть соответствующим образом заверена.

В правом верхнем углу копии документа над реквизитами “Адресат”, “Гриф утверждения документа” пишется слово КОПИЯ. Соответствие копии документа его подлиннику заверяют проставлением на свободном месте в нижней части документа (ниже реквизита “Подпись”) заверительной надписи “Верно”, наименования должности работника, заверившего копию, его личной подписи, ее расшифровки (инициалов и фамилии), даты заверения и печати, например:

Верно:

Ведущий специалист отдела

документационного

обеспечения (личная подпись) И.О.Фамилия

07.12.2005 (печать)

При оформлении выписок из документов в правом верхнем углу первого листа над реквизитами “Адресат”, “Гриф утверждения документа” делают отметку ВЫПИСКА. Заверяют выписку так же, как копию.

27. Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе включает в себя его фамилию, имя и отчество, номер служебного телефона и принятое в обществе

условное (сокращенное) наименование подразделения аппарата управления общества, например:

Исп. Сергеева Анна Ивановна, ЦП

262-51-47

Исполнителем документа является тот работник, который составлял текст документа, или работник подразделения аппарата управления общества, который готовил для подписания документ,

составленный обособленным структурным подразделением общества.

Отметку об исполнителе проставляют:

на приказах, положениях, правилах, инструкциях и других

нормативных документах, а также на протоколах совещаний – на оборотной стороне последнего листа подлинника;

на распоряжениях, поручениях и телеграммах – на лицевой стороне последнего листа подлинника;

на письмах – на лицевой или оборотной стороне последнего листа подлинника и визового экземпляра. Если между реквизитами “Подпись” и “Отметка об исполнителе” расстояние составляет менее 24 пт, то отметку об исполнителе проставляют на оборотной стороне листа.

Отметку печатают в нижнем левом углу листа на лицевой стороне шрифтом размером N 8-10, на оборотной стороне –

шрифтом размером N 14.

28. Отметка об исполнении документа и направлении его в

дело

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

включает в себя следующие данные:

краткие сведения об исполнении документа (если документ исполнен ответным документом, то приводят дату и номер

документа; если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, то дают краткую справку об исполнении);

слова “В дело” и номер дела, в котором будет храниться документ;

дату направления документа в дело, подпись и расшифровку подписи лица, проставляющего отметку (инициалы и фамилию).

Номер дела в реквизите “Отметка об исполнении документа и

направлении его в дело” на документах, поступивших на имя президента и вице-президентов общества, проставляет работник отдела документационного обеспечения.

Отметку об исполнении документа и направлении его в дело

проставляют после завершения работы над документом, например: Дан ответ письмом от 26.12.2005 N ИП-26.

В дело ЦН-20 (личная подпись) И.О.Фамилия

29.12.2005

Отметку об исполнении документа и направлении его в дело размещают на лицевой стороне первого листа документа в левой части нижнего поля, в случае недостатка места – на оборотной стороне первого листа.

29. Отметка о поступлении документа в организацию

В отметке указывают наименование подразделения аппарата управления общества (включающее сокращенное наименование общества – ОАО “РЖД”), которое получило документ, дату его поступления, время поступления (для телеграмм), номер входящего документа, количество листов основного документа и приложений к нему.

Отметку о поступлении располагают на лицевой стороне

первого листа документа в правой части нижнего поля, в случае недостатка места – на свободном месте этой стороны листа.

30. Идентификатор электронной копии документа

Идентификатор электронной копии документа (имя файла) проставляют в колонтитуле в левом нижнем углу страницы шрифтом Times New Roman размером N 6-8.

Приложение N 2 (к п. 3.3 Инструкции)

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ

ДОКУМЕНТОВ, ПОДЛЕЖАЩИХ РЕГИСТРАЦИИ (УЧЕТУ)

ПО ФОРМАМ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ АППАРАТА УПРАВЛЕНИЯ ОБЩЕСТВА.

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ РЕГИСТРАЦИИ (УЧЕТУ)

Примерный перечень

документов, подлежащих регистрации (учету) по формам подразделений аппарата управления общества

Бухгалтерские документы первичного учета и отчетности

Счета на оплату услуг связи, копировально-множительных и других работ

Формы финансовой и статистической отчетности Статистические отчеты

Извещения о заседаниях, совещаниях, конференциях и повестки

дня

Сводки, информационные документы и другие материалы для

сведения

Телефонограммы

Типографские бланки и карточки для картотеки Графики, наряды, заявки, разнарядки

Нормы расхода материалов Научные отчеты по темам НИОКР