Настройка интерфейса

Разработка технического задания

Построение базы будем рассматривать на простом примере учета продаж постоянным клиентам в магазине. Главная задача магазина – продажи. Для успешной торговли необходимо, чтобы все наименования товаров присутствовали в продаже. Для привлечения покупателей предоставляются скидки, зависящие от объема покупок. Кроме того, администрация сообщает постоянным покупателям о поступлении новых товаров.

Магазин должен вести учет покупок, запоминая кто, когда, чего и сколько купил.

В связи с этим вырисовываются основные задачи базы данных. Перечислим их.

v Учет клиентов. (Фамилия, адрес и телефон).

v Учет товаров. (Название и цена).

v Учет покупок. (Клиент, дата покупки, номер чека(счета), товар, цена, количество).

v Печать чека (счета) для клиента.

v Отчеты по продажам за период. (по клиентам, по товарам)

Ø Продажи клиентам для назначения скидок. Фамилия клиента, сумма.

Ø Продажи товаров клиентам. Фамилия, список товаров с количеством.

Ø Продажи товаров. Название, сумма, количество.

Дополнительные условия:

· один клиент за один раз может купить несколько различных товаров,

· чек должен выдаваться общий на всю покупку, должны быть указаны: номер чека, клиент, дата покупки, список товаров с суммой по каждому товару и общая сумма.;

· при оформлении продажи после выбора товара из списка цена должна автоматически подставляться из прайса, с возможностью ее изменения.

· Отчет за период по продажам товаров должен позволять изменять данные фильтра периода, причем одна из дат или обе даты могут отсутствовать.

Информация о покупках по клиентам должна выводиться в форму, в которой можно выбирать клиента и период для отчета, любое из полей фильтра может отсутствовать (быть пустым). Если поле пустое, то его как будто бы нет (не учитывается).

ШАГ 1. Создание таблиц

Настройка интерфейса

Перед тем как начать делать первую базу, настройте интерфейс так, чтобы работать было удобно.

Пересечение окон или вкладки. Попробуйте, как вам больше нравится.

Здесь можно настроить заголовок приложения и изменить значок.

В текстовых полях стандартное количество символов установлено максимально возможным (255), это, пожалуй, многовато для таких полей как фамилия, телефон и адрес, предлагаю сразу изменить эту настройку.

Настройка количества символов в текстовом поле таблицы по умолчанию

Настройка работы макросов!!!!

Для того, чтобы ваши макросы (а они будут обязательно) работали, необходимо включить их в настройках безопасности. Это можно сделать в любой момент, тогда, когда вы напишите свой первый макрос (процедуру обработки события).

Структура данных

Теперь можно приступать к работе. Но сначала немного подумаем и порисуем.

Исходя из постановки задачи, разработаем структуру данных для хранения информации.

Для того, чтобы знать когда, кто, что, сколько и по какой цене покупал необходимо эту информацию сохранять. Информация хранится в таблицах. Количество таблиц определяется необходимостью. Подробно о том, как разрабатывать структуру базы данных можно посмотреть в литературе или в Интернете по адресу http://www.firststeps.ru/msoffice/access/

Сначала нарисуем информационную модель.

Стрелки показывают, что таблицы должны быть связаны между собой. Для печати чека придется взять информацию из всех таблиц базы данных.   Клиент с товаром связан через продажи.

Главная задача СУБД - УЧЕТ ПОКУПОК клиентов (продажи), в которой фиксируются:

КЛИЕНТ

ДАТА ПОКУПКИ

ТОВАР

КОЛИЧЕСТВО

ЦЕНА

НДС

СУММА

Необходимо хранить информацию о клиентах

ФАМИЛИЯ

АДРЕС

ТЕЛЕФОН

Информация о товарах должна быть в базе для предоставления прайса клиентам.

НАЗВАНИЕ

ЦЕНА

Хранить информацию в одной таблице невыгодно по двум основным причинам:

1. Информация о клиенте содержит три поля, и вводить их для каждой покупки не рационально. Лучше всего будет выбирать клиента по его фамилии (или по другому признаку), а в таблице учета запоминать только его порядковый номер.

2. Клиент может купить несколько товаров, и лучше запоминать дату и клиента один раз при совершении покупки, а не для каждого товара (кроме того, в более сложном случае здесь могут присутствовать данные о типе валюты, виде оплаты (нал., кредит или безнал.) и др. информация). Поэтому УЧЕТ следует вести в двух таблицах: (КЛИЕНТ, ДАТА, НОМЕР) и (НОМЕР, ТОВАР, КОЛИЧЕСТВО, ЦЕНА, НДС), сумму в данном случае хранить не следует, ее можно будет всегда посчитать.

Простое сравнение таблиц может прояснить ситуацию.

Одна таблица покупок будет иметь вид

Больше всего записей в базе данных будет в таблице покупок товаров, поэтому надо стремиться к сокращению числа полей в этой таблице.

Если при фиксации покупки запоминать номер клиента вместо фамилии, адреса и телефона, и номер товара вместо названия, то запись покупок можно будет делать сразу в две таблицы вида:

Разобьем таблицу учета счетов на две таблицы и получим структуру базы в виде четырех таблиц. Поскольку мы решили в таблице учета хранить не клиентов, а их номера, а в таблице покупок – номера товаров, вместо названий, то в соответствующие таблицы также надо ввести номера.

В таблицу счетов запоминаем только код клиента, номер счета и дату.

В таблице товаров по счету должна присутствовать информация о том, к какому счету относится запись о покупке конкретного товара, поэтому для связи добавим в таблицу счетов еще одно поле “Код Счета”, и сделаем его ключевым.

Получилось 4 таблицы КЛИЕНТЫ, ТОВАРЫ, СЧЕТА и ТоварыПоСчету.

Создание таблиц.

Откроем Access и создадим новую базу данных.

В открывшемся окне выберем пункт меню Создание, затем выберем Создание таблицы в режиме конструктора

Таблица в конструкторе выглядит так

Наши действия:

· задаем названия полей (колонок)

· указываем их типы (какие данные могут содержаться в колонке)

· задаем значение по умолчанию (чтобы пользователю потом было поменьше работы)

· задаем подписи (чтобы нам было поменьше работы при разработки интерфейса)

· определяем ключевой поле (обычно это поле, которое потом будет определять связь).

Теория: Обычно в современных реляционных БД допускается хранение символьных, числовых данных, битовых строк, специализированных числовых данных (таких как "деньги"), а также специальных "темпоральных" данных (дата, время, временной интервал). Типы данных объеденены в группы. В Access это: