Официально-деловая письменная речь.

1. Интернациональные свойства официально-деловой письменной речи.

Деловая письменная речь - одна из форм делового общения, языковой средство фиксации (документирования) управленческой, деловой, служебной информации. Итог документирования – создание документа – материального объекта с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукописи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования. Юридическая сила документа обеспечивается комплексом реквизитов – обязательных элементов оформления документа. К ним относятся: наименование автора документа, адресата, подпись, дата, номер документа, гриф утверждения, печать и др.

Совокупность реквизитов и схема их расположения на документе составляют формуляр документа. Однако формуляр регламентирован стандартами, принятыми в той или иной стране.

Мировой опыт официальной переписки показывает, что при всех особенностях и специфике национальных школ делового письма к деловой корреспонденции неизменно предъявляются требования:

1. точность выражения мысли, исключающая каких бы то ни было инотолкований и неясностей;

2. логичность и структурированность изложения;

3. стандартизация и унификация языковых и текстовых средств.

Интернациональные свойства официально-деловой письменной речи складывались исторически и обусловлены особенностями делового общения:

- участники делового общения (автор и адресат документа) выступают как субъекты правоотношений – содержание официальной бумаги основывается на праве и может служить предметом прямой правовой оценки;

- способ изложения в деловых письмах – формально-логический. Это означает, что предмет рассматривается с позиции экономико-правовых, социальных отношений, а не межличностных. Официальным автором и адресатом документа почти всегда является организация в целом, и, несмотря на то, что документ подписывается одним лицом – руководителем организации, автором документа является «коллективный субъект». То же можно сказать и об адресате документа. Например, используются собирательные существительные руководство, администрация, акционерное общество, описательные конструкции типа «Дирекция ходатайствует», «Фирма предлагает». В большей мере это характерно для отечественной официально-деловой письменной речи. На западе деловая переписка имеет индивидуально-личностную направленность;

- широкое употребление языковых формул – устойчивых языковых оборотов. Например, «Сообщаем, что», «Считаем целесообразным», «Просим Вас рассмотреть вопрос» и т.д.;

- официальность и регламентированность деловых отношений, т.е. их подчинение установленным правилам и ограничениям, соблюдение правил делового этикета.

2. Культура официальной переписки.

В работах П.В. Веселова, одного из крупнейших отечественных специалистов в области документальной лингвистики, понятие культуры официальной переписки определяется тремя основными принципами:

1. лаконизм делового письма,

2. достаточность информационного сообщения, отвечающая целям письма и характеру отношений,

3. ясность и недвусмысленность языка сообщения (достигается предметной и коммуникативной точностью).

3. Типы документов.

А. По фактору адресации документов: внутренняя (служебная) и внешняя (официальная) переписка. Официальные письма, в свою очередь, классифицируются по разным признакам: по тематическому – деловая (экономические, правовые, финансовые и др. формы деятельности) и коммерческая (письма при заключении коммерческих сделок, решение вопросов сбыта продукции, вопросы снабжения) корреспонденция.

Б. По содержанию и назначению: распорядительные, отчетные, справочные, плановые и др. виды документов.

В. По сфере человеческой деятельности, в которой документируется информация: управленческие (организационно-правовая документация, плановая документация, распорядительная документация и т.д.), научные, технические, производственные, финансовые и т.д.

Г. По фактору доступности: открытого пользования (доступа), ограниченного доступа и конфиденциального характера.

В. По срокам исполнения: срочные, второстепенные, итоговые, периодические.

Д. По критерию первичности: оригинал докуме6нта (первый экземпляр) и копии.

Е. По форме отправления документа: традиционная почта, электронная почта, факс.

Ж. По функциональному признаку: письма, требующие ответа (письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация) и письма, не требующие ответа (сопроводительные, письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-предупреждения).

З. По особенностям композиции: одноаспектные (посвящены одному вопросу) и многоаспектные (однотипные и разнотипные аспекты – просьбы, извинения, гарантии).

И. По структурным признакам: регламентированные (стандартные) и нерегламентированные (нестандартные).

4.Приемы унификации языка служебных документов.

Унификация – приведение чего-либо к единой системе, форме, к единообразию. Суть унификации служебных документов сводится к сокращению видов документов, приведению к единообразию их форм, структуры, языковых конструкция и операция по обработке, учету и хранению, единообразию размещения реквизитов на бланках документов, сокращению их форматов, обеспечению сопоставимости информации во взаимосвязанных документах и применению трафаретных текстов. Все это отражено в межгосударственных (ГОСТ) и государственных (ГОСТ Р), отраслевых (ОСТ) стандартах, а также стандартах предприятий и учреждений (СТП).

Особенность унификации языка служебных документов состоит в формировании системы стандартных языковых моделей, отражающих типовые ситуации делового общения. Наиболее значимым с точки зрения типизации ситуаций общения является фактор цели, поскольку именно цель совершения речевого действия обусловливает тип и стиль создаваемого документа. При всем многообразии письменного делового общения его инициатор решает, как правило, типовые задачи:

1. информирование адресата, тематический и функциональный тип документа – служебная записка, сопроводительное письмо, письмо-сообщение,

2. привлечение внимания к проблеме,

3. побуждении к действию (решению проблемы, участию в каком-либо деле, совершению каких-либо действий), (приказы, распоряжения, указания),

4. придание юридического статуса какому-либо событию, (договор, доверенность, справка),

5. инициирование и поддержание деловых отношений, (гарантийные письма, письма-просьбы, письма-приглашения),

6. решение конфликтных ситуаций.